- 29shares
odpowiednio napisane, przejrzyste procedury w miejscu pracy pomogą Ci osiągnąć produkt o niezmiennie wysokiej jakości i zapewnią bezpieczeństwo Twojemu zespołowi.
jeśli twoje instrukcje są niejasne lub otwarte na wiele interpretacji, coś pójdzie nie tak. Będzie to miało negatywny wpływ na jakość produktu i może zagrozić bezpieczeństwu pracowników—co ostatecznie będzie cię kosztować.
wykonaj te pięć prostych kroków, aby zmniejszyć ryzyko złych wyników dla zespołu i firmy.
Poznaj swoich odbiorców
Pisz z myślą o odbiorcach. Nie zakładaj, że czytelnik wie, o czym mówisz. Najprawdopodobniej będą mieli szeroki zakres wieku, doświadczenia, różnych kultur i języków oraz różne umiejętności uczenia się nowych rzeczy.
podchodź do tego procesu ostrożnie; nie próbujesz „oszołomić” instrukcji, które dajesz. Dałeś już tej osobie pracę opartą na pewnych umiejętnościach i doświadczeniu. Napisz swoje procedury w miejscu pracy, mając to na uwadze.
nie zapominaj, że ci, którzy robią to od lat, często najczęściej ignorują pisemne procedury, ponieważ „wiedzą, jak to się robi”.
proces i metody mogły się zmienić, odkąd się ich nauczyli. Ciągłe wzmacnianie procedur jest ważne dla zapewnienia spójności jakości produktów i bezpieczeństwa w miejscu pracy.
rozbij to
każdy duży lub złożony proces lub projekt można zawsze podzielić na coraz mniejsze kroki. Nikt nigdy nie powiedział: „zbudujmy Wielki Zderzacz Hadronów”, a następnego dnia rozpoczęto budowę. Złożone projekty i procedury są zawsze sprowadzane do oddzielnych części, nad którymi można pracować i rozumieć, a Twoje procesy nie różnią się od siebie.
za każdym razem, gdy wymieniasz następny krok w procedurze, zadaj sobie pytanie, dlaczego, pamiętając, że „ponieważ zawsze robiliśmy to w ten sposób”, jest całkowicie błędną odpowiedzią! Po rozbiciu procesu na wystarczająco małe kroki znacznie łatwiej jest przeszkolić ludzi i rozpoznać, kiedy osoba, którą trenujesz, ma „to”.
Użyj zdjęć
poproszenie kogoś o przeczytanie procedury to początek, powiedzenie mu, jak to zrobić, pomaga przekazać wiadomość, dać mu zdjęcia i jesteś w większości drogi. Kiedy ludzie czytają lub słyszą informacje, prawdopodobnie zapamiętają tylko do 10% z nich trzy dni później. Pokaż im zdjęcie wraz z tymi samymi informacjami, a trzy dni później zachowają do 65% z nich.
Zawsze używaj fotografii jako integralnej części swoich procedur.
upewnij się, że są jasne i faktycznie ilustrują to, co próbujesz uzyskać.
Użyj zdjęć do:
- Zidentyfikuj konkretne urządzenia
- Zidentyfikuj etapy procesu
- aby wyjaśnić konfigurację sprzętu
- Wyróżnij szczegółowe ważne szczegóły procedury
- Wyróżnij potencjalne zagrożenia
muszą one:
- bądź wystarczająco jasny, aby zidentyfikować sprzęt lub proces
- możliwość kopiowania w czerni i bieli bez utraty kontekstu lub szczegółów
- Nie uwzględniaj bałaganu w tle
- zaznacz kluczowe punkty za pomocą strzałek i tekstu
- używaj tekstu oszczędnie, ale z wystarczającą ilością szczegółów, aby zidentyfikować element lub krok procesu
zapytaj ekspertów
znajomość procesu ma kluczowe znaczenie. Porozmawiaj z tymi, którzy często wykonują te zadania i dowiedz się, jak je wykonują i czy uważają, że można je poprawić.
zapytaj tych, którzy znają proces od podszewki, o to, które kroki należy dokładnie podkreślić. Są to kroki, które jeśli zostaną wykonane źle, najbardziej zaszkodzą-osobie wykonującej zadanie lub badanemu produktowi.
ważne jest uzyskanie wpisowego od tych, którzy faktycznie będą wykonywać pracę. Skonsultuj się z nimi, a przejdą na własność, gdy procedury będą już stosowane.
przetestuj to
Wypróbuj. Przekaż nową procedurę osobie, która będzie wykonywać zadanie i uzyskaj ich opinię, czy działa i ma sens. Odpowiednio zmodyfikować. Powtarzaj, aż będzie dobrze.
regularnie Rejestruj kompetencje swoich pracowników w każdej procedurze i audytach. Są to żywe dokumenty do codziennego użytku; nie są napisane, podpisane i pozostawione na półce.
dlaczego to wszystko jest ważne
chcesz wyprodukować produkt o stałej wysokiej jakości. Kiedy zapiszesz, jak możesz to osiągnąć, możesz przekazać te informacje każdemu, kogo zatrudniasz, a otrzymasz pożądane wyniki.
kiedy każdy krok każdego procesu jest rejestrowany i coś idzie nie tak, możesz łatwo wskazać, gdzie popełniono błędy i dlaczego.
musisz zapisać te informacje, aby zapewnić zgodność z normami i przepisami.
Twoje procedury w miejscu pracy zapewnią Ci stałą jakość, bezpieczeństwo i zgodność z jednym zestawem dokumentów.
jeśli to wszystko brzmi jak dużo pracy, to dlatego, że tak jest, ale nagrody są ogromne.
jeśli wiesz, że musisz to zrobić, ale nie masz czasu, zadzwoń do nas. Z przyjemnością zrobimy to za Ciebie lub omówimy sposoby, aby ułatwić ten proces we własnym zakresie.