Klart definere prosjektets omfang bidrar til å effektivt håndtere interessenter forventninger og sikrer at alle prosjektets elementer er på linje med målene-øke sjansene for suksess — Her er hva du trenger å vite om å definere prosjektomfanget.
definisjon Av prosjektomfang
prosjektomfang er en detaljert oversikt over alle aspekter av et prosjekt, inkludert alle relaterte aktiviteter, ressurser, tidslinjer og leveranser, samt prosjektets grenser. Et prosjektomfang skisserer også viktige interessenter, prosesser, forutsetninger og begrensninger, samt hva prosjektet handler om, hva som er inkludert og hva som ikke er. All denne viktige informasjonen er dokumentert i en omfangserklæring.
project scope statement
project scope statement er et sentralt dokument som gir alle interessenter en klar forståelse av hvorfor prosjektet ble satt i gang og definerer sine viktigste mål. De fleste prosjektomfang uttalelser vil inkludere disse elementene.
- en project statement of work (SoW), som er en detaljert oversikt over alt arbeid som skal utføres av et prosjektteam og eventuelle viktige elementer som kan påvirke utfallet
- Begrensninger som kan begrense eller påvirke prosjektets utfall negativt, inkludert ressurser, innkjøpsproblemer, timing eller mangel på informasjon
- Omfangsekskluderinger, som kan være alt som ikke vil være en del av prosjektet eller dets leveranser
- milepæler som angir den eksakte datoen noe skal leveres eller Fullføres
- de endelige leveransene som vil bli gitt til kunden på slutten av prosjektet — for eksempel en rapport, en programvarefunksjon, prosessinnsikt eller analyse, eller et produkt eller en tjeneste som en kunde trenger
- Akseptkriterier som angir nøyaktig hvordan suksess skal måles
- Endelig godkjenning der kunden vil logge av omfangserklæringen som bekrefter at alle parametere er inkludert og dokumentet er fullstendig og nøyaktig
viktige trinn for å definere prosjektets omfang
riktig definere omfanget av et prosjekt er nøkkelen til å administrere din prosjekt. Her er trinnene du kan følge for å definere prosjektets omfang.
- Arbeid med viktige interessenter for å definere og opprette en omfangserklæring ved å identifisere hva som er innenfor og utenfor omfanget. Samarbeid med interessenter bidrar til å sikre at viktige ting ikke faller gjennom sprekkene.
- Identifisere, dokumentere og formidle forutsetninger. Forutsetninger er de elementene som relaterer seg til prosjektet som antas å være sanne i prosjektets varighet. Forutsetninger er nødvendige for å gi et estimat av kostnader og tidsplan for å levere prosjektets omfang i planleggingsfasen av et prosjekt.
- Få buy-in for scope-setningen med interessenter som er mest påvirket for å sikre at alle er på samme side.
Eksempel På prosjektomfang
la oss si at du er en prosjektleder som definerer omfanget for et innholdsmarkedsføringsprosjekt. En veldig enkel prosjektomfang setning kan inneholde følgende.
Introduksjon
dette innholdsmarkedsføringsprosjektet gjennomføres for XYZ-selskapet med det formål å lage en artikkel som skal legges ut på deres nettsted for å skape merkekjennskap.
Prosjektomfang
dette prosjektet vil omfatte forskning, innholdsstrategi, skriving av artikkelen og publisering på XYZ-nettstedet under XYZ-bloggen. Det vil også inkludere deling av artikkelen på sosiale medier for April 2020. Alle aktiviteter vil bli utfort Av Joe Smith FRA ABC company.
Prosjektleveranser
Prosjektleveranser vil inneholde en godt undersøkt skriftlig artikkel på opptil 1000 ord som skal leveres via e-post til [email protected] ikke senere enn _ _ _ dato.
Godkjenningskriterier For Prosjekt
Jane AT XYZ company vil gjennomgå og godkjenne den endelige artikkelversjonen før publisering.
Prosjektekskluderinger
dette prosjektet inkluderer ikke betaling til eksterne leverandører for forskning eller outsourcede tjenester.
Prosjektbegrensninger
Begrensninger kan omfatte kommunikasjonsforsinkelser, endringer i omfang eller tekniske problemer.
når prosjektomfang-setningen er fullført og godkjent, og et prosjekt er i gang, må prosjektomfang håndteres nøye for å unngå omfang krype.
Hva er scope creep?
Scrope creep refererer til et scenario der endringer skjer etter at prosjektet er startet, og endringene ikke er definert eller forventet i scope-setningen. Når omfangskryp forekommer, kan det påvirke prosjektets tidslinje, leveringskvalitet, ressurser, budsjett og andre aspekter negativt. Administrere omfanget av prosjektet kan bidra til å unngå uønskede overraskelser.
prosjektomfang ledelse
i tillegg til den pågående gjennomgang og overvåking av prosjektaktiviteter, er det skritt som bør iverksettes for å håndtere omfanget av prosjektet for å unngå omfang krype.
- Identifisere om det er noen endringer i kravene for prosjektet. Dette er et viktig skritt siden disse endringene direkte påvirker prosjektmålene og alle relaterte aktiviteter.
- Identifiser hvordan endringene vil påvirke prosjektet. Før du kan gjøre justeringer i omfanget av prosjektet, må du forstå hvor og hvordan endringer påvirker utfallet.
- Få godkjenning for endringer før du fortsetter med en endring i aktiviteter eller retning.
- Implementere de godkjente endringene i tide for å redusere forsinkelser og risiko.
prosjektomfang
– Prosjektomfang
Introduksjon
Introduksjonen gir en oversikt over prosjektet på høyt nivå.
Prosjektomfang
Angi omfanget av prosjektet. Dette bør inkludere hva prosjektet gjør og ikke inkluderer. Dette vil bidra til å avklare hva som er inkludert i prosjektet og bidra til å unngå forvirring fra prosjektgruppemedlemmer og interessenter.
Prosjektleveranser
Angi de planlagte leveransene for prosjektet.
Kriterier For Godkjennelse Av Prosjektet
Definer godkjenningskriteriene. Hvilke mål vil bli oppfylt, og hvordan vil suksess bli målt?
Prosjektekskluderinger
hva er ikke inkludert i omfanget av dette prosjektet.
Prosjektbegrensninger
Gir eventuelle begrensninger på prosjektet, harde datoer, ansatte eller utstyrsbegrensninger, økonomiske eller budsjettbegrensninger eller tekniske begrensninger.
Utvikle en solid forståelse av et prosjekt formål og klart definere, dokumentere og administrere prosjektets omfang, kan du sikre at du er godt posisjonert til å levere et vellykket prosjekt uten å måtte håndtere omfang krype.