Microsoft Word jest jednym z najczęściej używanych programów w biznesie. Badania pokazują, że prawie 600 000 firm w USA używa pakietu Office 365, a tym samym używa programu Microsoft Word jako głównego procesora tekstu.
podczas pisania dokumentów jest główną funkcją programu Microsoft Word, może służyć Twojej firmie na wiele innych sposobów.
Co To jest Microsoft Word?
Microsoft Word jest częścią większego pakietu Microsoft Office, który zawiera również PowerPoint i Excel. Istnieje kilka różnych wersji, w tym Home & Business, Home & Student i Professional.
„Microsoft Word jest najpopularniejszym i najbardziej kompatybilnym edytorem tekstu, dostępnym na wszystkich platformach” – powiedział Colin Palfrey, dyrektor ds. marketingu w Majesty Coffee. „Pliki są kompatybilne do przodu i do tyłu na wszystkich urządzeniach, oferując uniwersalny standard dla pisarzy.”
jakie są zastosowania biznesowe programu Microsoft Word?
biorąc pod uwagę, że Microsoft Word ma tak wiele funkcji i funkcji, nic dziwnego, że ludzie zaczęli go coraz bardziej wykorzystywać do swoich operacji biznesowych.
„pisanie oficjalnych propozycji i umów to duża część tego, do czego używam MS Word” – powiedział Palfrey. „Przygotowuję również wiadomości e-mail w MS Word, aby upewnić się, że formatowanie i gramatyka/składnia są poprawne.”
Oto niektóre z konkretnych sposobów włączenia programu Microsoft Word do procesów biznesowych.
udostępnianie dokumentów
ponieważ program Microsoft Word jest kompatybilny z dowolną platformą lub urządzeniem, dokumenty tworzone w edytorze tekstu można udostępniać każdemu, nawet tym, którzy nie mają subskrypcji programu Microsoft Word.
„dla mnie świetną funkcją jest możliwość wyciągania prezentacji, które zrobiłem na Macu i wyświetlania ich na dowolnym urządzeniu, ponieważ wszystkie moje urządzenia są w stanie wyświetlić ten sam plik” – powiedział Palfrey.
opcje szablonów
Microsoft Word ma tysiące szablonów, zarówno wbudowanych, jak i do pobrania, które dają łatwy sposób na rozpoczęcie pracy z dokumentami biznesowymi, takimi jak listy, raporty i propozycje. Oto niektóre z najpopularniejszych szablonów MS Word do celów biznesowych:
- Kalendarz
- list biznesowy
- życiorysy i listy motywacyjne
- Biuletyn
- raport biznesowy
- propozycje biznesowe
- Faktura
- budżet
- broszury i ulotki
- ogłoszenie o emeryturze
- certyfikaty (na przykład pracownik miesiąca)
- list referencyjny
- materiały marketingowe
- raporty pracownicze
„MS Word ma szablony do tworzenia wszystkiego, od protokołów ze spotkań po broszury produktowe” – powiedział Allan Borch, założyciel Dotcom Dollar.
tworzenie umów
możesz użyć programu Microsoft Word do tworzenia własnych umów lub szablonów umów. Chociaż program nie ma do pobrania szablonu dla umów biznesowych, łatwo jest znaleźć taki, który pasuje do Twojego stylu w innym Miejscu, skopiować i wkleić go do nowego dokumentu i podłączyć informacje. (Zauważ, że niezależnie od trasy, którą obędziesz ze swoimi umowami, ważne jest, aby je przejrzeć przez adwokata.)
współpraca zespołowa
dzięki opcjom udostępniania możesz wysyłać dokumenty współpracownikom do pracy. Mogą śledzić swoje zmiany, aby łatwiej było zobaczyć, co dodali lub usunęli. Śledzone zmiany umożliwiają również pisanie notatek i pytań na marginesach, na które może odpowiedzieć każdy, kto pracuje nad dokumentem.
Mail merge
ta funkcja umożliwia tworzenie różnych dokumentów, które można spersonalizować dla każdej osoby je odbierającej. Może to być biuletyn e-mail, zaproszenie na spotkanie lub ogólna korespondencja biznesowa.
w takim przypadku pewien rodzaj arkusza kalkulacyjnego lub listy musi być powiązany z dokumentem, aby program Microsoft Word wiedział, jakie nazwy i adresy należy pobrać do elementów zastępczych.
jakie są inne zastosowania programu Microsoft Word?
Microsoft Word może być używany nie tylko w biznesie, ale także dla zabawy i ogólnej wygody. Możesz użyć tego oprogramowania biurowego do wielu zadań innych niż pisanie listu, pisanie eseju lub sporządzanie notatki.
Kalendarz
Microsoft Office zawiera szablony kalendarza, które można dostosować. Jeśli nie chcesz używać jednego z kalendarzy firmy Microsoft, możesz utworzyć własny i dostosować go do własnych potrzeb w oprogramowaniu. Po prostu zmieniając układ dokumentu na poziomy i wstawiając tabelę o szerokości siedmiu kolumn i długości pięciu lub sześciu wierszy, możesz utworzyć całostronicowy kalendarz miesięczny, aby śledzić swój harmonogram.
aby utworzyć mniejszy kalendarz, możesz użyć orientacji pionowej i dołączyć nagłówek u góry strony z częścią kalendarza u dołu strony. Możesz nawet wstawić obrazy, znaki wodne lub inne ilustracje, aby dostosować je przed uderzeniem w lodówkę.
Papeteria lub papier firmowy
dzięki szerokiej gamie clipartów, które zawiera pakiet Microsoft Office, możesz łatwo tworzyć osobiste Papeterie lub profesjonalne papier firmowy. Najpierw wybierasz pełną lub częściową klatkę do wstawienia na stronie. Następnie dostosowujesz go za pomocą własnych obrazów, znaków wodnych i różnych czcionek, aby upiększyć stronę. Microsoft Word zawiera również szablony papeterii i papieru firmowego, których możesz użyć, jeśli nie chcesz tworzyć własnych.
pocztówki
zamiast płacić za drogie pocztówki w podróży, możesz poczekać, aż wrócisz do domu i stworzyć je samodzielnie za pomocą zdjęć z własnego aparatu. Microsoft Word ułatwia tworzenie pocztówek z 4 x 6-calowej konfiguracji. Klikając kartę Układ strony, a następnie zmieniając rozmiar dokumentu na rozmiar pocztówki, możesz zacząć go dostosowywać. Możesz nawet wydrukować pocztówkę na zdjęciu lub kartce, aby była bardziej trwała, gdy wyślesz ją pocztą.
Biuletyny
dzięki funkcji wielu kolumn w programie Microsoft Word możesz łatwo tworzyć biuletyny rodzinne lub biznesowe. Najpierw wybierz orientację pionową lub poziomą. Następnie możesz dostosować go w dowolny sposób. Możesz dodać kolumny i umieścić ciągłą linię między nimi, aby uzyskać bardziej wyraźne oddzielenie. Microsoft Office zawiera kilka gotowych do użycia szablonów biuletynów, z których możesz pracować, jeśli nie chcesz poświęcać czasu na tworzenie własnych.
ulotki lub zaproszenia
niezależnie od tego, czy potrzebujesz ulotki na wyprzedaż w ogrodzie, imprezę w pracy, czy zaproszenie na przyjęcie urodzinowe Twojego dziecka, możesz łatwo utworzyć go w programie Microsoft Word. Jeśli chcesz być kreatywny, możesz zacząć od pustego dokumentu i utworzyć ulotkę lub zaproszenie od zera. Jeśli nie czujesz się na siłach, możesz wybrać jedną z wielu gotowych do użycia ulotek i szablonów zaproszeń w pakiecie Microsoft Office do szybkiego tworzenia.
niezależnie od tego, czy przygotowujesz wiadomości e-mail, piszesz propozycje, czy dostosowujesz jeden z wielu szablonów dostępnych w programie Microsoft Word, nie ma wątpliwości co do wartości edytora tekstu w celach biznesowych.