- 29aksjer
Korrekt skrevet, klare arbeidsplassprosedyrer vil hjelpe deg med å oppnå et konsekvent kvalitetsprodukt og holde teamet ditt trygt.
hvis instruksjonene dine er uklare eller åpne for flere tolkninger, vil ting gå galt. Dette vil skade produktkvaliteten og kan sette arbeidstakernes sikkerhet i fare-begge vil til slutt koste deg penger.
Følg disse fem enkle trinnene for å redusere risikoen for dårlige resultater for teamet og bedriften.
Kjenn ditt publikum
Skriv med publikum i tankene. Ikke anta at leseren vet hva du snakker om. De vil mest sannsynlig ha et bredt spekter av aldre, erfaringer, ulike kulturer og språk, og ulike evner til å lære nye ting.
Tilnærming prosessen nøye; du prøver ikke å dumme ned instruksjonene du gir. Du har allerede gitt denne personen en jobb basert på en viss evne og erfaring. Skriv din arbeidsplass prosedyrer med det i tankene.
Ikke glem, de som har gjort det i årevis, er ofte de som mest sannsynlig vil ignorere de skriftlige prosedyrene, fordi de vet hvordan det gjøres.
prosessen og metodene kan godt ha endret seg siden de opprinnelig lærte dem. Konstant forsterkning av prosedyrer er viktig for å sikre konsistens av produktkvalitet og sikkerhet på arbeidsplassen.
Bryt det ned
enhver stor eller kompleks prosess eller prosjekt kan alltid brytes ned i mindre og mindre trinn. Ingen har noen gang sagt, ‘La oss bygge En Large Hadron Collider,’ og deretter startet byggingen neste dag. Komplekse prosjekter og prosedyrer reduseres alltid til diskrete deler som kan bearbeides og forstås, og prosessene dine er ikke forskjellige.
hver gang du lister opp neste trinn i prosedyren, spør deg selv hvorfor, husk at ‘Fordi Vi alltid har gjort det på den måten’ er helt feil svar! Når du har brutt prosessen ned i små nok trinn, er det mye lettere å trene folk og å gjenkjenne når personen du trener har ‘fått det’.
Bruk fotografier
Å Spørre noen om å lese en prosedyre er en start, å fortelle dem hvordan de skal gjøre det, hjelper med å få meldingen over, gi dem bilder og du er mest av veien der. Når folk leser eller hører informasjon, er det sannsynlig at de bare vil huske opptil 10% av det tre dager senere. Vis dem et bilde sammen med den samme informasjonen, og de vil beholde opptil 65% av det tre dager senere.
bruk alltid fotografier som en integrert del av prosedyrene dine.
Pass på at de er klare og faktisk illustrerer hva du prøver å komme over.
Bruk fotografier til:
- Identifiser spesifikt utstyr
- Identifiser prosesstrinn
- for å forklare konfigureringen av utstyret
- Fremhev spesifikke viktige detaljer i prosedyren
- Fremhev potensielle farer
De må:
- Vær klar nok til å identifisere utstyret eller prosessen
- kunne kopieres i svart-hvitt uten å miste kontekst eller detaljer
- ikke inkluder bakgrunnsrør
- Fremhev viktige punkter ved hjelp av piler og tekst
- Bruk tekst sparsomt, Men med nok detaljer til å identifisere elementet eller prosesstrinnet
spør ekspertene
kunnskap om prosessen er kritisk. Snakk med de som gjør disse oppgavene ofte og finn ut hvordan de gjør dem, og hvis de tror de kan forbedres.
Spør de som kjenner prosessen innvendig ut om hvilke trinn som må være spesielt uthevet. Dette er trinnene som hvis det gjøres feil, vil forårsake mest skade-til personen som utfører oppgaven eller til produktet som blir jobbet på.
Å få buy-in fra de som faktisk skal gjøre arbeidet er viktig. Rådfør deg med dem, og de vil ta eierskap når prosedyrene er der ute i bruk.
Test det
Prøv det. Gi den nye prosedyren til personen som skal utføre oppgaven og få tilbakemelding om det fungerer og gir mening. Endre tilsvarende. Gjenta til det er riktig.
Registrer dine ansattes kompetanse i hver prosedyre og revisjon regelmessig. Dette er levende dokumenter for bruk på daglig basis; ikke skrevet, signert av og igjen på en hylle.
Hvorfor alt dette er viktig
du vil produsere et produkt av konsekvent høy kvalitet. Når du har skrevet ned hvordan du kan oppnå det, kan du formidle denne informasjonen til alle du ansetter, og du vil få de resultatene du ønsker.
når hvert trinn i hver prosess er registrert og noe går galt, kan du enkelt finne ut hvor feil ble gjort og hvorfor.
du må registrere denne informasjonen for å overholde standarder og lovgivning.
arbeidsplassprosedyrene dine sikrer at du oppnår konsistent kvalitet, sikkerhet og samsvar med ett sett med dokumenter.
hvis alt dette høres ut som mye arbeid, er det fordi det er, men belønningene er store.
hvis du vet at du trenger å gjøre det, men ikke har tid, ring oss. Vi vil gjerne gjøre det for deg eller diskutere måter å bidra til å gjøre prosessen enklere internt.
- 29 aksjer