det er viktig å beholde eiendomsposter av en rekke økonomiske og juridiske årsaker. Enten det er skattedokumenter, fremtidige lånesøknader eller juridiske dokumenter, må du sørge for at du har tilgang til en fysisk kopi av relevant informasjon. Men det er ingen endelig policy for hvor lenge du skal beholde egenskapsposter: det er mange forskjellige typer dokumenter, og noen som du bare trenger å beholde i en bestemt tidsperiode.
Hvilke typer poster bør du beholde?
det er to hovedkategorier av egenskapspost som skal beholdes: permanente og midlertidige poster.
Permanente poster
Permanente poster er De Som må holdes for varigheten av din tid i egenskapen. Disse typer dokumenter inkluderer:
- Dokumentavgift landskatt
- land transaksjonsskatt (kun tilgjengelig I Wales)
- kjøpskontrakten
- Advokat brev og dokumenter
- Boliglån dokumenter
- salgskontrakt
Midlertidige poster
midlertidige poster knyttet til driften av eiendommen samt regninger, kvitteringer og fakturaer på eiendommen. Disse inkluderer:
- Advokat avgifter
- Gass og elektrisitet sikkerhetskontroller
- Boliglån rentebetalinger
- Rådsskatt og regninger
- Eiendomsforsikringsdokumenter
hvis du bruker en bygning for ikke-boligformål (som en butikk, kontor eller lager, for eksempel) vil du sannsynligvis måtte betale forretningspriser. Dette er skatt poster som også er verdt å holde på for varigheten av eiendommens bruk.
så, hvor lenge bør du holde eiendom poster for?
Midlertidige poster bør holdes i tre til syv år, da dette vil hjelpe deg å holde på toppen av å administrere boliglån (hvis du har en) og din eiendom mer generelt.
det kan være fristende å lagre alle postene dine digitalt, men det er viktig å beholde originaler i et papirkopiformat. Hvis du må gå til retten for noe å gjøre med eiendommen, trenger du papirkopier av alle disse postene.
det er også veldig viktig å lagre alle papirkopiene på et sikkert sted, som omfatter inntrengeralarmer, branndeteksjon og CCTV. Hvis det ikke er et anlegg umiddelbart tilgjengelig for deg, kan du få advokater til å sette dokumentene dine i sikker lagring, eller du kan outsource til en postbehandlingstjeneste. De bør også holdes i kronologisk rekkefølge for enklere gjenfinning.
Administrere din eiendom poster
Komme inn i vanen med god dokumentbehandling kan ta litt tid. Du må opprette lagringsplass for postene dine og en tidsplan for oppbevaring og eventuell ødeleggelse. Ta litt tid i begynnelsen av hver måned for å sortere og sende inn nye poster, vurderer om de er permanente eller midlertidige, og hvis de kan lagres bort på ubestemt tid, eller hvis de må hentes regelmessig.
hvis du skal lagre postene dine i lang tid, er det verdt å investere i spesialiserte arkivbokser for å beskytte dokumentene dine. Hvis du bare skal lage elektroniske kopier, må du i det minste sørge for at du oppretter flere sikkerhetskopier av filene dine. Det betyr imidlertid bære gjenta at du bør beholde fysiske kopier av originaldokumenter der det er mulig.
hvis Du vil ha mer informasjon om hvordan du administrerer eiendomsrekordene dine, kan du kontakte ekspertene våre innen arkivbehandling og dokumentskanning på Access Records Management i dag. Vi kan hjelpe deg med å administrere og lagre alle dine poster, fra eiendom til bedrift til personlig.
oktober 24, 2019
oktober 21, 2019
oktober 14, 2019
September 27, 2019