er zijn veel verschillende soorten financiële documenten die u tijdens uw leven zult verzamelen, en naarmate u ouder wordt en meer financiële producten neemt, zal het aantal waarschijnlijk groeien en diversifiëren. Financiële documenten kunnen erg belangrijk zijn, niet alleen voor het bijhouden van uw uitgaven, krediet en inkomen, maar ook om te gebruiken als bewijs bij het aanvragen van leningen, het corrigeren van fouten met uw bank of het herzien van uw belastingaangifte met HM Revenue and Customs (HMRC).
sommige van deze documenten zullen op papier zijn, maar in toenemende mate worden verklaringen en facturen elektronisch verzonden. Online papierwerk kan Ruimte, geld en bomen besparen, maar het kan ook hele nieuwe problemen creëren als het gaat om het opslaan en beschermen van uw documenten. Bijvoorbeeld de mogelijkheid dat documenten worden gestolen of verloren, wat de kans op identiteitsdiefstal kan vergroten.
welke financiële documenten moet ik bewaren en hoe lang?
belangrijke documenten omvatten salarisgerelateerde items zoals uw loonstrookjes, P60s en P45s, die nuttig kunnen zijn als u uw inkomen moet bewijzen om belasting-of kredietredenen. HMRC stelt voor het houden van loonstrookjes voor ten minste 22 maanden na het einde van het belastingjaar ze werden uitgegeven in. Echter, indien mogelijk, kan het nuttig zijn om vast te houden aan al uw loonstrookjes, of op zijn minst uw P60 ‘ s, zodat u bewijs van dingen als de nationale verzekeringspremies later in het leven.
bankafschriften en energierekeningen hoeven niet gedurende een bepaalde periode te worden bewaard, als u geen zelfstandige bent, maar het kan ook nuttig zijn om dit soort gegevens gedurende ten minste twee jaar, zo niet langer, te bewaren. Zelfs als u op dit moment niet van plan bent om een lening of ander financieel product af te sluiten, als uw geldschieter vraagt om bankafschriften van het afgelopen jaar, zal het een stuk gemakkelijker zijn om deze documenten bij de hand te houden. Evenzo, lening verklaringen moeten worden bewaard, zelfs nadat u alle terugbetalingen hebt gemaakt, zodat u bewijs in het geval van geschillen.
Verzekeringsdocumentatie dient bewaard te worden tot de polis afloopt, en u kunt zelfs oude polissen willen behouden om de Voorwaarden en kosten te vergelijken met uw nieuwe overeenkomsten.
als u een hypotheek aanvraagt, worden de bovenstaande documenten nog belangrijker. Bij het aanvragen, je nodig hebt om een bewijs van inkomsten te leveren aan uw bank of building society, zodat ze kunnen berekenen hoeveel je in staat om terug te betalen zal zijn. Dit omvat uw laatste drie maanden loonstrookjes, uw meest recente P60 en zes maanden bankafschriften. Als u aanspraak maakt op uitkeringen of beleggingen, moet u ook documentatie tonen, om kredietverstrekkers een volledig beeld van uw inkomen te geven.
Hoe kan Ik financiële documenten veilig bewaren?
zowel papieren als elektronische documenten moeten beschermd worden tegen verlies, beschadiging en diefstal. Financiële documenten kunnen zeer waardevol zijn voor criminelen die identiteitsdiefstal willen plegen, in het bijzonder bankafschriften en energierekeningen, die kunnen worden gebruikt als bewijs van identiteit of adres. Verloren of vernietigde verklaringen kunnen ook een pijn als je nodig hebt om uw inkomen te bewijzen of het oplossen van een geschil over een financieel product.
papieren documenten die u wilt bewaren, moeten ergens veilig worden opgeslagen, zoals een afgesloten archiefkast of zelfs in een kluis Als u die hebt. Oudere documenten, die u hebt besloten niet te houden, moeten worden versnipperd voordat ze worden gegooid in de recycling of vuilnisbak. Het verscheuren van een letter is niet altijd voldoende, omdat deze weer in elkaar kan worden gezet om belangrijke informatie te onthullen.
elektronische documenten moeten ook worden opgeborgen met beveiligde wachtwoorden en versleuteling. Als u bankafschriften of rekeningen opslaat in uw e-mail of op een cloudserver, moet u een sterk, willekeurig wachtwoord voor de rekening gebruiken en waar mogelijk tweestapsverificatie inschakelen. Als u documenten op een harde schijf opslaat, moet u ervoor zorgen dat deze zich in een map met wachtwoordbeveiliging op een beveiligde computer bevindt.
als u van een computer of harde schijf afkomt, zorg er dan voor dat u de bestanden naar een veilige plaats overzet en veeg de schijf schoon om alle bestanden te wissen. Alleen het verwijderen van de bestanden is niet altijd genoeg, omdat ze kunnen worden opgehaald met de juiste software. Gespecialiseerde programma ’s kunnen worden gedownload die de oude gegevens zal overschrijven, en er zijn ook diensten die harde schijf bieden’ shredding’, die fysiek oude computers en harde schijven zal vernietigen.
als u zich zorgen maakt over de veiligheid van uw persoonlijke gegevens, is uw Equifax Credit Report & – Score, inclusief WebDetect, de eerste 30 dagen gratis en vervolgens beschikbaar voor £7,95 per maand, en waarschuwt u dagelijks als we uw persoonlijke gegevens vinden op websites die door fraudeurs worden gebruikt.