Papierkowa robota może być takim bólem głowy. Jednak jest to również integralna część prowadzenia własnej praktyki stomatologicznej.
musisz poradzić sobie z normalnymi zadaniami papierkowymi związanymi z prowadzeniem firmy. Dodatkowo, zajmujesz się dokumentacją medyczną swojego pacjenta. Może to być trudne przy rozważaniu przepisów państwowych i przepisów dotyczących prywatności.
jak wygląda zgodność? Jak długo Gabinet Stomatologiczny musi prowadzić dokumentację pacjenta? Gdzie możesz je trzymać? Kiedy możesz się ich pozbyć, jak to robisz?
aby odpowiedzieć na te pytania, rzućmy okiem.
Dlaczego Karta Dentystyczna Jest Ważna?
kompletna i dokładna dokumentacja stomatologiczna jest bardzo korzystna dla pacjenta. Dzięki tym informacjom dentyści mogą zapewnić najlepszą możliwą opiekę-nawet jeśli nigdy wcześniej nie widzieli pacjenta.
dokumentacja dentystyczna jest również ważna dla Ciebie jako dentysty. Jeśli kiedykolwiek znajdziesz się na niewłaściwym końcu pozwu o nadużycia, możesz przedstawić zapisy jako dowód do obrony.
jeśli kiedykolwiek oglądałeś kryminał w telewizji, to ten znasz. Zęby każdego człowieka są dla nich wyjątkowe. W ten sposób władze mogą wykorzystywać dokumentację dentystyczną do identyfikacji ciał i osób zaginionych.
jak długo Gabinet Stomatologiczny musi prowadzić dokumentację pacjenta?
byłoby miło, gdyby istniała szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie. Niestety nie ma.
nie tylko przepisy różnią się w zależności od stanu, ale także różnią się w zależności od pacjenta. Aby dowiedzieć się konkretnych informacji dla Twojego stanu, należy skontaktować się z Board of Dentistry dla Twojego stanu.
ogólnie rzecz biorąc, większość stanów wymaga przechowywania dokumentacji przez 5 do 7 lat. Jednak rzeczywisty wymóg może wynosić od 2 lat do 10.
należy pamiętać, że Medicare / Medicaid wymaga 5 lat przechowywania do celów rozliczeniowych. W związku z tym, nawet jeśli wymóg państwa jest mniejsza, będziesz musiał prowadzić dokumentację dla pacjentów korzystających z tych usług co najmniej 5 lat.
inne szczególne okoliczności to:
- nieletni: zazwyczaj musisz prowadzić dokumentację przez określony czas po osiągnięciu pełnoletności
- niekompetentny pacjent: zwykle do czasu śmierci pacjenta
- spór o usługę: Nie niszcz rekordu do czasu rozstrzygnięcia sporu, nawet jeśli upłynął okres przechowywania
po uzyskaniu informacji o przechowywaniu dla swojego stanu upewnij się, że cały personel rozumie i przestrzega właściwego protokołu dla każdego typu rekordu. Nie chcesz mieć kłopotów za to, że pozwalasz, by Płyta zapadła się między szczeliny.
Jak Należy Przechowywać Dokumentację Stomatologiczną?
ze względu na obawy dotyczące prywatności nie należy przechowywać dokumentacji dentystycznej w miejscu, w którym inne osoby mogą uzyskać do niej dostęp. Tylko autoryzowany personel, taki jak pracownicy biura, może mieć dostęp do tych rejestrów.
Większość gabinetów stomatologicznych jest na tyle mała, że przechowywanie dokumentacji na miejscu w formie papierowej jest łatwe i praktyczne. Muszą być jednak przechowywane w bezpiecznym miejscu.
przepisy dotyczące prywatności nie nakazują przechowywania zapisów w zamykanych szafkach. Pamiętaj jednak, że twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że nieupoważnione osoby nie mają dostępu do danych.
tak więc duże instytucje mogą stwierdzić, że bezpieczniej jest przechowywać rekordy w zamkniętych szafach. Większość gabinetów stomatologicznych jest jednak niewielka i niewiele osób ma dostęp do gabinetów. Możesz przeprowadzić własną ocenę ryzyka i określić, jaka metoda przechowywania jest odpowiednia dla twojej praktyki.
Co Jeśli Zabraknie Mi Miejsca?
po kilku latach pracy w biznesie (lub jeśli twoja praktyka jest oszałamiającym sukcesem!) może zacząć brakować miejsca do przechowywania. W takim przypadku masz kilka opcji tworzenia dodatkowej przestrzeni.
pierwszym i najłatwiejszym rozwiązaniem jest po prostu wynajęcie magazynu poza siedzibą firmy. Upewnij się, że wybrany obiekt jest bezpieczny i wystarczająco blisko, aby ułatwić dostęp. Możesz tam przechowywać nieaktywne rekordy pacjentów, aby zwolnić miejsce dla aktywnych w lokalnym magazynie. Kliknij, aby uzyskać więcej informacji.
innym sposobem na zaoszczędzenie miejsca jest konwersja rekordów na mikrofilm. Mikrofilm (lub mikrofisza) zajmuje o wiele mniej miejsca niż papierowe zapisy.
Możesz również zdecydować się na usługę przechowywania rekordów. Ta metoda będzie kosztować sporo pieniędzy przez lata. Ponadto musisz upewnić się, że odpowiednie formularze i umowy są wypełnione w celu zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności.
elektroniczna pamięć masowa to kolejna świetna opcja. Musisz upewnić się, że starannie wybierasz usługę przechowywania. Nigdy nie zostawiaj kartotek pacjenta narażonych na atak hakera. Pamiętaj, że jesteś odpowiedzialny za ich poufność i integralność.
Jak pozbyć się dokumentacji dentystycznej
ze względu na obawy dotyczące prywatności nie możesz po prostu wyrzucić dokumentacji dentystycznej do kosza i nazwać ją dobrą. Musisz przestrzegać określonego protokołu i upewnić się, że informacje Twojego pacjenta są poufne. To prawda, nawet jeśli pacjent, którego akta się pozbywasz, nie żyje.
najczęstszym sposobem zapewnienia całkowitego zniszczenia rekordów jest ich niszczenie. Niektóre praktyki decydują się zrobić to sami, podczas gdy inni zlecają pracę profesjonalnej firmie niszczącej. Pamiętaj, że podobnie jak w przypadku firmy zajmującej się przechowywaniem danych, potrzebujesz umowy o ochronie prywatności.
na wypadek, gdybyś myślał, że przydomowe ognisko to dobra metoda niszczenia, damy Ci znać, że tak nie jest. Radiografy w dokumentacji dentystycznej uwalniają metale po spaleniu, co nie jest zdrowe dla ciebie ani dla środowiska.
zamiast tego, zarabiaj trochę dodatkowej gotówki, odzyskując i sprzedając zawartość srebra z tych starych promieni rentgenowskich.
jak długo Gabinet Stomatologiczny musi przechowywać dokumentację pacjentów? Mamy nadzieję, że pomogliśmy wyjąć z niej tajemnicę.
poznaj konkretne terminy z twojego stanu i postępuj zgodnie z naszymi praktycznymi wskazówkami dotyczącymi przechowywania i przechowywania. Odpowiedni protokół zapewni, że nie otworzysz swojej praktyki dentystycznej na problemy związane z ochroną prywatności.
nie zapomnij sprawdzić reszty naszego bloga, aby uzyskać więcej świetnych wskazówek i wskazówek dotyczących prowadzenia najlepszej możliwej praktyki dentystycznej!