przetarg jest prawdopodobnie najbardziej powszechny w sektorze publicznym, z uniwersytetami, radami, szpitalami i departamentami rządowymi regularnie wykorzystującymi go do zamawiania towarów i usług-niezależnie od tego, czy chodzi o catering i bezpieczeństwo, czy sprzęt IT i marketing cyfrowy.
istnieje również wiele ekscytujących możliwości współpracy z dużymi korporacjami z sektora prywatnego, szczególnie w budownictwie, które w dużej mierze polega na wykonawcach i podwykonawcach przy realizacji projektów.
jeśli nie masz doświadczenia w procedurach przetargowych, podjęcie pierwszych kroków może wydawać się trudne. Powodem, dla którego istnieje tak wiele firm oferujących pisanie ofert, jest to, że potrzeba czasu i umiejętności, aby to zrobić. Ale wiele małych firm widziało, że ich fortuny zmieniły się, gdy zabezpieczają nowe i powtarzają działalność jako zatwierdzony dostawca, więc twoje wysiłki mogą się opłacić.
niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zatrudnić kogoś do napisania oferty, czy też planujesz zrobić to sam, ten poradnik pokaże Ci, jak złożyć ofertę pracy.
co to jest przetarg?
przetarg jest formalnym procesem, w którym przedsiębiorstwa są zapraszane do składania ofert na zamówienia od organizacji sektora publicznego lub prywatnego, które na bieżąco potrzebują konkretnych umiejętności do realizacji projektu lub towarów i usług.
niewiele organizacji ma możliwości robienia wszystkiego we własnym zakresie, dlatego warto zlecić to osobom, które mają zasoby i wiedzę, aby dostarczyć je w ich imieniu. Firmy zawsze szukają specjalistów, którzy mogą im pomóc we wszystkim, od budowy strony internetowej po drogę.
procedura przetargowa ma być uczciwa i przejrzysta. Gdy projekty są finansowane ze środków publicznych lub w grę wchodzą po prostu duże kwoty, organizacje muszą uzyskać najlepszy stosunek jakości do ceny dla podatników lub zainteresowanych stron i wykazać, że nie udzieliły zamówień niesprawiedliwie.
przetargi nie ograniczają się również do dużych firm – MŚP stanowią ponad 99,9% przedsiębiorstw, a rząd zobowiązał się wydać jedną trzecią swojego budżetu na zamówienia do 2022 r.
procedura przetargowa wyjaśniona
jedną dobrą rzeczą w przetargach jest to, że nie potrzebujesz tratwy kontaktów biznesowych, aby wygrać pracę – wyszukiwanie online da ci dobry pomysł na dostępne opcje.
rząd Wielkiej Brytanii prowadzi usługę wyszukiwania Kontraktów dla każdego obecnego lub przyszłego kontraktu sektora publicznego o wartości przekraczającej £10,000. Możesz wyszukiwać najnowsze możliwości w oparciu o swoją branżę, lokalizację, wartość, a nawet o to, czy jest ona odpowiednia dla MŚP.
rządowa strona internetowa, oprócz Wyszukiwarki kontraktów, sugeruje inne kierunki, w tym przetargi na pracę w UE, rynek cyfrowy dla dostawców usług cyfrowych i inicjatywę badawczą Small Business Research Initiative (Sbri). Dobrym pomysłem jest również skontaktowanie się z lokalną radą, aby dowiedzieć się, jak stać się zatwierdzonym dostawcą i poszukać ogłoszeń w odpowiednich publikacjach branżowych.
Kontrakty sektora publicznego dla Szkocji, Walii i Irlandii Północnej pojawiają się na oddzielnych stronach internetowych, Zamówienia publiczne Szkocja, sprzedaj 2 Walia I eSourcing NI i eTenders NI.
w przeciwieństwie do sektora publicznego, nie ma punktu kompleksowej obsługi dla pracy z sektorem prywatnym. Możesz dowiedzieć się o możliwościach podczas wydarzeń, na stronach internetowych firm, w publikacjach branżowych lub kontaktując się bezpośrednio z firmami. Ważne jest, aby być proaktywnym, więc poświęć czas na nawiązywanie kontaktów, budowanie profilu firmy w odpowiednich publikacjach i upewnij się, że Twoja strona internetowa i kanały mediów społecznościowych odzwierciedlają Twoje możliwości.
jak w przypadku wszystkiego, co isit opłaca się być strategicznym, ponieważ podejście rozproszone zje tylko twoje zasoby bez dostarczania wyników. Poszukaj kontraktów, które pasują do Twoich umiejętności i doświadczenia, aby dać sobie najlepszą szansę na znalezienie się na krótkiej liście.
równie ważne jest ustalenie, jaką wartość przyniesie kontrakt Twojej firmie – w końcu nie ma sensu zabezpieczać projektu, jeśli tylko pokrywasz swoje koszty.
zastanów się, jakie zasoby będziesz potrzebować, aby wykonać pracę na wysokim poziomie i czy będziesz musiał zainwestować w dodatkowy personel, w tym pracowników tymczasowych i nowy sprzęt.
Sprawdź nie zostaniesz automatycznie wykluczony, ponieważ nie masz odpowiednich umiejętności, kwalifikacji lub akredytacji zawodowych i, w stosownych przypadkach, uwzględniasz koszty podróży do lokalizacji klienta. Niektóre organizacje, takie jak Rady, proszą cię o rejestrację online przed licytacją, więc określ swoje kluczowe perspektywy i załóż konto, aby zaoszczędzić czas i dowiedzieć się o najnowszych projektach w ofercie.
w ramach procesu przetargowego zarówno organizacje sektora publicznego, jak i prywatnego prawdopodobnie sprawdzą ocenę kredytową Twojej firmy, aby zobaczyć, jak stabilna jest finansowo firma. Słaba ocena kredytowa jest znakiem ostrzegawczym, że możesz nie być w stanie spełnić swoich obietnic, ponieważ nie możesz zapłacić własnym dostawcom.
czasami pozornie drobne niedopatrzenie, takie jak nie aktualizowanie danych w Companies House, może obniżyć Twój wynik i postawić cię w niekorzystnej sytuacji. Przeprowadź kontrolę kondycji finansowej swojej firmy, korzystając z usługi My Business Profile Experian przed licytacją, a natychmiast zobaczysz, jakie czynniki wpływają na twój wynik i zaczniesz go poprawiać.
na koniec zdecyduj, czy napiszesz swoją ofertę we własnym zakresie, czy zlecisz profesjonalistom zrobienie tego za Ciebie. Chociaż może się wydawać bardziej opłacalne, aby zrobić to sam, pamiętaj, że możesz przekierowywać zasoby z pracy podlegającej opłacie i może brakować doświadczenia, aby skutecznie oferować. Zatrudnianie profesjonalisty może zwiększyć twoje szanse, ale jest to również dodatkowy wydatek, który zapewnia Zwroty tylko wtedy, gdy zabezpieczysz umowę.
jak przebiega proces przetargowy?
Zasadniczo istnieją dwa rodzaje przetargów-otwarty i ograniczony.
czym są przetargi otwarte?
przetarg nieograniczony polega na udzieleniu odpowiedzi na reklamowaną okazję, następnie zespół zamówień wysyła zaproszenie do składania ofert (ITT) lub zapytanie ofertowe (Request for Proposal).
co to są oferty ograniczone?
przetarg ograniczony jest zazwyczaj dwuetapowy, w którym zainteresowane strony są umieszczane na krótkiej liście za pomocą kwestionariusza wstępnego kwalifikacji (PQQ). Zwykle dzieje się tak dlatego, że organizacja otrzymuje dużą liczbę aplikacji i musi szybko zidentyfikować tych, którzy spełniają ich wymagania. Zazwyczaj zostaniesz poproszony o przesłanie informacji korporacyjnych i finansowych, a także szczegółowych informacji na temat swojego doświadczenia, umiejętności, zdolności i standardów jakości. Chociaż wypełnienie PQQ może wydawać się kolejną obręczą do przeskoczenia, możesz zaoszczędzić czas na licytowaniu pracy, do której Twoja firma nie kwalifikuje się.
pisanie dokumentu przetargowego
niezależnie od tego, czy zdałeś PQQ, czy zostałeś zaproszony do bezpośredniego przetargu, twój dokument przetargowy jest szansą na bardziej szczegółowe zaprezentowanie swoich możliwości i przyćmienie konkurencji. Jasno określ, jaką wartość możesz dodać i upewnij się, że Twoje oświadczenie jest zwięzłe, bez skracania szczegółów.
jest rzeczą oczywistą, że powinieneś odpowiedzieć na każde pytanie i podać niezbędne informacje, takie jak koszty, ramy czasowe, doświadczenie i sposób realizacji projektu. Będziesz także musiał podać dodatkowe informacje, takie jak certyfikat ISO. Chociaż niekoniecznie możesz stracić, jeśli nie masz tego certyfikatu, możesz stracić, jeśli inni oferenci tak.
przy większości ciężkiej pracy należy uważać, aby nie upaść na ostatniej przeszkodzie. Daj sobie dużo czasu i poproś przynajmniej jedną osobę, której ufasz, o udowodnienie dokumentacji przetargowej pod kątem czytelności oraz błędów ortograficznych i gramatycznych. Zawsze uzasadniaj swoje roszczenia dowodami i pamiętaj, że pracujesz w ścisłym terminie, więc upewnij się, że wniosek dotrze na czas lub zostanie odrzucony.
co dalej?
po złożeniu oferty możesz tylko poczekać, aż usłyszysz, czy wygrałeś, czy nie. ITT (zaproszenie do składania ofert) określa system punktacji, który będzie wykorzystywany do oceny wniosków i jest ogólnie podzielony między cenę i jakość – na przykład 60% wagi ceny i 40% jakości. Powszechnie stosowanym systemem punktacji jest tzw. oferta najkorzystniejsza ekonomicznie (mięso).
po podjęciu decyzji przez zespół zakupowy, zwycięska firma zostaje skontaktowana i rozpocznie pracę nad projektem, zgodnie z uzgodnionym harmonogramem.
jednak staraj się nie zniechęcać, jeśli nie wygrałeś kontraktu, zwłaszcza przy pierwszej próbie. Konkurencja jest ostra, a pisanie ofert, jak widzieliśmy, jest umiejętnością, która może potrwać lata, aby doskonalić. Zamiast tego zastanów się, co możesz zrobić lepiej w przyszłości i zawsze poproś o informacje zwrotne – coś, co organizacje sektora publicznego muszą dostarczyć w ciągu 15 dni.
konstruktywna informacja zwrotna daje impuls do wprowadzania ulepszeń w całej firmie i informuje o działaniach przetargowych, ustawiając Cię na drodze do przyszłych wygranych.
Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, w jaki sposób usługa Experian My Business Profile może pomóc poprawić ocenę kredytową przed rozpoczęciem procesu przetargowego.