Część 1 z serii 3-pierwotnie napisana w 2014 i zaktualizowana w 2018
tradycyjne podejście do wyboru i angażowania dostawców stało się mniej przekonujące i mniej znaczące dla ostrożnych klientów. Nieuchronnie zwracają się do Wszechmocnego RFP (Prośba o propozycję). I jest coś do powiedzenia na temat przejścia do sprzedaży przedsiębiorstw, lub procesu „przechwytywania”, o którym mówią uczniowie Shipley i wykonawcy rządowi.
Tworzenie i odpowiadanie na Zapytania ofertowe może jednak łatwo stać się złożonym, uciążliwym i czasochłonnym przedsięwzięciem dla każdej firmy. Wymagają organizacji, doskonałej komunikacji i wieloletniego doświadczenia w zrozumieniu zawiłości pozyskiwania. Dla wielu w branży kadrowej Zapytania ofertowe praktycznie zastąpiły tradycyjną sprzedaż i zaopatrzenie; przynajmniej są teraz misternie wplecione w te procesy. I chcemy pomóc.
w tej serii rzucimy trochę światła na to, kiedy należy używać lub unikać zapytań ofertowych i najlepszych praktyk, które można zastosować do przerażającego procesu zapytań ofertowych, niezależnie od tego, czy jesteś MSP, czy agencją pracowniczą otrzymującą ofertę od klienta i chcesz mieć pewność, że będziesz miał lepszy proces, a tym samym lepszy wskaźnik wygranych, lub jeśli jesteś podmiotem wystawiającym ofertę potencjalnym dostawcom talentów.
kiedy używać zapytań ofertowych
Zapytania ofertowe powinny być używane, gdy projekt jest wystarczająco złożony, wymaga dużej ilości informacji technicznych, wymaga twardych danych do analizy i porównania, a tym samym gwarantuje formalną propozycję od dostawcy. Są one najlepiej używane, gdy naprawdę trzeba porównać odpowiedzi i dostawców obiektywnie. Częstym błędem jest wysłanie zapytania ofertowego, ponieważ wydaje się łatwiejsze niż siedzenie przez boiska sprzedażowe lub ponieważ ludzie mówią, że jest to „właściwa rzecz do zrobienia dla pozorów” lub „dobra forma.”Jeśli wiesz ponad wszelką wątpliwość, którego sprzedawcę(ów) prawdopodobnie wybierzesz od początku, zaproś zidentyfikowanych potencjalnych klientów do przedstawienia swoich rozwiązań.
na przykład, jeśli próbujesz zdecydować między dwoma znanymi i wcześniej zidentyfikowanymi dostawcami personelu, zaplanuj tych ludzi, aby zademonstrować ich możliwości w prezentacji. Oceń, w jaki sposób każdy dostawca dostosowuje swoje rozwiązania do konkretnych celów i kultury. Spotkanie może być Wideo hangout online lub wywiad osobisty. Lepiej nie polegać na telekonferencji, bo będziesz potrzebował jakiejś formy widoczności-środka, za pomocą którego można analizować interakcje międzyludzkie. Zmierz język ciała i pewność siebie prezenterów, zwłaszcza w odpowiedzi na pytania.
po tym zaproś do składania ofert. Nazywamy to Zapytaniem Ofertowym (RFQ). I szczerze mówiąc, to wszystko, co powinno być zapytaniem ofertowym. Nie wypychaj tego pytaniami RFP. Nie pójdziemy tą drogą w tym przypadku, pamiętasz? Mówimy tu o cenach. Widziałeś wszystko inne, co chciałeś zobaczyć.
kiedy projekt i przewidywany cykl sprzedaży nabierają złożoności, które wykraczają poza tradycyjne podejście „zróbmy lunch”, proces zapytań ofertowych ma duży sens. Dzięki propozycji uzyskasz lepszy wgląd w kluczowe oferty i kluczowe kompetencje oferenta, stosunkowo stabilne modele cenowe, wyczerpujące odpowiedzi na kluczowe pytania oraz solidny dokument, który umożliwia bardziej dogłębną analizę przez interesariuszy.
kiedy unikać zapytań ofertowych
proces zapytań ofertowych rozpada się szybko, gdy jest używany zbyt często, niepotrzebnie lub wyłącznie jako narzędzie sprzedaży. Tak często, jak oferenci przegapić punkt z propozycją, specjaliści zamówień przegapić punkt podczas tworzenia swoich zapytań ofertowych. Unikaj zbyt skomplikowanego procesu zapytań ofertowych, aby odpowiedzieć na proste pytania, na które można było odpowiedzieć zwięźle i bezpośrednio poprzez tradycyjne spotkanie sprzedażowe. Ostatecznie ryzykujesz wyobcowanie potencjalnych oferentów, którzy dostrzegając Twoje nadmierne poleganie na niepotrzebnych papierach i biurokracji, odmawiają udziału. Choć nie zdając sobie z tego sprawy, możesz szkodzić swoim szansom na znalezienie idealnego dostawcy. Jeśli jednak działasz w ściśle regulowanym środowisku lub w sektorze publicznym, gdzie wymagane są Zapytania ofertowe, staraj się, aby Twoje pytania były odpowiednie, bezpośrednie i ukierunkowane na program.
jeśli zdecydujesz się wykorzystać ten proces jako szerszą wyprawę wędkarską, mniej prawdopodobne jest zwabienie ryby na haczyk. A ci, którzy gryzą, prawdopodobnie wkrótce zostaną wyrzuceni.
szukasz zestawu narzędzi RFP? Tutaj jest.
aby Zapytania ofertowe były bezbolesnym i skutecznym sposobem na osiągnięcie celów przez dostawców, z dumą prezentujemy kompletny zestaw narzędzi do zapytań ofertowych, który może służyć jako świetny punkt wyjścia do następnej rundy zaopatrzenia. Pomimo formalnych procesów, niekończących się form i tajemnego żargonu RFP, dominującym sposobem myślenia, który możesz przyjąć, aby wygrać, jest brzytwa Ockhama: najprostsze i najbardziej bezpośrednie podejście jest prawdopodobnie najlepsze. Dlatego przygotowaliśmy pakiet zdroworozsądkowy, który zapewnia wyniki w prosty sposób. Rozumiemy również, że nikt nie powinien wręczać Ci szablonu RFP i mówić ” po prostu użyj tego, tak jak jest.”Celem naszego zestawu narzędzi jest stworzenie solidnego, konfigurowalnego fundamentu, z którego możesz stworzyć unikalne zapytanie ofertowe, dostosowane do potrzeb Twojej firmy, wraz z narzędziami pomagającymi w ocenie, punktacji i wycenie.
w drugiej części naszej serii przeanalizujemy kilka konkretnych najlepszych praktyk w zakresie przejrzystości i wymiany informacji, które mogą pomóc ci uzyskać najbardziej znaczące odpowiedzi od każdego zapytania ofertowego, które wystawiasz dostawcom personelu.
Czytaj część 2: Uprość proces zapytania ofertowego, dodając te rzeczy do zapytania ofertowego.