istnieje wiele różnych rodzajów dokumentów finansowych, które będziesz gromadzić przez całe życie, a wraz z wiekiem i zakupem większej liczby produktów finansowych, liczba ta prawdopodobnie wzrośnie i zdywersyfikuje się. Dokumenty finansowe mogą być bardzo ważne, nie tylko do śledzenia wydatków, kredytów i dochodów, ale także do wykorzystania jako dowód przy ubieganiu się o pożyczki, poprawianiu błędów w banku lub przeglądaniu oceny podatkowej w HM Revenue and Customs (HMRC).
niektóre z tych dokumentów będą na papierze, ale coraz częściej oświadczenia i rachunki są wysyłane drogą elektroniczną. Papierkowa robota Online może zaoszczędzić miejsce, pieniądze i drzewa, ale może również stwarzać zupełnie nowe problemy, jeśli chodzi o przechowywanie i ochronę dokumentów. Na przykład możliwość kradzieży lub zagubienia dokumentów, co może zwiększyć ryzyko kradzieży tożsamości.
jakie dokumenty finansowe muszę przechowywać i jak długo?
kluczowe dokumenty obejmują pozycje związane z wynagrodzeniem, takie jak paski wypłat, P60 i P45, które mogą być przydatne, jeśli chcesz udowodnić swój dochód z powodów podatkowych lub kredytowych. HMRC sugeruje przechowywanie odcinków wypłat przez co najmniej 22 miesiące po zakończeniu roku podatkowego, w którym zostały wydane. Jednak, jeśli to możliwe, może być przydatne, aby powiesić na wszystkich swoich pasków płac, lub co najmniej P60s, tak, że masz dowody rzeczy takich jak składki na ubezpieczenie społeczne w późniejszym życiu.
wyciągi bankowe i rachunki za Media nie muszą być przechowywane przez określony czas, jeśli nie jesteś samozatrudniony, ale znowu może być przydatne przechowywanie tego rodzaju rejestrów przez co najmniej dwa lata, jeśli nie dłużej. Nawet jeśli obecnie nie planujesz zaciągnięcia kredytu lub innego produktu finansowego, jeśli twój pożyczkodawca poprosi o wyciągi bankowe z minionego roku, o wiele łatwiej będzie zachować te dokumenty pod ręką. Podobnie, wyciągi z kredytu powinny być przechowywane nawet po dokonaniu wszystkich spłat, więc masz dowody w przypadku jakichkolwiek sporów.
dokumentacja ubezpieczeniowa powinna być przechowywana do momentu wygaśnięcia polisy, a możesz nawet chcieć zachować stare polisy, aby porównać warunki, warunki i koszty z nowymi umowami.
jeśli ubiegasz się o kredyt hipoteczny, powyższe dokumenty stają się jeszcze ważniejsze. Przy składaniu wniosku musisz przedstawić dowód dochodu swojemu bankowi lub społeczeństwu budowlanemu, aby mogli obliczyć, ile będziesz w stanie spłacić. Obejmuje to ostatnie trzy miesiące payslipów, Ostatnie P60 i sześć miesięcy wyciągów bankowych. Jeśli ubiegasz się o świadczenia lub masz jakiekolwiek inwestycje, musisz również okazać dokumentację, aby dać kredytodawcom pełny obraz swoich dochodów.
Jak mogę chronić dokumenty finansowe?
zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne muszą być bezpieczne, przed utratą, uszkodzeniem i kradzieżą. Dokumenty finansowe mogą być bardzo cenne dla przestępców chcących popełnić kradzież tożsamości, w szczególności wyciągi bankowe i rachunki za media, które mogą być używane jako dowód tożsamości lub adres. Utracone lub zniszczone oświadczenia mogą być również uciążliwe, jeśli musisz udowodnić swoje dochody lub rozwiązać spór dotyczący produktu finansowego.
dokumenty papierowe, które chcesz zachować, powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, na przykład w zamkniętej szafce na dokumenty lub nawet w sejfie, jeśli go masz. Starsze dokumenty, które zdecydowałeś się nie przechowywać, powinny być rozdrobnione przed wyrzuceniem do kosza na śmieci lub recyklingu. Zgrywanie listu nie zawsze wystarcza, ponieważ można go ponownie złożyć, aby ujawnić kluczowe informacje.
dokumenty elektroniczne powinny być również blokowane za pomocą zabezpieczonych haseł i szyfrowania. Jeśli przechowujesz wyciągi bankowe lub rachunki w wiadomości e-mail lub na serwerze w chmurze, upewnij się, że używasz silnego, losowego hasła do konta i włącz weryfikację dwuetapową, jeśli to możliwe. Jeśli przechowujesz dokumenty na dysku twardym, upewnij się, że znajdują się one w folderze chronionym hasłem na bezpiecznym komputerze.
jeśli pozbędziesz się komputera lub dysku twardego, Przenieś pliki w bezpieczne miejsce, a następnie wyczyść dysk, aby wyczyścić wszystkie pliki. Samo usunięcie plików nie zawsze wystarcza, ponieważ można je pobrać za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Można pobrać specjalistyczne programy, które nadpisują stare dane, a także istnieją usługi, które oferują „niszczenie” dysków twardych, które fizycznie zniszczą stare komputery i dyski twarde.
jeśli martwisz się o bezpieczeństwo swoich danych osobowych, Twój raport kredytowy Equifax & Score, który obejmuje WebDetect, jest bezpłatny przez pierwsze 30 dni, a następnie dostępny za £ 7.95 miesięcznie i codziennie ostrzega, jeśli znajdziemy Twoje dane osobowe na stronach internetowych używanych przez oszustów.