vi bruker alle e-post, men hvor mange vet faktisk hvordan man adresserer en e-post godt? Å vite etikk og riktig måte å adressere e-post er avgjørende når det gjelder offisiell virksomhet der feilaktig adressering av en mottaker kan diskvalifisere deg eller få deg til å virke inkompetent.
vi vil først se på etikk involvert i e-postkommunikasjon før hulene til hvordan du riktig adresse en ukjent mottaker i en e-post. Å ha grunnleggende e-etikette vil hjelpe deg å få fullt utbytte av riktig adressering format.
Innholdsfortegnelse
Etikk Å Vurdere I En Profesjonell E-Post
Når det gjelder profesjonell e-post, må du være mye mer formell enn å skrive vanlige e-postmeldinger. Regelen som regulerer typen e-poster du sender ut kalles E-etikette. Det hjelper deg å unngå å sende fremmede og irrelevante informative e-poster. Med andre ord, det lærer deg hvordan du kommuniserer på riktig måte.
med disse enkle reglene nedenfor, vil Du vite Dos and Don ‘ ts i en profesjonell e-post.
1. Bruk En Profesjonell E-Postadresse.
hvis du bruker din egen personlige e-postadresse for arbeidsaktiviteter, må du sørge for at e-posten formidler ditt fulle navn; et eksempel er [email protected]
det er mer hensiktsmessig for profesjonell bruk. I motsetning til bruk av kallenavn, håndtak, obskure referanser eller initialer som [email protected] eller [email protected].
hvis du jobber i et selskap, bør du bruke selskapets e-postadresse. Det er godt å ha to separate e-postadresser, en for personlig bruk og den andre for forretnings-eller arbeidsformål. Det vil tillate deg å holde urelaterte og personlige e-postmeldinger fra forretningskorrespondanse.
for profesjonell bruk, sørg for at e-postkontoen din er logget På Gmail, Yahoo eller Hotmail siden De er mest populære.
2. Velg Riktig E-Hilsener
Unngå dagligdagse stiler av hilsener, som om du fanger opp med en gammel venn, spesielt i e-post. Dette inkluderer uformelle hilsener som’ Hei » Hva sap ‘Eller’ Yo ‘ i en profesjonell e-postinnstilling. De er for avslappet og upassende. Også, mottakeren ville ha et dårlig inntrykk om deg.
hvis du vil gå litt lyst, kan du bruke ‘ Hei ‘eller’ Hei ‘ når du adresserer mottakeren. Det er mer til e-hilsen enn bare hei eller hei og så videre. Når du leser videre inn i artikkelen, vil vi ta opp hvilke e-posthilsener du bør bruke.
3. Hold En Profesjonell Tone
når det gjelder e-post, er det vanskelig å vite hvordan du blir oppfattet. Du kan være personlig, men fortsatt være profesjonell. Du må unngå situasjoner der ordene dine kan bli feiltolket eller feilkommunisert på grunn av kulturelle forskjeller, spesielt i e-postene dine.
unngå også humor hvis du vil at meldingen skal tas alvorlig. Meldingen kan gå tapt uten riktig tone eller ansiktsuttrykk. Ofte er ord som snakkes og oppfattes som morsomme, forskjellige når de skrives. Unngå også å bruke negative setninger eller ekstreme ord, spesielt når det er ment ellers fordi de får deg til å virke irritert, bekymret eller engstelig.
4. Bruk Veldefinerte Og Korte Emnelinjer
det anbefales å ha en klar beskrivende emnelinje. Det vil skille din e-post fra de andre. Og det gir også mottakeren informasjon om hva e-posten handler om før de leser meldingen.
Den skal ha maksimalt seks ord og må være veldig kort. Din emnefeltet må være skrevet med presisjon og fri for humor.
Emnelinjer må skrives dristig. Dette hjelper i enkel identifikasjon spesielt hvis mottakeren har en masse e-poster flom innboksen. Hvis du ikke har en emnelinje eller du har, men det gir ikke mottakeren en ide om innholdet i e-posten din, er det stor sjanse for at e-posten din ikke blir lest.
5. Sjekk Lengden På Avsnittet.
en e-postlengde kan være svært utfordrende, spesielt når det ikke er tegntelling. Unngå lange avsnitt, som sådan seks til ti avsnitt. Maksimalt fem avsnitt bør være din e-postmelding. Med fire setninger i hvert avsnitt.
og sørg for at e-posten tydelig angir formålet med meldingen. Siden emnefeltet gir leseren et hint, vil formålet kroppen av e-post bare gi en definert og nøyaktig forklaring.
Merk at hvis du har mye å si, kommuniser det gjennom andre kanaler. En e-postmelding er ikke en telefon chat som du kan snakke på i timevis til telefonen går død.
når den er for lang, setter den mottakeren av. Vær informativ og unngå å være emosjonell.
6. Velg Dine Tegnsettinger Nøye.
Vær oppmerksom på tegnsettene du bruker i e-posten din. Hver setning skal ha de riktige terminale tegnsettingstegnene; det være seg et spørsmålstegn (?), full stopp (.), Komma (,), Et Utropstegn (!), eller semikolon (;).
bruk utropstegn så sparsomt som du bruker spørsmålstegn. Utropstegn anses uprofesjonelt. Så det er best du unngå å bruke dem.
Bruk semikolon (;) der du vil koble to setninger relatert og komma (,) som en sammenheng for å koble til uavhengige klausuler.
Spørsmålstegn (?) brukes på slutten av tvilsomme uttalelser og en full stopp på slutten av hver setning.
Et eksempel: har DU snakket MED HR-avdelingen? Hvis de er villige til å forhandle til vilkårene, det ville være en økning i sine kvoter.
7. Korrekturles Meldingen Før Du Sender E-Posten.
før du trykker på send-knappen, sjekk for stavefeil, emne-verb avtale og andre grammatiske feil.
Sjekk setningssaken din. Bruk standard skriftstørrelse på 12 og skrifttype Calibri, Times New Roman eller Arial. Unngå sprø eller flerfargede skrifter med farger som ville skade ens øyne som krever briller før de kunne lese meldingen.
bruk alltid standardfargen som er svart, ikke bruk fet eller kursiv ofte. Unngå feil som leseren din definitivt vil ta på. Ikke bruk emojis, forkortelser eller legg til’ sendt fra telefonen min ‘ advarsel i e-posten din. Det er svært uprofesjonelt og gir en dårlig oppfatning av deg.
Til Slutt, sjekk om det er en signaturblokk hvis du har skrevet inn riktig mottakers navn og e-postadresse før du trykker på ‘send’ – knappen.
Hvordan Adressere En E-Post Til En Ukjent Person
Uansett om du kjenner mottakerens navn eller kjønn, er det viktig å vite hvilken hilsen som passer. Det vil avgjøre om mottakeren fortsetter å lese e-posten din eller ikke. I denne delen av artikkelen vil vi identifisere de beste måtene å gå om slike situasjoner og unngå å sende det du ikke hadde tenkt, til den ukjente personen.
her er noen tips du bør vurdere når du sender en e-post til en ukjent person;
1. Adresse Mottakeren Ved Navn
den beste hilsen å bruke når du skriver en profesjonell e-post er å adressere mottakeren ved hans eller hennes navn. Hvis du ikke kjenner personens kjønn, kan du prøve å finne ut detaljene til personen du sender e-posten din til fra selskapet.
for eksempel kan du bruke ‘Kjære’ eller ‘Kjære’, men ikke etter flere e-postutvekslinger. Også, det er litt gammeldags og mindre formell. Derfor, en høflig og modernisert måte å adressere mottakeren bør Være, ‘Kjære Fornavn’ eller ‘ Kjære Etternavn.’
Med Andre ord, ‘Kjære Fru Catherine ‘Eller’ Kjære Mr Jones. På denne måten høres du mer formell ut enn den gammeldags tonen.
for en e-postutveksling kan du svare ved å adressere ham eller henne med navnet de brukte i sin forrige e-post til deg.
2. Til Et Ukjent Kjønn
dette er den vanskeligste delen når du skriver en formell e-post. Hvis du ikke kan få navnet på mottakeren, kan du bruke ‘Dear Sir / Madam’ siden det er mindre personlig og høflig. Det har blitt brukt ofte I En Afrikansk sammenheng. Den er nøytral, så den kan brukes selv om du ikke vet mottakerens kjønn.
men hvis du vet kjønnet på mottakeren, kan du bruke Enten ‘DearMadam eller DearSir’ avhengig av om det er han eller hun. Det er også en av de beste alternativene å bruke når det gjelder både profesjonelle e-poster og formelle brev.
3. Bruke Jobbtitler
dette gjelder når du kjenner jobbtittelen til mottakeren. Du bør gjøre bruk av jobbtitler som samsvarer med mottakerposisjonen. For eksempel, ‘Kjære Human Resource Manager ‘eller’ TIL HR Manager’. Dette forteller mottakeren at du er godt klar over stillingen de holder og gir deg ekstra kreditt når det er for jobbsøknader.
du kan også bruke firmaets navn hvis du ikke vet tittelen på mottakeren. Et klart eksempel Er, ‘ Kjære Incorp Selskap.- Dette viser at e-posten er ment for selskapet. Dette skildrer meldingen du vet om mottakerens selskap, og dette gir deg også poeng, spesielt hvis det er for en jobbsøknad.
4. En Generisk E-Postadresse
i tilfelle du sender en e-post til en generisk e-postadresse, kan du bruke ‘Til Hvem Det Måtte Angå’. Det høres passivt og litt aggressivt ut; avhengig av konteksten det har blitt brukt. I noen tilfeller kan mottakeren tro at det ikke angår dem og slutte å lese.
det er greit å bruke det når du skriver følgebrev for jobbsøknader fordi det er veldig upersonlig. Men hvis det er ment for office-e-post, vil du kanskje legge Til ‘Thankyouforyourtime’ i setningen for å myke tonen.
5. Ved Å Bruke Mindre Formelle Hilsener
under ingen omstendigheter, bør du bruke ‘Hei’, ‘Hilsener til’ Eller ‘ Hei der ‘Eller’ Hei Der’, Disse er Ikke de beste alternativene for å adressere e-post til en ukjent person, spesielt når du prøver å forbli formell. Du kan bruke dem hvis du kjenner mottakeren, og hvis det er for et uformelt innhold.
når du vil forbli mindre formell eller streng, bør du gå Med ‘Hei Navn’ eller Hei Navn.’Med Andre ord, ‘HelloMrJames’ eller ‘ HiMrsLaura.’Dette er enkle og lette måter å begynne e-postmeldinger. Hvis mottakeren er en kvinne, og du er usikker på om hun er gift for å vite hvilken tittel å bruke, det beste du bruker ‘Ms, dette dekker både gifte og ugifte kvinner.
Konklusjon
bruk av profesjonelle hilsener er svært viktig Fordi det er det første mottakeren ser i e-posten din. Dette betyr ikke at du bør begynne din e vakkert og avslutte det forferdelig, forlater en sur smak i mottakerens munn. Ved å bruke den riktige e-postavslutningslinjen og sign-offs, får du de riktige visningene, siden det er det siste mottakeren leser.
du kan avslutte med ‘Takk’, ‘Takk for din tid’, ‘ser frem til å jobbe med deg’, ‘Ha en fantastisk dag ‘eller’ Ser frem til vår neste samtale’, som dine avsluttende linjer. Og med gode tegn-offs som’ Oppriktig, »Med Hilsen Eller Vennlig Hilsen’, ‘Yours Faithfully’, ‘Respekt’ eller ‘ Hjertelig, så din signatur blokk og ditt fulle navn.
bruk av noen av disse avsluttende linjer og sign-offs vil utfylle din hilsen og e-postmelding. Og det er sannsynlig å påvirke en rask og positiv respons.
Hva er dine tips om e-etikette og hvordan du adresserer e-post til et ukjent publikum?
Fem Viktige Gatekjøkken;
- Velg emnefeltet klokt. Det må være kort og konsist.
- Bruk Profesjonelle Hilsener, avsluttende linjer og signeringer.
- Hold deg vennlig, formell og unngå sarkasme gjennom hele meldingen.
- Sjekk grammatikk, tegnsetting og stavemåter.
- kontroller Og svar på e-postene dine raskt.