Wat is een werknemersbestand?
werkgevers moeten een werknemersbestand gebruiken om alle HR -, payroll -, benefits-en compliancedocumenten op één locatie vast te leggen en te bewaren. Met de evolutie van HR-technologie moeten werkgevers alle essentiële personeelsdocumenten voor elke werknemer opslaan in hun HR-systeem. Het niet naar behoren onderhouden en produceren van documentatie kan leiden tot schendingen van de naleving of mogelijke boetes.
documenten die door de privacywetgeving worden beschermd, zoals medische/verzekeringsdossiers en referentie – /achtergrondcontroles, mogen niet worden opgenomen in het basisbestand van een werknemer.
hier is een momentopname van de items die kunnen worden opgenomen in een basisbestand van werknemers:
-
Job description
-
sollicitatie en/of cv
-
vacature
-
IRS Formulier W-4
-
Ontvangst of ondertekende bevestiging van de werknemer handboek
-
evaluaties
-
Formulieren met betrekking tot personeelsbeloningen
-
Formulieren voor het verlenen van dringende contacten
-
Klanten en/of collega ‘ s klachten
-
Awards of citaties voor uitstekende prestaties
-
Records van de aanwezigheid en de voltooiing van de trainingsprogramma ‘ s
-
waarschuwingen en / of andere disciplinaire maatregelen
-
opmerkingen over aanwezigheid of vertraging
-
een contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangst of bevestiging tussen de werknemer en de werkgever
-
documenten betreffende het vertrek van de werknemer uit het bedrijf
de HR-oplossing van Paycor biedt unified employee recordkeeping en nog veel meer. Bekijk onze HR-productpagina om te leren hoe we papieren bestanden elimineren en uw informatie beveiligen. Meer informatie over nieuwe medewerker onboarding en hoe u belastingen zonder W2 bestand.