Zaktualizowano wrzesień 2020
pytanie HR:
ostatnio otrzymaliśmy wiele życiorysów – niektóre były dla stanowisk, które opublikowaliśmy, a niektóre są niezamawiane. Czy musimy przechowywać wszystkie te życiorysy, a jeśli tak, to jak długo musimy przechowywać życiorysy i aplikacje?
odpowiedź HR:
najpierw omówmy, co zrobić z niechcianymi życiorysami. Nie jesteś zobowiązany do przechowywania niechcianych życiorysów, jednak ważne jest, aby być konsekwentnym ze swoim podejściem. W przypadku jakichkolwiek niezamówionych życiorysów, które użytkownik przechowuje do dalszego rozważenia, najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie wszystkich niezamówionych życiorysów przez ten sam czas, przez jaki użytkownik przechowuje zamówione życiorysy.
W przypadku CV i aplikacji, które otrzymałeś w związku z otwarciem pracy, Istnieje kilka przepisów federalnych, które wymagają od pracodawców zachowania aplikacji o pracę i powiązanych dokumentów przez okres jednego do dwóch lat od daty decyzji o zatrudnieniu (data, w której stanowisko zostało wypełnione, a nie wysłane). Pracodawcy są odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów federalnych, zgodnie z którymi są objęte, a także za wszelkie wymagania umowne, które mogą mieć (tj. umowy unijne), które mogą wymagać dodatkowego czasu na prowadzenie dokumentacji.
kolejną ważną pozycją, na którą należy zwrócić uwagę w odniesieniu do ewidencji kandydatów, jest to, że musisz utrzymywać nie tylko aplikacje o zatrudnienie na stanowisko, ale całą dokumentację zatrudnienia. Zapisy zatrudniania mogą obejmować takie rzeczy jak aplikacje, CV, narzędzia przesiewowe i oceny, kontrole przeszłości i kontrole referencyjne. Wszystko, czego używasz, aby pomóc ci w podjęciu decyzji o zatrudnieniu, jest uważane za część Twojej dokumentacji zatrudnienia.
główne przepisy federalne, które dotyczą wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji zatrudnienia obejmują:
- Tytuł VII ustawy o Prawach Obywatelskich z 1964 r. – zobowiązuje pracodawców do prowadzenia różnych rejestrów zatrudnienia, w tym podań o pracę, przez okres jednego roku od daty otrzymania wniosku.
- dyskryminacja ze względu na wiek w ustawie o zatrudnieniu – wymaga od pracodawców zachowania wniosków o zatrudnienie przez rok. Istnieje jednak język, który wskazuje, że jeśli wiesz, że wnioskodawca ma ponad 40 lat, powinieneś zachować go tak długo, jak dwa lata.
- Ustawa o Amerykanach niepełnosprawnych-wymaga od pracodawców przechowywania podań o pracę i dokumentów przez rok. Istnieją pewne różnice w zależności od tego, czy wnioski są zamówione, czy niezamawiane, ale maksymalny okres przechowywania wynosi dwa lata.
- zarządzenie wykonawcze 11246-jeśli jesteś wykonawcą rządowym i masz mniej niż 150 pracowników lub umowę o wartości co najmniej 150 000 USD, musisz zachować te zapisy przez rok. Jeśli masz co najmniej 150 pracowników lub więcej i Umowę w wysokości 150 000 USD, jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dwa lata. Jeśli masz CV pod ręką z poprzedniego wyszukiwania i zdecydujesz się rozważyć to dla nowej pozycji miesięcy w dół drogi, trzeba będzie zachować to CV lub aplikacji na czas wymagany na podstawie ostatniego przeglądania dokumentu (tj., 1-2 lata po dacie wypełnienia drugiej pozycji).
słowo ostrzeżenia-w przypadku oskarżenia o dyskryminację lub bezprawnej praktyki zatrudnienia skierowanego przeciwko pracodawcy, wnioski o zatrudnienie należy przechowywać do czasu rozstrzygnięcia sprawy. Może to być trudne, jeśli ktoś twierdzi, że dyskryminacja, ponieważ nie dostał promocji; pracodawca jest zobowiązany do przechowywania wszystkich wniosków otrzymanych w tej promocji do czasu rozstrzygnięcia roszczenia. Przy długim procesie sądowym może to być dłuższy czas.
ogólnie rzecz biorąc, dobrą praktyką jest przechowywanie życiorysów i wniosków osób nie zatrudnionych przez dwa lata od daty zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko (tj. od momentu rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika). Pamiętaj, aby skonsultować się z przepisami stanowymi oprócz przepisów federalnych przy określaniu czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
prowadzenie rejestrów może być trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy próbujesz wyczyścić stare rekordy i zachować odpowiednie, aby zachować zgodność. strategic HR Sp. z o. o. rozumie swoją frustrację i ma wiele wypróbowanych i zaufanych porad na temat prowadzenia rejestrów – w tym poręczny punkt odniesienia do prowadzenia rejestrów, który pomoże Ci zdecydować, co zachować, a co wrzucić. Odwiedź nasze usługi Legal Compliance & Recordkeeping, aby dowiedzieć się więcej o sposobach, w jakie możemy pomóc w uporządkowaniu dokumentacji zatrudnienia.