chociaż świat może coraz bardziej zmierzać w kierunku biur bez papieru, rzeczywistość jest taka, że większość firm nadal działa z dużą ilością papierkowej roboty. Podczas gdy wiele dokumentów musi być przechowywanych, wiesz, że istnieje wiele, które można wyrzucić. Niektóre dokumenty niskiego ryzyka mogą być potencjalnie wyrzucone lub poddane recyklingowi, ale wiele dokumentów wysokiego ryzyka zawiera poufne informacje, które mogą narazić Ciebie i twoją firmę na ryzyko, jeśli zostaną pozyskane przez kogoś z powodu złośliwego zamiaru.
Jakie Dokumenty Powinienem Zniszczyć?
śledzenie okresów niszczenia i przechowywania różnych dokumentów może wydawać się samodzielną pracą na pełny etat. Jakie dokumenty należy niszczyć i kiedy należy je niszczyć?
chociaż twoja firma może się różnić, istnieją pewne dokumenty, które należy zniszczyć dla własnego bezpieczeństwa. Na razie będziemy trzymać się pięciu rodzajów dokumentów, które powinny być wysoko na twojej liście.
- Karty kredytowe i rachunki za media
- wyciągi bankowe
- formularze i-9
- formularze W-2 i w-4
- ewidencja podatkowa
wyciągi z kart kredytowych i rachunki za media to dokumenty, które powinny być wysoko na czyjejś liście do niszczenia. Rachunki tego rodzaju mają zazwyczaj bardzo wrażliwe informacje. Więc po potwierdzeniu płatności i nie musisz już odwoływać się do tego rachunku, Upewnij się, że dokument został zniszczony.
choć kuszące może być trzymanie tego rodzaju rachunków nawet po otrzymaniu potwierdzenia płatności i rozwiązania, najlepszym sposobem na zapobieganie kradzieży tożsamości z tych dokumentów jest ich zniszczenie. To powiedziawszy, jeśli te rachunki są istotne dla zeznań podatkowych, a następnie Niszczarki wytyczne poniżej do tego ma zastosowanie.
zaleca się trzymanie wyciągów bankowych przez rok, a następnie ich niszczenie. Tak samo jest z płatnościami. Ponownie, Są to dokumenty, które mają rodzaj ważnych informacji finansowych, które identyfikują złodziei szukają.
jeśli chcesz otrzymywać wyciągi bankowe online – lub rachunki za to – będziesz chciał mieć pewność, że Twoja firma będzie bezpiecznie bez papieru.
formularze podatkowe I-9 potwierdzają tożsamość pracownika i muszą być przechowywane przez trzy lata lub przez rok po rozwiązaniu pracownika, w zależności od tego, który z nich jest dłuższy, więc generalnie będzie to trzy lata. Dokumenty te zawierają wszystkie informacje, które ktoś musiałby ukraść czyjąś tożsamość i muszą zostać zniszczone w bezpieczny sposób.
dokumenty w-2 i w-4 należy bezpiecznie niszczyć po czterech latach przechowywania. Ponownie, Są to dokumenty personalne, które zawierają bardzo wrażliwe informacje, takie jak numery ubezpieczenia społecznego i kody identyfikacji podatkowej.
firma powinna przechowywać ewidencję podatkową Przez trzy lata, ponieważ w tym czasie można zmienić zeznanie podatkowe. Siedem lat to konwencjonalna Liczba, ponieważ gdyby Urząd Skarbowy Cię skontrolował, potrzebowałby tych informacji, zanim będziesz mógł bezpiecznie zniszczyć te dokumenty.
Czy Powinienem Niszczyć Wyciągi Z Zamkniętych Kont?
tak. Po otrzymaniu potwierdzenia, że konto zostało zamknięte, a pieniądze zostały przelane (lub usunięte), należy zniszczyć wyciągi i inne poufne informacje związane z kontem. To samo dotyczy wygasłych kart kredytowych i innych podobnych dokumentów. Jeżeli jednak którakolwiek z tych ewidencji może być wymagana do przeprowadzenia kontroli, zastosowanie mają przepisy dotyczące ewidencji podatkowej, które powinny zostać zniszczone po upływie tego okresu.
Jak Pozbywać Się Dokumentów Biznesowych?
podczas gdy niektórzy ludzie czują się bezpiecznie, korzystając z Niszczarki do domowego biura, aby zadbać o swoje potrzeby w zakresie niszczenia dokumentów, nie są one przystosowane do dużej ilości dokumentów, które ma wiele firm. Osobiste niszczenie może być również czasochłonne i nie są tak bezpieczne, jak korzystanie z profesjonalnej usługi. Właściwe niszczenie dokumentów to nie tylko dobroć serca … to prawo.
magazyny są ekspertami w obsłudze Twoich potrzeb związanych z niszczeniem dokumentów
profesjonaliści w magazynach są wyposażeni, aby pomóc ci w obsłudze wszystkich Twoich potrzeb związanych z bezpieczeństwem i niszczeniem dokumentów. Oferujemy bezpieczne przechowywanie dokumentów, aby zachować wrażliwe materiały poza siedzibą firmy. Dysponujemy również mobilnymi niszczarkami, które mogą przyjść bezpośrednio do Twojego biura, odebrać dokumenty na miejscu i natychmiast je zniszczyć, aby zapewnić Ci spokój ducha. Możesz regularnie planować nasze mobilne Niszczarki, aby Twoje biuro było bezpieczne i bezpieczne. Skontaktuj się ze specjalistami ds. informacji w magazynie już dziś, aby uzyskać bezpłatną wycenę.