wszyscy używamy poczty e-mail, ale ilu faktycznie wie, jak dobrze adresować wiadomość e-mail? Znajomość etyki i właściwego sposobu adresowania wiadomości e-mail jest kluczowa, jeśli chodzi o oficjalną działalność, w której niewłaściwe zwracanie się do odbiorcy może zdyskwalifikować Cię lub sprawić, że będziesz wydawał się niekompetentny.
przyjrzymy się najpierw etyce związanej z komunikacją e-mailową, zanim przejdziemy do tego, jak poprawnie adresować nieznanego odbiorcę w wiadomości e-mail. Mając podstawy etykiety e-mail pomoże Ci w pełni docenić odpowiedni format adresowania.
spis treści
Etyka do rozważenia w profesjonalnej wiadomości e-mail
jeśli chodzi o profesjonalną pocztę e-mail, musisz być o wiele bardziej formalny niż pisanie normalnych wiadomości e-mail. Reguła regulująca rodzaj wysyłanych wiadomości e-mail nazywa się etykietą e-mail. Pomaga uniknąć wysyłania obcych i nieistotnych wiadomości e-mail. Innymi słowy, uczy, jak komunikować się odpowiednio.
Dzięki poniższym prostym zasadom dowiesz się, co robić i czego nie robić w profesjonalnej wiadomości e-mail.
1. Użyj Profesjonalnego Adresu E-Mail.
jeśli używasz swojego osobistego adresu e-mail do działań związanych z zatrudnieniem, upewnij się, że wiadomość e-mail zawiera twoje pełne imię i nazwisko; przykładem jest [email protected]
jest bardziej odpowiedni do użytku profesjonalnego. W przeciwieństwie do używania pseudonimów, uchwytów, niejasnych odniesień lub inicjałów, takich jak [email protected] lub [email protected].
jeśli pracujesz w firmie, powinieneś użyć firmowego adresu e-mail. Dobrze jest mieć dwa oddzielne adresy e-mail, jeden do użytku osobistego, a drugi do celów biznesowych lub służbowych. Pozwoli Ci zachować niepowiązane i osobiste wiadomości e-mail z korespondencji biznesowej.
do użytku profesjonalnego upewnij się, że Twoje konto e-mail jest podpisane w Gmailu, Yahoo lub Hotmailu, ponieważ są one najbardziej popularne.
2. Wybierz odpowiednie Pozdrowienia e-mailowe
unikaj kolokwialnych stylów pozdrowień, jakbyś nadrabiał zaległości ze starym przyjacielem, zwłaszcza w e-mailach. Obejmuje to nieformalne pozdrowienia, takie jak ” Hey „”What SAP” lub ” Yo ” w profesjonalnym ustawieniu poczty e-mail. Są zbyt zrelaksowani i niestosowni. Ponadto odbiorca miałby złe wrażenie na Tobie.
jeśli chcesz się trochę rozluźnić, możesz użyć „cześć” lub „cześć” podczas zwracania się do odbiorcy. Jest więcej do powitania e-mail niż tylko cześć lub cześć i tak dalej. Jak czytasz dalej w artykule, chcielibyśmy adres e-mail pozdrowienia należy użyć.
3. Zachowaj Profesjonalny ton
jeśli chodzi o e-maile, trudno jest wiedzieć, jak jesteś postrzegany. Możesz być miły, ale nadal pozostajesz profesjonalny. Musisz unikać sytuacji, w których twoje słowa mogą być błędnie interpretowane lub źle komunikowane z powodu różnic kulturowych, zwłaszcza w wiadomościach e-mail.
unikaj również humoru, jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość była traktowana poważnie. Twoja wiadomość może zostać utracona bez odpowiedniego tonu lub wyrazu twarzy. Często słowa wypowiedziane i postrzegane jako zabawne są różne, gdy są pisane. Unikaj również używania negatywnych zwrotów lub skrajnych słów, zwłaszcza gdy jest to zamierzone w inny sposób, ponieważ sprawiają, że wydajesz się zdenerwowany, zmartwiony lub niespokojny.
4. Użyj dobrze zdefiniowanych i krótkich linii tematycznych
wskazane jest posiadanie wyraźnego opisowego wiersza tematu. Odróżni twój e-mail od innych. Zapewnia również odbiorcom informacje o tym, o czym jest twój e-mail, zanim przeczytają Twoją wiadomość.
powinien mieć maksymalnie sześć słów i musi być bardzo krótki. Temat musi być napisany precyzyjnie i bez humoru.
wiersze tematu muszą być napisane odważnie. Pomaga to w łatwej identyfikacji, zwłaszcza jeśli odbiorca ma wiele wiadomości e-mail zalewających skrzynkę odbiorczą. Jeśli nie masz tematu lub masz, ale nie daje odbiorcy wyobrażenie o treści wiadomości e-mail, istnieje duża szansa, że e-mail nie zostanie odczytany.
5. Sprawdź Długość Akapitu.
długość wiadomości e-mail może być bardzo trudna, zwłaszcza gdy nie ma liczby znaków. Unikaj długich akapitów, jako takich od sześciu do dziesięciu akapitów. Wiadomość e-mail powinna zawierać maksymalnie pięć akapitów. Z czterema zdaniami w każdym akapicie.
i upewnij się, że e-mail jasno określa cel twojej wiadomości. Ponieważ temat tematu daje czytelnikowi podpowiedź, treść wiadomości e-mail dałaby tylko określone i dokładne wyjaśnienie.
zauważ, że jeśli masz dużo do powiedzenia, przekaż je innymi kanałami. Wiadomość e-mail nie jest czatem telefonicznym, na którym można rozmawiać godzinami, dopóki telefon nie padnie.
jak jest za dlugo to odpycha odbiorce. Bądź pouczający i unikaj emocji.
6. Ostrożnie Dobieraj Znaki Interpunkcyjne.
pamiętaj o interpunkcjach, których używasz w e-mailu. Każde zdanie powinno mieć odpowiednie końcowe znaki interpunkcyjne; czy to znak zapytania (?), kropka (.), Przecinek (,), wykrzyknik (!), lub średnik (;).
używaj wykrzykników równie oszczędnie, jak znaków zapytania. Wykrzykniki są uważane za nieprofesjonalne. Najlepiej więc unikać ich używania.
użyj średników (;), gdzie chcesz połączyć dwa zdania powiązane i przecinek (,) jako spójnik, aby połączyć niezależne klauzule.
znaki zapytania (?) są używane na końcu wątpliwych stwierdzeń i kropką na końcu każdego zdania.
przykład: rozmawiałeś z działem HR? Jeśli będą skłonni negocjować warunki, nastąpi wzrost ich uprawnień.
7. Sprawdź Swoją Wiadomość Przed Wysłaniem E-Maila.
przed naciśnięciem przycisku Wyślij sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych, umowy podmiot-czasownik i innych błędów gramatycznych.
sprawdź swój przypadek zdania . Użyj standardowego rozmiaru czcionki 12 i typu czcionki Calibri, Times New Roman lub Arial. Unikaj dziwacznych lub wielobarwnych czcionek z kolorami, które mogłyby zranić oczy, które wymagają okularów, zanim będą mogły odczytać wiadomość.
Zawsze używaj standardowego koloru, który jest czarny, nie używaj często pogrubienia ani kursywy. Unikaj błędów, które czytelnik na pewno złapie. Nie używaj emotikonów, skrótów ani nie dodawaj zastrzeżenia „wysłane z mojego telefonu” w wiadomości e-mail. Jest wysoce nieprofesjonalny i źle cię postrzega.
na koniec sprawdź, czy istnieje blok podpisu, jeśli podałeś poprawne Imię i adres e-mail odbiorcy, przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”.
jak adresować e-mail do nieznanej osoby
niezależnie od tego, czy znasz imię i płeć odbiorcy, ważne jest, aby wiedzieć, które pozdrowienie jest odpowiednie. Określi, czy odbiorca nadal czyta Twoją wiadomość e-mail, czy nie. W tej części artykułu określimy najlepsze sposoby na takie sytuacje i unikniemy przypadku wysyłania tego, czego nie zamierzałeś, do nieznanej osoby.
oto kilka wskazówek, które należy wziąć pod uwagę przy wysyłaniu wiadomości e-mail do nieznanej osoby;
1. Adres odbiorcy po imieniu
najlepszym powitaniem podczas pisania profesjonalnej wiadomości e-mail jest adresowanie odbiorcy po jego imieniu. Jeśli nie znasz płci tej osoby, możesz spróbować dowiedzieć się szczegółów osoby, do której wysyłasz e-mail z firmy.
na przykład możesz użyć „drogi” lub „drogi”, ale nie po wielu wymianach e-mail. Ponadto jest nieco staroświecki i mniej formalny. Dlatego uprzejmym i zmodernizowanym sposobem zwracania się do odbiorcy powinno być „drogie imię” lub ” drogie nazwisko.”
innymi słowy, „droga pani Catherine” lub ” Drogi Panie Jones. W ten sposób brzmisz bardziej formalnie niż staromodny ton.
w przypadku wymiany wiadomości e-mail możesz odpowiedzieć, zwracając się do niego z imieniem, którego użyli w poprzednim e-mailu.
2. Do nieznanej płci
jest to najtrudniejsza część podczas pisania formalnego e-maila. Jeśli nie możesz uzyskać nazwiska odbiorcy, możesz użyć „Szanowny Panie / Pani”, ponieważ jest to mniej osobiste i uprzejme. Był często używany w kontekście afrykańskim. Jest neutralny, więc może być używany nawet jeśli nie znasz płci odbiorcy.
ale jeśli znasz płeć odbiorcy, możesz użyć „DearMadam lub DearSir” w zależności od tego, czy to on, czy ona. Jest to również jedna z najlepszych opcji do użycia, jeśli chodzi zarówno o profesjonalne e-maile, jak i formalne listy.
3. Używanie nazw stanowisk
ma to zastosowanie, gdy znasz nazwę stanowiska odbiorcy. Powinieneś używać tytułów stanowisk, które pasują do stanowiska odbiorcy. Na przykład „Drogi Menedżerze zasobów ludzkich” lub „do menedżera HR”. To mówi odbiorcy, że jesteś w pełni świadomy stanowiska, które zajmują i daje dodatkowy kredyt, gdy jest to dla aplikacji o pracę.
Możesz również użyć nazwy firmy, jeśli nie znasz tytułu odbiorcy. Wyraźnym przykładem jest: „droga firma Incorp.”To pokazuje, że e-mail jest przeznaczony dla firmy. Obrazuje to wiadomość, że wiesz o firmie odbiorcy, a to również daje wyniki, zwłaszcza jeśli chodzi o podanie o pracę.
4. Ogólny adres e-mail
w przypadku wysyłania wiadomości e-mail na ogólny adres e-mail, możesz użyć opcji „do kogo to może dotyczyć”. Brzmi pasywnie i nieco agresywnie; w zależności od kontekstu, w jakim został użyty. W niektórych przypadkach odbiorca może uwierzyć, że to ich nie dotyczy i przestać czytać.
dobrze jest go używać podczas pisania listów motywacyjnych do aplikacji o pracę, ponieważ jest bardzo bezosobowy. Ale jeśli jest przeznaczony do e-maili biurowych, możesz dodać „Thankyouforyourtime” w zdaniu, aby złagodzić ton.
5. Korzystając z mniej formalnych pozdrowień
pod żadnym pozorem, jeśli używasz „cześć”, „pozdrowienia dla” lub „cześć” lub „witaj”, nie są to najlepsze opcje adresowania wiadomości e-mail do nieznanej osoby, zwłaszcza gdy próbujesz pozostać formalny. Możesz ich użyć, jeśli znasz odbiorcę i jeśli jest to nieformalna treść.
jeśli chcesz pozostać mniej formalny lub surowy, powinieneś wybrać „cześć Imie” lub cześć Imie.”Innymi słowy” HelloMrJames ” lub ” HiMrsLaura.”Są to proste i lekkie sposoby na rozpoczęcie wiadomości e-mail. Jeśli odbiorcą jest kobieta i nie jesteś pewien, czy jest ona Zamężna, aby wiedzieć, jakiego tytułu użyć, najlepiej użyć ” Ms, obejmuje to zarówno kobiety zamężne, jak i niezamężne.
podsumowanie
Korzystanie z profesjonalnych pozdrowień jest bardzo ważne, ponieważ jest to pierwsza rzecz, którą odbiorca widzi w Twoim e-mailu. Nie oznacza to, że powinieneś pięknie zacząć swój e-mail i skończyć go okropnie, pozostawiając kwaśny smak w ustach odbiorcy. Używanie właściwej linii zamykania i podpisywania wiadomości e-mail pozostawia właściwe wrażenia, ponieważ jest to ostatnia rzecz, którą czyta odbiorca.
możesz zakończyć słowami „dziękuję”, „dziękuję za poświęcony czas”, „nie mogę się doczekać współpracy z Tobą”, „miłego dnia” lub „czekamy na naszą następną rozmowę”, jako linie końcowe. I z dobrymi podpisami, takimi jak „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „z szacunkiem” lub ” serdecznie, to Twój blok podpisu i twoje pełne imię i nazwisko.
użycie któregokolwiek z tych kończących się wierszy i podpisów będzie uzupełnieniem powitania i wiadomości e-mail. I prawdopodobnie wpłynie to na szybką i pozytywną reakcję.
jakie są Twoje wskazówki dotyczące etykiety e-mailowej i jak adresujesz e-maile do nieznanych odbiorców?
pięć najważniejszych;
- Wybierz swój temat mądrze. Musi być krótki i zwięzły.
- użyj profesjonalnego powitania, zamykania linii i podpisywania.
- bądź przyjazny, formalny i unikaj sarkazmu w całej wiadomości.
- Sprawdź swoją gramatykę, interpunkcję i pisownię.
- często sprawdzaj i odpowiadaj na wiadomości e-mail natychmiast.