wraz ze zbliżającym się końcem roku podatkowego Wiele osób weźmie udział w ostatniej chwili, aby znaleźć wszystkie dokumenty wspierające odliczenia, które chcieliby ubiegać się o ten czas podatkowy. Jeśli zostaliście zorganizowani i trzymacie wszystko, czego potrzebujecie, w schludnym, uporządkowanym pliku, gratulacje. Ale jeśli spędziłeś 11 miesięcy w roku całkowicie ignorując podatki, możesz teraz mieć problemy z znalezieniem paragonów i faktur za wiele rzeczy, o które mogłeś się ubiegać. Ponieważ ATO wymaga uzasadnienia w celu umożliwienia odliczenia, oto nasz przewodnik dotyczący prowadzenia dokumentacji podatkowej.
reguła pisemnego dowodu-zapisy, które musisz zachować dla roszczeń o wartości przekraczającej $300
musisz mieć pisemny dowód, aby udowodnić swoje roszczenia dotyczące odliczenia, jeśli całkowite roszczenia przekraczają $ 300. Zapisy, które przechowujesz, muszą udowodnić całkowitą kwotę, a nie tylko kwotę ponad $300.
limit 300 usd nie ma zastosowania do wniosków o przyznanie dodatku na samochód, dodatek na posiłek, dodatek na pokrycie kosztów transportu i dodatek na podróż. Istnieją specjalne pisemne Zasady dowodowe dla tych roszczeń (takie jak dziennik dla zasiłków samochodowych).
co jeśli moje roszczenie jest mniejsze niż $300?
jeśli całkowita kwota roszczenia wynosi 300 USD lub mniej, musisz być w stanie pokazać, jak obliczyłeś swoje roszczenia, ale nie potrzebujesz pisemnego dowodu.
istnieje powszechne błędne przekonanie, że możesz automatycznie ubiegać się o odliczenia o wartości 300 usd, bez martwienia się o ich udowodnienie. Nie o to chodzi. Jeśli faktycznie nie ponosisz wydatków i nie możesz pokazać, w jaki sposób obliczyłeś kwotę swojego odliczenia, nie możesz złożyć roszczenia.
co to jest dowód pisemny?
dowodem pisemnym może być:
1. Dokument (taki jak faktura lub paragon) od dostawcy towarów lub usług, wykazujący:
• nazwa dostawcy
• wysokość kosztów• datę poniesionego wydatku
• datę dokumentu
2. Dowody, które sam zarejestrowałeś:
• w przypadku wydatków o wartości 10 USD lub mniejszej, gdy suma tych wydatków wynosi 200 USD lub mniej, lub gdy nie udało ci się uzyskać pisemnego dowodu – na przykład w przypadku opłat za przejazd lub opłat parkingowych, gdy nie możesz uzyskać paragonu.
• twoje zapisy muszą zawierać te same dane, Co dokument od dostawcy, jak opisano powyżej.
w większości przypadków preferowanym środkiem uzasadniającym jest faktura lub paragon zakupu, ale w niektórych przypadkach akceptowalnym uzasadnieniem może być wyciąg z banku lub karty kredytowej.
jak długo trzeba przechowywać dokumentację?
musisz przechowywać swoje pisemne dowody przez pięć lat od dnia 31 października następującego po zakończeniu roku podatkowego lub, jeśli złożysz później, przez pięć lat od daty złożenia zeznania podatkowego. Jeśli pod koniec tego okresu jesteś w sporze z ATO, który dotyczy kosztów pracy, musisz zachować odpowiednią dokumentację do czasu rozstrzygnięcia sporu.
w przypadku amortyzacji aktywów, musisz prowadzić ewidencję za cały okres, w którym wnioskujesz o odliczenie spadku wartości tych aktywów. Musisz zachować swoją dokumentację przez kolejne pięć lat od daty ostatniego roszczenia. Pięć lat rozpoczyna się 31 października po zakończeniu roku podatkowego lub, jeśli złożysz później, od dnia złożenia zeznania podatkowego. Okres ten jest przedłużany, jeżeli po upływie pięciu lat użytkownik jest w sporze z ATO dotyczącym składnika aktywów amortyzujących.
jeśli korzystasz z informacji z ewidencji w późniejszym zeznaniu podatkowym, być może będziesz musiał prowadzić dokumentację dłużej. Tak więc, jeśli przenosisz stratę podatkową, musisz zachować dokumentację do końca dowolnego okresu weryfikacji zeznania podatkowego, w którym strata jest w pełni odliczona.
jeśli posiadasz składnik aktywów, który będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem od zysków kapitałowych z tytułu zbycia, będziesz musiał prowadzić ewidencję obejmującą cały okres posiadania do 5 lat od złożenia zeznania podatkowego rejestrującego zbycie składnika aktywów.
papierowa czy elektroniczna kopia?
tradycyjnie podatnicy prowadzą dokumentację papierową na poparcie swoich roszczeń, ale ATO zezwala na przechowywanie kopii elektronicznych. Biorąc pod uwagę, że dokumentacja papierowa jest łatwo utracona – i często z czasem zanika – przechowywanie kopii elektronicznych (takich zdjęć na urządzeniu mobilnym) może być bardziej wydajne, pod warunkiem, że zapewnisz regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentacji elektronicznej w bezpiecznym miejscu. Na rynku dostępne są aplikacje, które umożliwiają bezpieczne przechowywanie kopii rekordów.