ważne jest prowadzenie dokumentacji nieruchomości z wielu powodów finansowych i prawnych. Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumenty podatkowe, przyszłe wnioski kredytowe czy dokumenty prawne, musisz upewnić się, że masz dostęp do fizycznej kopii odpowiednich informacji. Ale nie ma ostatecznej zasady, jak długo przechowywać dokumentację nieruchomości: istnieje wiele różnych rodzajów dokumentów, a niektóre z nich trzeba zachować tylko przez określony czas.
jakie rejestry należy prowadzić?
istnieją dwie główne kategorie ewidencji majątkowej, które powinny być przechowywane: ewidencja stała i tymczasowa.
ewidencja stała
ewidencja stała to te, które należy przechowywać przez cały czas pobytu w nieruchomości. Tego rodzaju dokumenty obejmują:
- Opłata skarbowa podatek gruntowy
- podatek od transakcji gruntowych (dostępny tylko w Walii)
- umowa kupna-sprzedaży
- pisma i dokumenty Radcy Prawnego
- dokumenty hipoteczne
- umowa sprzedaży
tymczasowe zapisy
ewidencja czasowa dotyczy prowadzenia nieruchomości, a także rachunków, rachunków i faktur dotyczących nieruchomości. Należą do nich:
- opłaty Radcy Prawnego
- Kontrola bezpieczeństwa gazu i energii elektrycznej
- spłata odsetek od kredytu hipotecznego
- podatki od Rady i rachunki za media
- dokumenty ubezpieczenia majątkowego
- ogólne naprawy i konserwacje
Jeśli korzystasz z budynku do celów innych niż domowe (jak sklep, biuro lub magazyn, na przykład) prawdopodobnie będziesz musiał zapłacić stawki biznesowe. Są to ewidencje podatkowe, które warto również przechowywać przez czas użytkowania nieruchomości.
jak długo należy prowadzić ewidencję nieruchomości?
tymczasowe rejestry powinny być przechowywane przez trzy do siedmiu lat, ponieważ pomoże Ci to utrzymać zarządzanie hipoteką (jeśli ją posiadasz) i ogólnie nieruchomością.
przechowywanie wszystkich zapisów w formie cyfrowej może być kuszące, ale ważne jest, aby zachować oryginały w formacie papierowym. Jeśli musisz iść do sądu za coś związanego z nieruchomością, będziesz potrzebował wydruków wszystkich tych dokumentów.
ważne jest również przechowywanie wszystkich kopii w bezpiecznym miejscu, które obejmuje alarmy intruzów, wykrywanie pożaru i monitoring. Jeśli nie jest to obiekt dostępny od razu, możesz poprosić prawników, aby umieścili Twoje dokumenty w bezpiecznym przechowywaniu lub możesz zlecić usługę zarządzania dokumentami. Powinny być również utrzymywane w porządku chronologicznym dla łatwiejszego wyszukiwania.
zarządzanie dokumentami nieruchomości
przyzwyczajenie się do dobrego zarządzania dokumentami może zająć trochę czasu. Musisz utworzyć miejsce do przechowywania danych oraz harmonogram przechowywania i ewentualnego niszczenia. Na początku każdego miesiąca poświęć trochę czasu na sortowanie i składanie nowych rekordów, biorąc pod uwagę, czy są one trwałe, czy tymczasowe i czy można je przechowywać na czas nieokreślony lub czy będą musiały być regularnie odzyskiwane.
jeśli zamierzasz przechowywać swoje dokumenty przez długi czas, warto zainwestować w specjalistyczne skrzynki archiwalne, aby chronić swoje dokumenty. Jeśli zamierzasz tworzyć tylko kopie elektroniczne, przynajmniej upewnij się, że tworzysz wiele kopii zapasowych plików. Należy jednak powtórzyć, że w miarę możliwości należy zachować fizyczne kopie oryginalnych dokumentów.
jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat zarządzania dokumentacją nieruchomości, skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. zarządzania dokumentacją i skanowania dokumentów w Access Records Management już dziś. Możemy pomóc w zarządzaniu i przechowywaniu wszystkich danych, od nieruchomości przez firmy po osobiste.
październik 24, 2019
październik 21, 2019
Październik 14, 2019
wrzesień 27, 2019