jednym ze sposobów na poprawę wydajności zarządu jest lepsze minutowanie. Co sprawia, że minuty są dobre? Od reżyserów słyszymy, że dobre minuty są krótkie, łatwe do skanowania i odwoływania się do nich.
sporządzanie jasnych i zwięzłych notatek ze spotkań ma kluczowe znaczenie dla celów zgodności, a także dla przyszłych referencji członków zarządu. W końcu protokoły z posiedzeń zarządu nie tylko podsumowują spotkania – są one pisemnym zapisem, który zapewnia również uczestnikom zrozumienie działań, które mają być podjęte w wyniku.
ale jeśli jesteś nowy w roli przyjmującego minuty lub chcesz poprawić skuteczność protokołów ze spotkań, może być trudno wiedzieć, od czego zacząć. Dowiedz się, jak tworzyć jasne, zwięzłe i cenne protokoły ze spotkań z naszym kompletnym przewodnikiem, który zawiera:
- 10 proste kroki, jak robić protokoły na posiedzeniu zarządu
- szablon posiedzenia zarządu protokół
- przykładowe protokoły posiedzenia zarządu
- 6 praktycznych wskazówek dla bardziej skutecznych protokołów zarządu
10 proste kroki, jak robić protokoły na posiedzeniu Rady
zrozumieć swoją rolę & Zasady twojego zarządu
zanim zaczniesz, powinieneś mieć jasne zrozumienie oczekiwań związanych z Twoją rolą jako przyjmującego minuty spotkania. Zapoznaj się z zasadami porządku Roberta i konkretnymi zasadami zarządu, a następnie wyjaśnij wszystko, czego nie jesteś pewien z przewodniczącym rady lub menedżerem.
przygotuj szablon protokołu z wyprzedzeniem
przygotowanie szablonu z wyprzedzeniem może pomóc w utrzymaniu porządku podczas robienia minut podczas spotkania zarządu. Może znacznie ułatwić notatki ze spotkań i pomoże zaoszczędzić czas, wiedząc, jakie sekcje i informacje będą musiały zostać wypełnione. Użycie spójnego formatu pozwala również stand-Inowi śledzić ten sam skuteczny szablon dla znanych minut każdego spotkania.
aby przygotować szablon, w miarę możliwości uzyskaj porządek obrad Rady. Następnie zacznij budować następujące sekcje z posiadanymi informacjami:
- Rodzaj posiedzenia, takie jak zwykłe lub specjalne
- Data, godzina i miejsce posiedzenia
- Nazwa przewodniczącego i sekretarza zarządu
- nazwiska oczekiwanych uczestników, w tym prelegentów i gości
- przegląd poprzednich protokołów i wyników posiedzenia zarządu
- wszystkie punkty porządku obrad
- planowana godzina przerwy
- wszelkie planowane sesje wykonawcze/przed kamerą
jeśli są jakieś materiały uzupełniające, takie jak raporty lub materiały informacyjne zawarte w porządku obrad, zanotuj je w odpowiednich sekcjach.
potrzebujesz szablonu, aby rozpocząć? Pobierz szablon protokołu posiedzenia Zarządu Aprio tutaj.
Przynieś potrzebne materiały na posiedzenie zarządu
niektórzy sekretarze zarządu wolą używać laptopa do robienia protokołów ze spotkań, podczas gdy inni wolą staromodny długopis i papier. Niezależnie od preferencji, upewnij się, że pakujesz i przygotowujesz niezbędne rzeczy, w tym notebook, przewód zasilający, długopis itp. Możesz również upewnić się, że masz metodę tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby pierwsza opcja nie powiodła się.
jak robić protokół na spotkanie – podczas posiedzenia zarządu
Uwaga frekwencja na posiedzeniu zarządu
w zależności od preferencji zarządu, weź udział bezpośrednio przed rozpoczęciem posiedzenia zarządu lub na samym jego początku. Niektóre typowe metody przyjmowania obecności obejmują wykreślanie nazwisk na szablonie protokołu z posiedzenia zarządu lub krążenie arkusza logowania.
zwróć uwagę na dyrektorów, którzy spóźnią się. Ważne jest, aby dokładnie policzyć, kto był, a kto nie był obecny dla każdego ruchu.
Wypełnij swój szablon w miarę postępu posiedzenia zarządu
w miarę postępu posiedzenia zarządu wypełnij swój szablon protokołu posiedzenia zarządu. Możesz uporządkować swoje notatki, zapisując numer punktu porządku obrad, któremu odpowiada każda minuta. Ułatwi to przygotowanie sfinalizowanego dokumentu meeting minutes po spotkaniu.
do każdego punktu porządku obrad wymagającego decyzji należy zwrócić uwagę:
- podjęte działania i w jakim czasie
- dokładne sformułowanie złożonych wniosków, wynik i osoba, która złożyła wniosek
- dyrektorzy, którzy głosowali za, przeciw lub wstrzymali się od głosu w każdym z wniosków
- wszelkie konflikty interesów i sposób ich postępowania
pamiętaj, aby również Zapisz, czy zatwierdzono protokoły z poprzednich spotkań, punkty porządku i odwołania, wszelkie nowe sprawy i wszelkie sesje wykonawcze. Należy pamiętać, że protokoły z posiedzeń nie są brane podczas sesji wykonawczych, ale ważne jest, aby mieć zapis ich wystąpienia.
pozwól swojemu szablonowi kierować swoimi minutami, a podczas pisania staraj się skupić na krytycznych punktach, będąc jednocześnie jak najbardziej obiektywnym i jasnym. Warto skupić się na tematach i wynikach, a nie próbować dosłownie nagrywać dyskusje. Wiedz, że jest to całkowicie dopuszczalne, aby napisać ” omówienie możliwych opcji.”Jeśli potrzebujesz wyjaśnienia w czymkolwiek, pamiętaj, aby zapytać.
Zapisz godzinę przerwania spotkania
po zakończeniu spotkania pamiętaj, aby uchwycić godzinę przerwy. Jeśli Data i godzina następnego spotkania zostały ustalone, należy pamiętać, że zbyt.
uzyskaj kopie wszystkich raportów
jeśli podczas spotkania zostały przedstawione nowe raporty lub jeśli brakuje jakichkolwiek raportów, porozmawiaj z osobą, która je przedstawiła, aby upewnić się, że otrzymasz kopię przed zakończeniem spotkania.
dowiedz się więcej o oprogramowaniu Aprio Board Portal
po posiedzeniu zarządu
zapisuj protokoły posiedzeń zarządu
Postaraj się napisać „dobrą” kopię protokołów posiedzeń zarządu tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu spotkania, gdy szczegóły są nadal świeże w twoim umyśle. Poświęć trochę czasu na dokładne zapoznanie się z nagranymi minutami i w razie potrzeby dodaj dodatkowe notatki dla jasności. Upewnij się, że każde działanie podjęte przez Zarząd zawiera krótkie wyjaśnienie i uzasadnienie decyzji, a jeśli nie masz pewności, zapytaj przewodniczącego Rady.
ważne jest, aby pomóc w egzekwowaniu odpowiedzialności organizacyjnej i dyrektorskiej. Na dole protokołu z posiedzenia zanotuj zobowiązania do działań podjętych przez zespół kierowniczy i dyrektorów, aby przewodniczący Rady mógł ich pociągnąć do odpowiedzialności.
na koniec koniecznie dołącz wszelkie dodatkowe dokumenty lub raporty z protokołem jako załącznikiem lub przynajmniej wyjaśnij, gdzie można je znaleźć.
Dystrybuuj protokoły ze spotkań
niektóre tablice decydują się na dystrybucję sfinalizowanych protokołów ze spotkań zarządu za pośrednictwem poczty e-mail lub wersji papierowej. Jednak najbezpieczniej jest korzystać z oprogramowania board portal. Portale zarządu umożliwiają również bezpieczne linkowanie do dokumentów uzupełniających z poziomu protokołu, a członkowie zarządu mogą w razie potrzeby bezpośrednio dodawać swoje komentarze do dyskusji.
przechowuj protokoły do wglądu w przyszłości
protokoły z posiedzeń Zarządu powinny być zawsze przechowywane w bezpiecznym miejscu i dostępne do wglądu w przyszłości. Wiele tablic decyduje się na przechowywanie protokołów ze spotkań online, ale upewnij się, że wybrana metoda jest Bezpieczna, chroniona hasłem i dostępna tylko dla członków zarządu. Wiele opcji oprogramowania board portal pozwala ci to zrobić.
ponadto pamiętaj, aby przechowywać wszelkie dodatkowe dokumenty z sfinalizowanymi protokołami dla przyszłych referencji zarządu i członków zarządu, którzy nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu.
szablon protokołu posiedzenia Zarządu
upewnij się, że te podstawowe elementy są uwzględnione w szablonie protokołu spotkania:
- Data, godzina, miejsce
- rodzaj posiedzenia zarządu — regularne, specjalne lub roczne
- obecność przewodniczącego zarządu, członków zarządu, sekretarza i innych Gości
- w przypadku spełnienia wymogów kworum
- zatwierdzenie protokołu z poprzedniego posiedzenia
- sprawozdania i prezentacje, w tym nazwiska i tytuły prezentera
- wymagane kroki działania
- załączniki prezentacji lub dokumentów w obiegu
- podsumowanie zamknięcia, które zawiera znacznik czasu przerwy, datę i godzinę następnego spotkania oraz podpis zatwierdzający od prezes
potrzebujesz szablonu, aby rozpocząć? Pobierz szablon protokołu posiedzenia Zarządu Aprio tutaj.
przykładowe protokoły posiedzeń zarządu
Raynor Inc.
protokół z posiedzenia Zarządu: czerwiec 2021
13:00 PST, by Zoom, Vancouver, BC
uczestnicy Zarządu:
obecni: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
żal: Cara Johnson
Goście: exec. Dyrektor Sheila Swanson, Charles Stallworth, konsultant księgowy
kworum obecne? Tak
Zadzwoń, aby zamówić
- 1:00 p. m. by Chair, Carol Devoe
Orders of Business
REPORTS
Chief Executive 's Report provided by Executive Director, Sheila Swanson
- Swanson presented to the Board a summary of the company’ s various objectives including updates on marketing initiatives, sales, new hires, and product developments. Dyrektorzy zadali kilka pytań, na które odpowiadali ku ich zadowoleniu i wywiązała się dyskusja.
raport Komisji Finansów przedstawiony przez przewodniczącą Carol Devoe
- Devoe przedstawił Charlesa Stallwortha, który dokonał przeglądu procedur księgowych organizacji i uznał je za zadowalające, w ramach przygotowań do nadchodzącego rocznego audytu finansowego. Stallworth zaleca, aby nasza firma upewniła się, że audytor dostarcza list menedżerski wraz z raportem finansowym z badania.
- następny kwartalny raport finansowy będzie gotowy do udostępnienia na następnym posiedzeniu zarządu.
niedokończone sprawy
- protokół z 14 maja 2021 został zmieniony i zatwierdzony
nowy biznes
- Devoe ogłosiła, że niedawno zatrudniła nową sekretarkę, Karlę Porter.
- Lewis potwierdził, że Diann Wilson rezygnuje z Zarządu z powodów osobistych, pozostawiając lukę w Komisji Finansów. Ponadto Lewis doradził Radzie, że Komisja poszukiwawcza otrzymuje cotygodniowe aktualizacje od konsultanta ds. wyszukiwania i że zapytania od Rady są mile widziane.
Przyszłe działania
Devoe odpowiada za przygotowanie następnego kwartalnego sprawozdania finansowego do 15 lipca 2021 r.przed następnym posiedzeniem.
zakończenie
- posiedzenie odroczone o godz. 14: 30
- termin następnego posiedzenia: 26 lipca 2021 r. o godz. 14:00
protokół przesłany przez: Tammy Burke
________________
podpis prezesa
teraz, gdy masz podstawy i widziałeś przykłady protokołów z posiedzeń zarządu, oto 6 dodatkowych wskazówek, aby zanotować bardziej skuteczne.
dowiedz się więcej o oprogramowaniu Aprio Board Portal
6 praktycznych wskazówek, jak efektywniej protokołować spotkania zarządu
przygotowanie jest wszystkim.
przygotuj się na konkretne spotkanie zarządu, na które będziesz notował. Dzięki temu dowiesz się, co będzie istotne, aby podsumować i znacznie ułatwić zadanie. Daj sobie wystarczająco dużo czasu, aby przejrzeć poprzednie protokoły z posiedzeń zarządu, a także nadchodzący porządek obrad. Pamiętaj, aby poznać cel nadchodzącego spotkania – czy jest to regularne lub specjalne spotkanie, kto ma wziąć udział, co zostanie omówione i wszelkie dokumenty, które będą recenzowane lub rozpowszechniane.
celuj w zwięzłość i precyzję.
dobre minuty są podsumowaniem tego, co się stało i zostało uzgodnione, a nie zapisem wszystkiego, co zostało powiedziane. Pomiń więc długi opis i zachowaj krótkie i zwięzłe podsumowanie faktów i działań. Na przykład „wyznaczyliśmy , do, za, NA”.
zauważ brak przymiotników, przysłówków, emocji czy barwnego języka. Unikaj akronimów i żargonu – wszyscy dyrektorzy mogą nie być zaznajomieni z Twoimi terminami branżowymi, mówić prawnymi i poufnymi. Potrzeba praktyki i starannego edytowania dla nowych do notatek. Upewnij się, że dwukrotnie sprawdź:
- używanie prostego języka, który jest łatwy do interpretacji
- poprawna gramatyka i interpunkcja
- poprawna pisownia
użyj obiektywnego głosu.
Protokoły spotkań muszą być krótkie, oparte na faktach i bezstronne. Postępuj zgodnie z tymi wytycznymi, aby upewnić się, że Twoje minuty są obiektywne:
- ściśle trzymaj się faktów i decyzji, pozostając neutralnym tonem.
- Zachowaj krytykę, osobiste argumenty lub nieporozumienia i Politykę poza protokołem.
- Zostaw bezczynne rozmowy, dowcipy, podsumowania bieżących wydarzeń lub osobiste anegdoty w swoich minutach. Chociaż czaty mogą przyczynić się do zwiększenia zaangażowania zarządu, jeśli nie mają żadnej wartości w zarządzaniu, nie dokumentuj.
- Usuń wszystko, co mogłoby spowodować nadmierną odpowiedzialność.
protokoły posiedzeń Zarządu stanowią zapis działań i uchwał. Jednym z najważniejszych zadań do minutowego podejmowania jest wyjaśnienie, jakie zadania, delegacje i terminy wyszły z posiedzenia, aby pociągnąć członków zarządu do odpowiedzialności.
przydatne może być specjalnie formatowanie rozdzielczości lub kontynuowanie działań w tabeli z pogrubieniem lub podkreśleniem. Każda uchwała powinna być zrozumiała bez wyjaśnień i kontekstu z reszty protokołu. Zrób krok dalej i podsumuj uchwały spotkania na końcu dokumentu, aby później łatwo je przywołać.
nie bój się prosić o wyjaśnienia.
spotkania toczą się szybko i zajmują dużo miejsca. Jeśli coś przeoczysz lub rzeczy są dla ciebie niejasne, natychmiast zwróć się o wyjaśnienie, abyś mógł dokładnie zapisać, co zostało postanowione lub jaki jest następny krok. Czasami język prawny lub branżowy może być nieznany, więc pamiętaj, aby zatrzymać się i zapytać, jeśli nie jesteś pewien.
czas jest kluczowy.
pisanie i edytowanie minut tak szybko, jak to możliwe, podczas gdy tematy są wciąż świeże w twoim umyśle, ułatwi robienie notatek. Zapewnia również, że protokoły z posiedzeń są przekazywane członkom zarządu do zatwierdzenia w odpowiednim czasie, gdy ich wspomnienia są również świeże, a zadania i terminy są najbardziej istotne.
Popraw wydajność minutowych spotkań zarządu z Aprio
teraz, gdy wiesz, jak robić minuty na spotkaniu zarządu, popraw wydajność minutowych spotkań dzięki narzędziom dostępnym w oprogramowaniu do zarządzania zarządem, takim jak Aprio.
Czy wiesz, że Aprio zawiera narzędzie minute builder? Ta funkcja zapewnia szablon protokołu spotkania zarządu początkowego, który wstępnie zapełnia takie elementy, jak lista uczestników, Data i lokalizacja spotkania oraz elementy w agendzie spotkania zarządu. Istnieje również opcja dołączania przydatnych hiperłączy do szybkiego odniesienia do poszczególnych punktów porządku obrad, dzięki czemu każdy dokument w pakiecie jest łatwo dostępny i udostępniany z poziomu bezpiecznego portalu tablicy.
dzięki Aprio Protokoły spotkań są przechowywane w Centralnej Bibliotece, którą można łatwo przeszukiwać, dzięki czemu zadanie uzyskiwania zgód jest bezpieczne i łatwe. Dzięki wygodnej funkcji klonowania administratorzy mogą łatwo duplikować foldery spotkań i dokumenty, aby zaoszczędzić czas i zapewnić spójność z pakietami plansz.
pozwól, że pokażemy Ci, jak Aprio może pomóc ci w jeszcze szybszym wykonywaniu minut na spotkaniu zarządu. Pobierz spersonalizowane demo.