płynna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna jest jednym z kamieni węgielnych codziennej działalności biznesowej. W dzisiejszych czasach Voice over Internet Protocol (VoIP) staje się coraz bardziej złotą zasadą nowoczesnej komunikacji korporacyjnej. Mówiąc najprościej, jest to sprawdzona technologia, która pozwala ludziom wykonywać połączenia telefoniczne przez połączenie internetowe. Opracowany w 1995 roku, ewoluował, aby stać się bardziej stabilny i niezawodny wraz z rozwojem łączy szerokopasmowych i przekształcił się w gotowe rozwiązanie dla coraz większej liczby firm podczas modernizacji systemów telefonicznych.
ten dogłębny przewodnik przeprowadzi Cię przez praktycznie wszystko o VoIP i pomoże Ci w pełni z niego korzystać.
Szybkie linki
- co to jest VoIP?
- jak działa VoIP?
- jakie są zalety VoIP?
- ” czy moja firma potrzebuje systemu telefonicznego VoIP?”
- co należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu VoIP?
- poradnik Kupującego systemu telefonicznego VoIP
co to jest VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
tradycyjnie starsze systemy telefoniczne przenoszą sygnały głosowe za pomocą analogowych linii telefonicznych, więc wymaga to konfiguracji okablowania obwodu do wykonywania i odbierania połączeń. W tej sytuacji do podłączenia wewnętrznych rozszerzeń telefonicznych do publicznej sieci telefonicznej wykorzystywany jest specjalistyczny sprzęt o nazwie Private Branch Exchange (PBX).
zamiast wysyłania pakietów danych przez tradycyjną sieć komutowaną, VoIP, skrót od Voice over Internet Protocol, czasami określany również jako telefonia IP, jest technologią, która konwertuje głos na sygnały cyfrowe, które mogą być przesyłane przez Internet cyfrowe pakiety danych za pośrednictwem sieci lokalnej/WAN/innej infrastruktury w celu umożliwienia połączeń telefonicznych. VoIP wykorzystuje protokół RTP (real-time protocol), aby zapewnić, że te pakiety zostaną dostarczone na czas. Możesz użyć kabla ethernet lub szybkiego połączenia WiFi dla VoIP.
oto krótki film, który pomoże Ci zrozumieć, czym jest VoIP w ciągu jednej minuty.
Jak Działa VoIP?
jak wspomniano powyżej, VoIP zasadniczo działa poprzez konwersję analogowych sygnałów telefonicznych na sygnały cyfrowe w celu ułatwienia telefonii przez Internet. Teraz zagłębimy się w szczegóły procesu.
Protokół SIP i Trunking SIP
Voice over IP działa przy użyciu technologii protokołów, a SIP jest jednym z protokołów, który umożliwia VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) jest protokołem komunikacyjnym dla połączeń VoIP i innych sesji tekstowych i multimedialnych, takich jak komunikatory i wideo. Trunking SIP, oparty na protokole SIP, jest w zasadzie usługą utworzoną wirtualnie za pośrednictwem połączeń internetowych i dostarczaną przez dostawców usług telefonii internetowej (ITSP), eliminując fizyczne połączenie z firmą telefoniczną.
sprzęt, który może być potrzebny do korzystania z VoIP
systemy telefoniczne VoIP (PBX)
centrala telefoniczna VoIP (Private Branch Exchange) to służbowa centrala telefoniczna, która ułatwia rozmowy telefoniczne przez firmową sieć LAN lub WAN, a nie przez sieci komutowane.
centrala VOIP jest dostępna w dwóch opcjach wdrażania – lokalnym i chmurowym. Dzięki lokalnemu rozwiązaniu głosowemu sprzęt jest instalowany i uruchamiany na miejscu w biurze lub centrum danych, a system wirtualnej centrali PBX jest dostarczany w całości przez Internet i zarządzany całkowicie poza siedzibą dostawcy usług.
telefony VoIP lub telefony IP
telefony VoIP lub telefony IP to fizyczne telefony biurowe, których można używać z systemem telefonicznym VoIP. Wizualnie nie różnią się one zbytnio od tradycyjnych, stacjonarnych telefonów, które można znaleźć w domu lub na biurku. Z tego powodu pracownicy mogą łatwo dostosować się do nowszych telefonów VoIP. Podstawową różnicą jest to, że są one włączone do Internetu, czy to przez WiFi, czy Ethernet. Są przypisane adresy IP w celu ułatwienia połączeń przez sieć.
telefony komórkowe, komputery, urządzenia gotowe do pracy w sieci
Oprócz telefonów IP można również uzyskać dostęp do systemów telefonicznych VoIP za pomocą własnego urządzenia mobilnego, komputera i innych urządzeń gotowych do pracy w sieci z zainstalowanymi aplikacjami VoIP lub aplikacją softphone. Dziś możesz wykonywać i odbierać biznesowe połączenia telefoniczne w dowolnym miejscu i czasie za pomocą własnych urządzeń podłączonych do Internetu, nie martwiąc się o utratę jakości połączeń VoIP. Pracownicy nie są już przywiązani do telefonu biurkowego i mogą korzystać z dowolnego wybranego przez siebie urządzenia.
bramki VoIP
bramka VoIP to urządzenie, które konwertuje tradycyjny ruch telefoniczny (analogowy lub cyfrowy) na pakiety danych, umożliwiając połączenia między starszą infrastrukturą telefoniczną a komunikacją opartą na protokole IP, działając jako pomost między siecią IP, PSTN (publiczną Komutowaną siecią telefoniczną) i siecią komórkową.
jakie są zalety VoIP?
nowoczesne firmy korzystają z usług telefonicznych VoIP zamiast tradycyjnych linii telefonicznych, ponieważ mogą uzyskać o wiele więcej wartości niż tylko poprawa komunikacji korporacyjnej. Poniżej znajduje się kilka z wielu sposobów VoIP korzyści firm.
oszczędność kosztów
VoIP to niedrogi sposób na skonfigurowanie systemu komunikacji biznesowej. Usługi VoIP mogą być oparte na bezpośrednim połączeniu IP z dostawcą usług telefonicznych, po prostu na istniejącym połączeniu internetowym lub kombinacji obu. W związku z tym obniża koszty połączeń wewnętrznych w organizacji do praktycznie żadnego, znacznie zmniejsza koszty zewnętrznych i międzynarodowych połączeń biznesowych, oszczędzając znaczną ilość inwestycji na zakup tradycyjnych linii telefonicznych, instalację i bieżącą konserwację.
lokalne i oparte na chmurze systemy VoIP są opłacalne, ale mają pewne różnice pod względem kosztów. Chociaż musisz zapłacić z góry za system operacyjny, chroni on cię przed ryzykiem podwyżek opłat i oznacza niższe miesięczne koszty po pokryciu wydatków. Jeśli chodzi o hostowane usługi VoIP oparte na chmurze, zwykle korzystasz z modelu OpEx z bardziej przystępnymi opłatami miesięcznymi lub rocznymi i niskim początkowym kosztem sprzętu.
jeśli Twoje rozwiązania głosowe i danych są obecnie oddzielne,możesz zaoszczędzić pieniądze, łącząc te dwa rozwiązania w ramach jednego dostawcy. Oprócz oszczędności, będziesz także w stanie skonsolidować zarówno usługi internetowe, jak i wsparcie telefoniczne.
łatwy w instalacji
w porównaniu do tradycyjnych systemów telefonicznych instalacja i konfiguracja systemów VoIP może być bardzo łatwa. Tradycyjnie, z systemem stacjonarnym, telefony biurowe wymagają fizycznych linii do odbierania usług telefonicznych. Systemy telefoniczne VoIP eliminują potrzebę instalowania jakichkolwiek fizycznych linii telefonicznych. Wszystko, co musisz zrobić, to podłączyć telefony IP do sieci firmowej za pośrednictwem linii Ethernet.
co więcej, jeśli potrzebujesz, aby twój personel IT priorytetyzował ważniejsze i generujące przychody projekty zamiast zarządzać systemem telefonicznym, hostowane usługi telefoniczne pozostawiają pracę dostawcy usług i nie musisz się martwić o problemy z siecią. Byłoby to korzystne również dla małych przedsiębiorstw i start-upów, którym brakuje wiedzy technicznej lub zasobów.
czysta jakość głosu
kiedy po raz pierwszy wprowadzono Voice over IP, jego jakość połączeń była rzeczywiście niezadowalająca. Dawno minęły te dni dzięki postępowi w technologii szerokopasmowej i technologii Voice over Internet Protocol. „Słaba jakość połączeń” to chyba największe nieporozumienie na temat VoIP.
bądź pewny, jeśli masz szybkie i stabilne połączenie z Internetem. Większość dostawców VoIP oferuje ogromną liczbę różnych protokołów i kodeków, aby zapewnić jakość dźwięku HD. Dzięki solidnemu rozwiązaniu i odpowiedniej implementacji jakość głosu VoIP może być równie dobra, a nawet lepsza niż połączenia stacjonarne. Nawet nie widać różnicy.
mobilność & elastyczność geograficzna
VoIP umożliwia firmom rozszerzenie systemu komunikacji na zdalne biura i pracowników w podróży za pośrednictwem urządzeń z obsługą SIP. Dla pracowników zdalnych biuro jest wszędzie tam, gdzie to robią, o ile dostępne jest połączenie z Internetem.
wdrożenie systemu VOIP z wieloma lokalizacjami może nie tylko zapewnić bezproblemowe połączenie wszystkich rozproszonych oddziałów, ale także obniżyć spiralne koszty połączeń między biurami. Softphones umożliwiają pracownikom mobilną rozbudowę biura dzięki szerokiej gamie funkcji obsługi połączeń. Ponadto systemy telefoniczne w chmurze ułatwiają łączenie rozproszonych geograficznie biur w ramach jednego systemu telefonicznego, a administrator IT może łatwo zarządzać nim z dowolnego miejsca.
skalowalność
skalowalność, jako jedna z najcenniejszych cech dla firm, odnosi się do zdolności systemu do obsługi rosnącego obciążenia pracą, zwykle poprzez dodawanie zasobów do systemu, bez wpływu na jego ogólną wydajność lub wydajność.
VoIP to skalowalne rozwiązanie, które może rozwijać się wraz z Twoją firmą, zwłaszcza usługa VoIP oparta na chmurze, która oferuje większą elastyczność dla firm, które zwiększają lub zmniejszają liczbę pracowników. Wzrost i spadek rozszerzeń telefonów można dokonać natychmiast, a firmy płacą tylko za to, czego potrzebują, bez zakupu dodatkowego sprzętu lub nowych dedykowanych linii. To wszystko można zrobić, praktycznie w czasie rzeczywistym. Jeśli jesteś firmą sezonową o zmiennych potrzebach komunikacyjnych lub doświadczasz szybkiego wzrostu, hostowany model może być idealnym rozwiązaniem dla ciebie.
wiele funkcji
usługi VoIP zapewniają szereg funkcji, które nie są obsługiwane przez tradycyjne systemy telefoniczne lub są dostępne tylko za dodatkową opłatą. Te funkcje to coś więcej niż „dodatki”. Wiele firm stwierdziło, że korzystanie z VoIP jest łatwe i stało się bardziej konkurencyjne dzięki pełnemu pakietowi wbudowanych funkcji. Niektóre funkcje mogą pomóc firmom spełnić ważne potrzeby w zakresie bezpieczeństwa, w tym możliwość łączenia się ze służbami ratunkowymi podczas korzystania z internetowego VoIP.
Poniżej znajduje się lista niezbędnych funkcji VoIP, które zwiększą efektywność komunikacji biznesowej:
-
Przekazywanie połączeń
gdy wywołana strona jest niedostępna, przekierowanie połączeń pomaga przekierować połączenia przychodzące do innego pożądanego miejsca docelowego, takiego jak numer telefonu komórkowego lub inne numery telefonów. Możesz także skonfigurować różne reguły dla różnych scenariuszy. Na przykład automatycznie przekierowuj połączenia telefoniczne do innego rozszerzenia, gdy jesteś zajęty, dzwoń do telefonu komórkowego, gdy nikt nie odbiera połączeń na telefon biurkowy i poproś rozmówców o pozostawienie wiadomości głosowych, gdy jesteś na wakacjach. Personel sprzedaży i personel polowy szczególnie nie muszą się już martwić o bycie z dala od swoich biurek.
-
Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)
IVR pomaga nawet małym firmom oferować całodobową obsługę klienta bez kosztownych zasobów ludzkich. Kiedy klienci zadzwonią, wstępnie nagrane pozdrowienia skierują ich do najbardziej odpowiedniego miejsca docelowego z minimalnym czasem oczekiwania. Dzięki IVR możesz zautomatyzować obsługę klienta, udzielić satysfakcjonujących odpowiedzi na czas, zostawić dobre wrażenie na klientach i zbudować profesjonalny wizerunek firmy.
-
Grupa Pierścieniowa
Dołącz grupę rozszerzeń do grupy pierścienia, aby po wywołaniu wszystkie dostępne rozszerzenia zadzwoniły jednocześnie lub kolejno do różnych skonfigurowanych strategii dzwonienia. Jest to bardzo przydatne w efektywnej wymianie i dystrybucji połączeń między pracownikami w poszczególnych działach. W rezultacie ogólna produktywność Twojego zespołu zostanie zwiększona i gwarantowana jest najszybsza reakcja na połączenia z klientami.
-
Kolejka
sprytnym posunięciem jest pozostawienie połączenia przychodzącego w kolejce w oczekiwaniu na dostępnego agenta. Lepiej niż jest w zawieszeniu, dzieje się poczta głosowa, lub coraz zajęty dźwięk, klient jest informowany, że obecnie nie ma dostępnego agenta, aby odebrać połączenie, a on lub ona jest w kolejce teraz. Zmniejsza to liczbę nieodebranych połączeń, a także negatywny wpływ sygnałów zajętości na wrażenia klientów. Dzieląc agentów na kilka kolejek, możesz nawet zapewnić różne poziomy usług dla różnych grup klientów.
-
Muzyka na wstrzymanie
połączenia telefoniczne mogą być czasami zawieszone, takie jak interwały podczas przenoszenia połączenia na inny numer lub czas oczekiwania, gdy ludzie uczestniczą w rozmowach konferencyjnych, lub Nikt nie lubi niezręcznych ciszy, więc po prostu prześlij kilka plików audio i dostosuj wstrzymaną muzykę, aby zadowolić klientów i poprawić wizerunek firmy.
-
nagrywanie rozmów
systemy telefoniczne VoIP można skonfigurować tak, aby automatycznie wykrywały i nagrywały każdą rozmowę telefoniczną wykonaną przez system, w tym połączenia przychodzące i wychodzące. Firmy zwykle wykorzystują nagrania rozmów jako narzędzie szkoleniowe lub coachingowe, aby pomóc w rozwiązywaniu sporów, w celu przeglądu i potwierdzenia, zgodności z przepisami i śledzenia, czy klienci są zadowoleni. Technologia VoIP sprawia, że wszystkie są uproszczone.
” czy moja firma potrzebuje systemu telefonicznego VoIP?”
rozumiemy, że niektóre firmy mogły używać tradycyjnych systemów telefonicznych od dłuższego czasu i nie są pewne, czy system telefoniczny VoIP ma sens dla ich firm. Istnieją rzeczywiście znaczne różnice między VoIP i tradycyjnych stacjonarnych. Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać przed podjęciem świadomej decyzji.
1) czy w Twoim kraju występuje wyłączenie ISDN?
wraz z postępem technologicznym i szybkim wzrostem wymagań w zakresie komunikacji biznesowej tradycyjne linie PSTN i ISDN ledwo spełniają oczekiwania dzisiejszych firm, stopniowo stykając się coraz bardziej z przestarzałością. Teraz wyłączanie ISDN odbywa się na całym świecie. Ponieważ duże firmy telekomunikacyjne sukcesywnie ogłaszają wyłączenie ISDN i PSTN, Niemcy, Australia, Włochy i wiele innych krajów na całym świecie przeżywają transformację z tradycyjnych telefonów stacjonarnych na wszystkie rozwiązania IP.
jeśli jesteś jednym z trendów, ważne jest, aby znaleźć bezproblemowe i niezawodne rozwiązanie VoIP w odpowiedzi na wyłączenie. W przeciwnym razie możesz stracić połączenie telefoniczne. Jeśli nie masz do czynienia z natychmiastowym wyłączeniem ISDN, zwróć uwagę na ten problem, ponieważ może się okazać, że twój kraj upoważni to w przyszłości. Możesz wyprzedzić przyszłe wydarzenia, planując wdrożenie technologii VoIP wcześniej niż później.
2)Czy masz pracowników pracujących w domu?
od wybuchu COVID-19 wiele firm, które kiedyś były ograniczone do tradycyjnych telefonów stacjonarnych, zmodernizowało systemy telefoniczne VoIP, aby ułatwić środowisko telepracy. Dzięki VoIP pracownicy zdalni mogą wykonywać i odbierać połączenia biznesowe z tym samym numerem, który mają w biurze na własnych urządzeniach i uzyskać dostęp do tych samych możliwości połączeń.
VoIP stał się niezbędnym narzędziem do pracy zdalnej, a także ważnym krokiem w kierunku cyfrowej transformacji. Ponadto, korzystając z połączenia VPN (virtual private network) wraz z rozwiązaniem VoIP, twoja rozmowa będzie chroniona przez tunel szyfrowania. Niezawodny dostawca usług VoIP powinien być w stanie dostarczyć szczegółowych informacji na temat tego, w jaki sposób zabezpiecza komunikację zdalną i dalekobieżną dla klientów korzystających z ich biznesowych rozwiązań VoIP.
3) czy obecny system analogowy może zaspokoić Twoje potrzeby?
istnieje kilka poważnych problemów nękających tradycyjne usługi telefoniczne.
po pierwsze, tradycyjne PBX wymagają dużych inwestycji z góry, w tym zakupu linii telefonicznych i sprzętu (który również musi być zainstalowany przez doświadczonych techników), a także bieżących opłat za konserwację. Po instalacji skalowanie systemu może być również kosztowne i trudne, gdy wystąpi potrzeba rozbudowy, np. znacznego wzrostu liczby pracowników lub dodatkowych lokalizacji oddziałów.
poza tym tradycyjne systemy telefoniczne zazwyczaj zapewniają tylko podstawowe funkcje połączeń i nie radzą sobie z bardziej wyrafinowanymi scenariuszami komunikacji biznesowej. Wraz ze wzrostem liczby pracowników mobilnych i zdalnych brak mobilności staje się jedną z głównych wad. Usługi telefonii analogowej polegają na fizycznych liniach do przesyłania ruchu głosowego, które łączą pracowników przy biurkach w celu obsługi połączeń biznesowych.
w przeciwieństwie do nowoczesnych opcji, takich jak VoIP, dostosowywanie i integracja są dość ograniczone w starszych systemach telefonicznych. Nie są w stanie zintegrować się z dzisiejszym ekosystemem komunikacji biznesowej, który składa się ze złożonej serii zaawansowanych aplikacji, pozostawiając połączenia głosowe w reszcie systemów informatycznych firmy.
Czytaj Dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, czy system telefoniczny VoIP ma sens dla Twojej firmy.
co należy wziąć pod uwagę przy wyborze usługi VoIP?
może mieć ogromny wpływ na Twoją firmę, decydując się na rozwiązanie komunikacji biznesowej. VoIP może być najlepszym rozwiązaniem, ale ważne jest, aby najpierw przeprowadzić aktualny stan i analizę potrzeb. Następnie możesz określić, czy biznesowy VoIP działa dla ciebie. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci określić swoje potrzeby i dokonać mądrych wyborów.
1) Czy chcesz zachować istniejący sprzęt? Czy zaspokaja Twoje potrzeby?
Jeśli korzystasz z tradycyjnej centrali PBX i masz ograniczony budżet na całkowitą wymianę istniejącego sprzętu, wybierz rozwiązanie VoIP, które pozwala na stopniowe przejście. Czy nowy system VoIP jest kompatybilny z tradycyjnym systemem telefonicznym, jak je połączyć, jak upewnić się, że aktualizacja nie wpływa na ciągłość działania itp. Ważne jest również, aby sprawdzić, czy dostawcy usług VoIP, których rozważasz, będą obsługiwać ten sprzęt. Jest to etap, na którym kluczowa jest bezpośrednia komunikacja z dostawcą VoIP.
2) jakie możliwości zunifikowanej komunikacji oferuje?
systemy telefoniczne VoIP oferują szereg funkcji telefonii do obsługi połączeń audio, ale komunikacja z kolegami i klientami nie ogranicza się tylko do głosu. Dlatego właśnie unified communications jest wprowadzany do środowiska komunikacji biznesowej, a także dlatego UC powinien być jednym z najważniejszych priorytetów podczas oceny opcji VoIP.
najprostsza Ujednolicona komunikacja polega na przekształceniu bogactwa kanałów komunikacyjnych i opcji w jeden punkt dostępu. W rzeczywistości większość produktów UC odpowiada na VoIP jako podstawowy fundament, a wielu dostawców VoIP oferuje niektóre funkcje UC w swoich portfolio, aby jeszcze bardziej rozszerzyć możliwości i elastyczność.
typowe funkcje UC obejmują:
- Unified Messaging
- Komunikatory (czat)
- obecność
- Katalog Firm
- wideokonferencje
- współpraca zespołowa
3) czy możliwa jest integracja z innymi platformami i narzędziami?
w tak szybko zmieniającym się świecie kluczowe znaczenie ma dla firm zachowanie elastyczności i gotowości. Ponieważ w miejscu pracy pojawia się coraz więcej systemów, platform i oprogramowania, zarówno menedżerowie, jak i pracownicy oczekują ujednoliconego i zintegrowanego rozwiązania w celu poprawy wydajności, dlatego zdolność systemu VoIP do integracji i płynnej pracy z innymi rozwiązaniami staje się o wiele ważniejsza niż kiedykolwiek.
dzięki połączeniu systemu telefonicznego z innymi narzędziami usprawniającymi pracę, łatwiej będzie Tobie i Twojemu zespołowi komunikować się, współpracować, współpracować ze sobą i usprawnić ogólny przepływ pracy. Na szczęście istnieją dostawcy usług VoIP, którzy zapewniają zgodność swoich usług telefonicznych z popularnymi narzędziami do współpracy i komunikacji.
Przewodnik Kupującego System telefoniczny VoIP
kupując VoIP, znajdziesz tam listę dostawców usług VoIP konkurujących o Twoją uwagę. Jeśli potrzebujesz więcej informacji, aby dowiedzieć się, jaki rodzaj systemu telefonicznego jest najlepszy dla Twojej organizacji. Oto przewodnik dla Ciebie!
ten przewodnik zawiera wszystkie kluczowe informacje i przydatne wskazówki, które pomogą Ci podjąć świadomą decyzję w łatwiejszy sposób. Pomoże Ci to zrozumieć, jak działają systemy telefoniczne VoIP, jak wybrać dostawcę VoIP i czy jest to lepsze niż zwykła usługa telefoniczna. Wystarczy kliknąć, aby pobrać!
