Ostatnie HRCI zatwierdzone przez kPa „badania bez wahania” webinar przeszedł do historii jako nasz najbardziej popularny webinar w historii! Współprowadził ją również fordharrison, partnerska Kancelaria Prawna KPA.
oczywiście pracodawcy uczestniczący w webinarium mieli wiele pytań. Poniżej znajdują się najczęściej zadawane przez naszych ekspertów pytania i odpowiedzi na ich najlepsze praktyki.
Q: Jaka jest odpowiedzialność HR, gdy pracownik składa skargę na innego pracownika, który go nękał, a następnie skarżący mówi, że po prostu odpuszcza i nie chce złożyć „oficjalnej” skargi?
A: za każdym razem, gdy reklamacja lub problem są zgłaszane do HR lub kierownictwa, masz obowiązek pełnego zbadania sprawy. Nawet jeśli pracownicy wskazują, że ” tylko odpowietrzają.”Jeśli występuje niewłaściwe zachowanie, chcesz mieć pewność i zająć się nim tak szybko, jak to możliwe, aby zapobiec przyszłym problemom lub roszczeniom.
Q: Jeśli nie zadamy oskarżonemu bezpośredniego pytania: „czy nękałeś Nancy?”, to jakie powinno być nasze pytanie?
A: powinieneś zacząć od zadawania bardziej ogólnych pytań, takich jak: „Opowiedz mi o swojej współpracy z Nancy?”lub” opowiedz mi o swoich codziennych kontaktach z Nancy.”Następnie możesz przejść do bardziej punktowego pytania o sytuację:” Opowiedz mi o incydencie, który miał miejsce w dniu XYZ między Tobą a Nancy.
staraj się uniknąć postawienia oskarżonego w defensywie, pytając bezpośrednio: „czy molestowałeś seksualnie Nancy?”
Q: Czy pracodawca ma obowiązek zgłosić na policję molestowanie seksualne?
A: nie, pracodawca nie ma obowiązku zgłaszania na policję molestowania seksualnego. Jeśli jednak spowoduje to napaść na tle seksualnym, powinieneś zgłosić to na policję i zachęcić ofiarę do złożenia raportu policyjnego. Jako pracodawca chcesz mieć pewność, że chronisz całe swoje miejsce pracy.
P: czy ważne jest, aby zapytać oskarżonego, czy są skłonni poddać się badaniu wariografem, nawet jeśli pracodawca nie planuje tego zrobić?
A: Nie, jeśli pracodawca nie zamierza przeprowadzić testu na wariografie, nie polecam zadawania tego pytania. Jeśli pracownik mówi tak, a pracodawca nie postępuje zgodnie z tym, okazuje się to brakiem wiarygodności ze strony pracodawcy.
P: w oparciu o NLRB, czy możemy prosić ofiarę o zachowanie poufności?
A: W 2017 r. wydano orzeczenie sądowe w sprawie dochodzeń i poufności, w którym Krajowa Rada stosunków pracy (NLRB) ogłosiła nową zasadę zakazującą pracodawcom stosowania ogólnych zasad wykluczających dyskusje pracowników dotyczące toczących się dochodzeń.
NLRB stwierdził, że pracodawca może zakazać dyskusji na temat toczących się dochodzeń tylko wtedy, gdy wykaże w poszczególnych przypadkach, że ma uzasadnione i istotne uzasadnienie biznesowe, które przeważa nad prawami pracownika z Sekcji 7.
w trakcie dochodzenia pracodawca musi ustalić, czy świadkowie potrzebują ochrony, czy dowody są zagrożone zniszczeniem, czy zeznania są sfabrykowane, czy też istnieje potrzeba zapobieżenia zatuszowaniu.
aby uzyskać dodatkowe informacje na ten temat, możesz odwołać się do:
NLRB ograniczenia dotyczące wniosków pracodawcy o poufność w dochodzeniach w miejscu pracy pozostają po decyzji obwodu Waszyngtońskiego
P: Czy nasze pytania i odpowiedzi dotyczące dochodzenia powinny być pisane/zapisywane dosłownie, czy możemy podsumować odpowiedzi?
A: twoje pytania powinny być w pełni napisane i udokumentowane. Odpowiedzi można podsumować. Jeśli jednak istnieje zdanie lub cytat, który jest ważnym elementem dochodzenia, powinieneś w pełni udokumentować to cudzysłowem, notując, że jest to bezpośredni cytat.
P: czy można poprosić pracowników o wypełnienie wstępnego pisemnego formularza skargi, jeśli przychodzą do mojego biura, aby porozmawiać o sytuacji, która miała miejsce w pracy?
A: tak, najlepszym rozwiązaniem byłoby, aby pracownik złożył pisemną skargę do pracodawcy. Pracownik powinien podpisać i datować pisemne oświadczenie.
możesz ich pouczyć, aby podali jak najwięcej szczegółów na temat sytuacji i wymienili potencjalnych świadków.
P: Jakie są Twoje zalecenia dotyczące świadków piszących zeznania w ramach procesu przesłuchania?
A: gorąco zachęcamy do zbierania pisemnych oświadczeń od oskarżyciela, oskarżonego i wszelkich świadków. Te oświadczenia pomogą w tworzeniu kopii zapasowych notatek z wywiadu.
Q: Czy są jakieś obawy, że rozmówcy podpisują notatki z dyskusji po rozmowie, aby sprawdzić, czy notatki są poprawne?
A: nie ma problemu z pytaniem rozmówców o podpisanie ich pisemnych oświadczeń. W rzeczywistości uważa się za najlepszą praktykę, aby rozmówcy podpisywali i datowali pisemne oświadczenie.
P: Jaka jest twoja rekomendacja przechowywania dokumentacji?
A: powinieneś posiadać dokumentację dochodzenia tak długo, jak długo pracownik jest aktywnym pracownikiem i co najmniej 3 lata po dacie ich rozwiązania.
P: masz jakieś pomysły na nagrywanie wywiadów?
A: nie zalecamy nagrywania wywiadów.
P: Jak długo powinno trwać dochodzenie? Kiedy skarżący jest bardzo zdenerwowany i chce, aby teraz się nim zajął, jak sobie z tym poradzić?
A: dochodzenie powinno rozpocząć się natychmiast po tym, jak dowiesz się o sytuacji. W zależności od tego, ilu świadków jest zaangażowanych i ile osób musi zostać przesłuchanych, dochodzenie powinno trwać 24-72 godziny.
Q: W jakim momencie po otrzymaniu pisemnej lub e-mailowej skargi od nękanego pracownika, informujesz oskarżonego, że istnieje przeciwko niemu roszczenie o nękanie? Czekasz, aż śledztwo się odbędzie?
A: nie jesteś zobowiązany do ujawnienia szczegółów roszczenia ani osoby, która wniosła roszczenie. Zalecamy, aby nie ujawniać tych informacji w celu ochrony przed odwetem i potencjalnym luzem.
podczas rozmów kwalifikacyjnych zalecamy skupienie się na zadawaniu pytań dotyczących zgłaszanej sytuacji.
Q: Jeśli świadkowie omawiają Wywiad/śledztwo z kolegami z drużyny, Czy możemy ich za to dyscyplinować?
A: chcesz się upewnić, że podałeś odpowiednie ujawnienie podczas przesłuchania. Należy podkreślić, że wszelkie informacje udostępniane podczas procesu dochodzenia powinny pozostać poufne i nie powinny być omawiane z nikim poza wywiadem.
jeśli pracownik naruszy tę politykę, może zostać zdyscyplinowany.
P: czy jest pan w stanie zmusić świadka do udziału w śledztwie, jeśli został wymieniony przez prześladowanego jako świadek? Co robisz, gdy potencjalni świadkowie odmawiają udziału?
A: jeśli pracownicy odmówią udziału w dochodzeniu w miejscu pracy, mogą zostać zwolnieni z powodu.
była sprawa sądowa w 2016 roku, Gilman V. Marsh & McLennan Cos., Nr 15-0603-cv (L), w którym Sąd Apelacyjny USA orzekł, że pracownik może zostać zwolniony z powodu odmowy udziału w dochodzeniu.
drugi Sąd Okręgowy stwierdził, że decydującym czynnikiem było to, czy postanowienia o współpracy w rozmowach były uzasadnione. Jeśli tak, pracownicy mogą zostać odpowiednio zwolnieni z powodu odmowy ” przestrzegania bezpośredniego, jednoznacznego, rozsądnego nakazu pracodawcy.”
P: Co zrobić, gdy zachowanie zostało zgłoszone, a kierownictwo nie odnosi się do zachowania i trwa?
A: jeśli osoba, do której wniesiono roszczenie, nie robi nic, aby zbadać roszczenie, pracownik może wnieść roszczenie do innego członka zarządu lub może je wnieść bezpośrednio do właściwej agencji państwowej lub EEOC. Jeśli jesteś członkiem zarządu i wiesz o roszczeniu, masz obowiązek przenieść je na wyższy poziom zarządzania lub właściciela.
P: poszedłem na stronę EEOC i nie mogłem zlokalizować typów pytań, których używają w dochodzeniu. A może powinienem kliknąć link, aby złożyć raport?
Odp: link umożliwiający dostęp do pytań kwalifikacyjnych na stronie EEOC jest eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. pytania znajdują się mniej więcej w połowie strony.
P: Co jeśli nikt nie może złożyć skargi do HR? W naszej organizacji pracownicy są informowani, że nie mogą kontaktować się z działem kadr i mogą udać się tylko do swojego przełożonego, nawet jeśli mają problem ze swoim przełożonym.
A: jedną z głównych ról zasobów ludzkich jest wspieranie pracowników i pomoc w utrzymaniu zgodności firmy z stanowymi i federalnymi przepisami prawa pracy. Zasoby ludzkie odgrywają istotną rolę w łagodzeniu narażenia firmy na potencjalną odpowiedzialność za kwestie związane z zatrudnieniem.
zachęcamy do ponownego zapoznania się z aktualną polityką i gorąco zachęcamy do wdrożenia polityki otwartych drzwi. Istotną częścią skutecznej, zgodnej polityki przeciwdziałania nękaniu jest zapewnienie wielu metod zgłaszania roszczeń, w tym nie tylko bezpośredniego menedżera pracownika, ale także zasobów ludzkich, każdego członka kierownictwa i agencji zewnętrznych.
tylko umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów do swojego menedżera jest bardzo ograniczone, zwłaszcza jeśli problem dotyczy ich Menedżera. Pracownicy powinni mieć więcej niż jedną opcję zgłaszania problemów i wątpliwości.
Q: Jak możesz obiecać pracownikom, że nie będzie odwetu, jeśli jak tylko przełożeni dowiedzą się o skargach pracowników, inaczej zaplanują ludzi, inaczej ich potraktują, powierzą im trudniejsze zadania itp.?
A: jeśli menedżer podejmie negatywne działania przeciwko pracownikowi w oparciu o pracownika wnoszącego skargę lub obawy dotyczące tego menedżera lub jakiejkolwiek innej osoby, menedżer powinien zostać zdyscyplinowany i przypomnieć o polityce firmy w zakresie przeciwdziałania odwetowi. Odwet przeciwko pracownikowi za chronioną działalność jest nielegalny i może skutkować bardzo kosztownym pozwem dla firmy.
Poniżej znajduje się link do EEOC z dodatkowymi informacjami na temat odwetu.
Odwet: rozważania dla menedżerów agencji federalnych
P: Co jeśli nie chodzi o słowne molestowanie seksualne, ale o obrazę? Ponadto, co jeśli pracownicy mylą molestowanie seksualne jako ” tylko wygłupianie się?”
A: niezależnie od tego, czy przestępstwo jest słowne, czy wizualne, będziesz chciał zbadać sprawę.
prowadząc dochodzenie, możesz częściej stwierdzić, że skarga o molestowanie reprezentuje niewłaściwe zachowanie w miejscu pracy. Pracownik wykazujący niewłaściwe zachowanie powinien być doradzony i potencjalnie zdyscyplinowany.
jest to również okazja do poinformowania wszystkich pracowników o oczekiwaniach dotyczących zachowań w miejscu pracy.
P: jeśli ktoś składa skargę na kogoś, czy oskarżony nie ma prawa wiedzieć, kto jest oskarżycielem i jaka jest konkretna skarga? Wiem, że poradziłeś, aby nie zadawać wiodących pytań i nie tylko otwarcie pytać ” czy zrobiłeś xyz…?”, ale w pewnym momencie powinni wiedzieć, jaka jest dokładna skarga i kto złożył skargę, ponieważ nie powinno być żadnych oczekiwań dotyczących poufności podczas dochodzenia.
A: dochodzenie powinno być zawsze poufne i tylko osoby prowadzące dochodzenie powinny mieć pełne szczegóły.
pracodawca nie jest zobowiązany ani zobowiązany do ujawnienia, kto zgłosił problem i jego specyfiki/skargi. Chcesz zapewnić poufność jak najwięcej. Obawy dotyczące odwetu i luzu stają się tym bardziej znaczące, jeśli oskarżyciel i konkretne roszczenia zostały ujawnione oskarżonemu.
w związku z tym nie masz obowiązku informowania oskarżyciela o konkretnych wynikach dochodzenia ani o konkretnym działaniu, które zostało podjęte, tylko o tym, że przeprowadzono dochodzenie i podjęto odpowiednie działanie.
P: Jeśli ktoś, kto składa skargę, jest świadkiem, jest oskarżonym itp. podczas dochodzenia wraca do swojego miejsca pracy lub nawet poza pracą i omawia sprawę, zadawane pytania, ich odpowiedzi z innymi potencjalnymi świadkami… czy pracodawca może ich dyscyplinować, czy powinniśmy przynajmniej uświadomić im, że ich aktywność została zgłoszona i dać im ustne Ostrzeżenie. Czuję, że do tego czasu mogli już zanieczyścić innych świadków, a nawet spowodować dalsze zakłócenia w działalności.
A: Chcesz upewnić się, że otwierasz przesłuchania w sprawie poufności i konsekwencji naruszenia poufności.
jeśli martwisz się o poufność, możesz chcieć umieścić osoby zaangażowane na płatnym urlopie administracyjnym do czasu zakończenia dochodzenia. Jeśli pracownik jest umieszczony na urlopie administracyjnym, chcesz mieć pewność, że podczas urlopu komunikujesz oczekiwania dotyczące poufności i komunikacji ze współpracownikami.
jeśli pracownik rozmawia ze współpracownikami lub innymi świadkami, chcesz mieć pewność, że podejmiesz natychmiastowe i natychmiastowe postępowanie dyscyplinarne, które może obejmować wypowiedzenie. Vera HR kPa oferuje dostęp online i na wezwanie do zespołu certyfikowanych ekspertów HR ze znajomością prawa stanowego i federalnego.
to tylko przedsmak przydatnych informacji udostępnianych podczas webinarów KPA. Zarejestruj się na nadchodzącą sesję już dziś.
- Podziel Się +
- Wyślij E-Mail
- Drukuj