przez Non-Profit Risk Management Center
czy w przypadku konieczności złożenia wniosku o odszkodowanie, możesz szybko uzyskać wszystkie polisy ubezpieczeniowe, które mogą obejmować incydent, w tym wygasłe roszczenia?
polisy ubezpieczeniowe obejmują zdarzenia, które są objęte roszczeniami przedstawionymi przewoźnikowi w pewnym momencie w przyszłości. W momencie wystąpienia zdarzenia powodującego roszczenie pierwotna polisa ubezpieczeniowa obejmująca to zdarzenie mogła wygasnąć, a nowa polisa może zawierać inne postanowienia. Pytania, które należy sobie zadać, to: „która polityka ma zastosowanie—stara czy nowa? A co dokładnie zapewnia odpowiednia polityka?”
czasami roszczenie o odpowiedzialność, które ma miejsce w okresie polisy, nie zostanie wykryte przed wygaśnięciem polisy, być może po latach. Najlepszym przykładem takiego roszczenia o długi ogon jest strata z oszustwa, które jest objęte polisą ubezpieczeniową. Oszustwo może mieć miejsce przez lata i zostać wykryte dopiero na długo po wygaśnięciu polisy.
brakujące Zasady
co jeśli nie możesz znaleźć wygasłych zasad? Czy możesz liczyć na to, że twój broker lub agent będzie miał pod ręką kopię? W zaskakującej liczbie przypadków nawet firmy ubezpieczeniowe nie mogą zlokalizować kopii wygasłych Polis. Firmy, które nie robią nic poza archeologią, aby znaleźć papierowy ślad na poparcie takich twierdzeń, radzą sobie całkiem dobrze. Ale po co wydawać pieniądze po fakcie, kiedy można umieścić prosty system w miejscu, które będzie utrzymać swoje zasady zorganizowane i dostępne?
Zasady archiwizacji
solidne praktyki zarządzania ryzykiem nakaz posiadania systemu zgłaszania wygasłych zasad, ale jak długo wygasłe zasady powinny być przechowywane w szafie akt?
przepisy stanowe
przepisy stanowe różnią się, ale zazwyczaj wymagają od agentów ubezpieczeniowych przechowywania kopii Polis swoich klientów przez 6-7 lat. Ponieważ organizacja non-profit nie zawsze może liczyć na dostęp do plików agenta ubezpieczeniowego w razie potrzeby, każda organizacja non-profit powinna również przechowywać kopie wygasłych Polis.
rekomendacje NRMC
Centrum Zarządzania Ryzykiem Organizacji Non-Profit zaleca, aby Polityka przechowywania dokumentów organizacji non-profit wymagała trwałego utrzymania wszystkich polis poza roszczeniami. Teraz, gdy polisy są dostępne elektronicznie (możesz skanować polisy do systemu komputerowego lub poprosić przewoźnika ubezpieczeniowego o dostarczenie polisy w formacie elektronicznym), przechowywanie zajmuje znacznie mniej fizycznego miejsca. Zamiast przepełnionych szafek na pliki lub regałów wypełnionych 3-ringowymi segregatorami, możesz zapisywać zasady na swoim serwerze. Oczywiście będziesz mieć system kopii zapasowych dźwięku w miejscu, będzie archiwizować papierowe kopie zasad poza siedzibą i informować kluczowych pracowników biurowych lub kluczowych wolontariuszy, gdzie kopie zapasowe i papierowe są utrzymywane. Będziesz także chciał uruchomić testy nośnika kopii zapasowej, aby upewnić się, że są one w stanie przywrócić je w sytuacji awaryjnej.