jasne zdefiniowanie zakresu projektu pomaga skutecznie zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i zapewnia, że wszystkie elementy projektu są zgodne z celami-zwiększając szanse na sukces. Oto, co musisz wiedzieć o definiowaniu zakresu projektu.
definicja zakresu projektu
zakres projektu to szczegółowy zarys wszystkich aspektów projektu, w tym wszystkich powiązanych działań, zasobów, terminów i rezultatów, a także granic projektu. Zakres projektu określa również kluczowych interesariuszy, procesy, założenia i ograniczenia, a także o co chodzi w projekcie, co jest zawarte, a co nie. wszystkie te istotne informacje są udokumentowane w oświadczeniu o zakresie.
Oświadczenie o zakresie projektu
Oświadczenie o zakresie projektu jest kluczowym dokumentem, który zapewnia wszystkim zainteresowanym stronom jasne zrozumienie, dlaczego projekt został zainicjowany i określa jego kluczowe cele. Większość oświadczeń dotyczących zakresu projektu będzie zawierała te elementy.
- deklaracja pracy projektu (SoW), która jest szczegółowym podziałem wszystkich prac do wykonania przez zespół projektowy i wszelkich ważnych elementów, które mogą mieć wpływ na wynik
- ograniczenia, które mogą ograniczać lub negatywnie wpływać na wynik projektu, w tym zasoby, problemy z zamówieniami, terminy lub brak informacji
- wyłączenia zakresu, które mogą być wszystkim, co nie będzie częścią projektu lub jego rezultatów
- >
- kamienie milowe, które podają dokładną datę, kiedy coś zostanie dostarczone lub ukończone
- ostateczne rezultaty, które będą
- kryteria akceptacji, które dokładnie określają, w jaki sposób będzie mierzony sukces
- ostateczne zatwierdzenie, w którym Klient podpisze Oświadczenie o zakresie, potwierdzające, że wszystkie parametry zostały uwzględnione, a dokument jest kompletny i dokładny
kluczowe kroki do zdefiniowania zakresu projektu
właściwe zdefiniowanie zakresu projektu jest kluczem do skutecznego zarządzania projekt. Oto kroki, które możesz wykonać, aby zdefiniować zakres projektu.
- Pracuj z kluczowymi interesariuszami, aby zdefiniować i utworzyć Oświadczenie o zakresie, identyfikując to, co jest w zakresie, a poza zakresem. Współpraca z interesariuszami pomaga zapewnić, że podstawowe rzeczy nie zostaną rozwiązane.
- Identyfikuj, dokumentuj i komunikuj założenia. Założenia to te elementy, które odnoszą się do projektu, które są uważane za prawdziwe w czasie trwania projektu. Założenia są niezbędne do oszacowania kosztów i harmonogramu realizacji zakresu projektu w fazie planowania projektu.
- Zdobądź wpisowe na Oświadczenie o zakresie z zainteresowanymi stronami, które są najbardziej dotknięte, aby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie.
przykład zakresu projektu
Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu definiującym zakres projektu content marketingowego. Bardzo prosta instrukcja zakresu projektu może zawierać następujące elementy.
wprowadzenie
ten projekt content marketingowy jest realizowany dla firmy XYZ w celu stworzenia artykułu, który zostanie opublikowany na ich stronie w celu budowania świadomości marki.
zakres projektu
ten projekt będzie obejmował badania, strategię treści, napisanie artykułu i opublikowanie go na stronie internetowej XYZ pod blogiem XYZ. Będzie również obejmować udostępnianie artykułu w mediach społecznościowych za miesiąc Kwiecień 2020. Wszystkie działania poprowadzi Joe Smith z firmy ABC.
rezultaty projektu
rezultaty projektu będą zawierały jeden dobrze zbadany artykuł napisany do 1000 słów, które zostaną dostarczone pocztą elektroniczną na adres [email protected] nie później niż _ _ _ data.
kryteria akceptacji projektu
Jane z firmy XYZ przejrzy i zatwierdzi ostateczną wersję artykułu przed opublikowaniem.
wykluczenia projektu
ten projekt nie będzie obejmował płatności na rzecz zewnętrznych dostawców za badania lub usługi outsourcingowe.
ograniczenia projektu
ograniczenia mogą obejmować opóźnienia w komunikacji, zmiany zakresu lub trudności techniczne.
po zakończeniu i zatwierdzeniu Oświadczenia o zakresie projektu, a projekt jest w toku, zakres projektu będzie musiał być starannie zarządzany, aby uniknąć pełzania zakresu.
co to jest Scope creep?
Scrope creep odnosi się do scenariusza, w którym zmiany zachodzą po rozpoczęciu projektu, a zmiany nie są zdefiniowane ani przewidywane w instrukcji Scrope. Gdy pojawia się pełzanie zakresu, może to negatywnie wpłynąć na oś czasu projektu, dostarczalną jakość, zasoby, budżet i inne aspekty. Zarządzanie zakresem projektu może pomóc uniknąć niepożądanych niespodzianek.
zarządzanie zakresem projektu
oprócz bieżącego przeglądu i monitorowania działań w ramach projektu, należy podjąć kroki w celu zarządzania zakresem projektu, aby uniknąć przesunięcia zakresu.
- Określ, czy istnieją jakiekolwiek zmiany w wymaganiach dotyczących Twojego projektu. Jest to ważny krok, ponieważ zmiany te bezpośrednio wpływają na cele projektu i wszystkie powiązane działania.
- określ, w jaki sposób zmiany wpłyną na projekt. Zanim będziesz mógł dokonać zmian w zakresie projektu, musisz zrozumieć, gdzie i w jaki sposób zmiany wpływają na wynik.
- uzyskaj zgodę na zmiany przed przystąpieniem do zmiany działań lub kierunku.
- wdrażaj zatwierdzone zmiany w odpowiednim czasie, aby zmniejszyć opóźnienia i ryzyko.
szablon zakresu projektu
– zakres projektu
wprowadzenie
wprowadzenie zapewnia ogólny przegląd projektu.
zakres projektu
podaj zakres projektu. Powinno to obejmować to, co projekt robi, a czego nie obejmuje. Pomoże to wyjaśnić, co jest zawarte w projekcie i pomoże uniknąć nieporozumień ze strony członków zespołu projektowego i zainteresowanych stron.
wyniki projektu
podaj planowane rezultaty projektu.
kryteria akceptacji projektu
określ kryteria akceptacji. Jakie cele zostaną osiągnięte i jak będzie mierzony sukces?
wykluczenia z projektu
co nie wchodzi w zakres tego projektu.
ograniczenia projektu
podaj wszelkie ograniczenia dotyczące projektu, twarde daty, ograniczenia dotyczące personelu lub sprzętu, ograniczenia finansowe lub budżetowe lub wszelkie ograniczenia techniczne.
rozwijając solidne zrozumienie celu projektu i jasno definiując, dokumentując i zarządzając zakresem projektu, możesz mieć pewność, że jesteś dobrze przygotowany do dostarczenia udanego projektu bez konieczności radzenia sobie z pełzaniem zakresu.