Hva er En Ansattfil?
Arbeidsgivere bør benytte en ansattfil for å fange opp og vedlikeholde ALLE HR -, lønns -, ytelser-og samsvarsdokumenter på ett sted. Med utviklingen AV HR-teknologi bør arbeidsgivere lagre alle viktige personaldokumenter for hver ansatt i DERES HR-system. Unnlatelse av å vedlikeholde og produsere dokumentasjon kan føre til brudd på overholdelse eller potensielle bøter.
Dokumenter som er beskyttet av personvernlover, for eksempel medisinske / forsikringsposter og referanse / bakgrunnssjekker, bør ikke inkluderes i en ansattes grunnleggende ansattfil.
her er et øyeblikksbilde av elementene som kan inkluderes i en grunnleggende ansattfil:
-
Jobbeskrivelse
-
Jobbsøknad og / eller cv
-
Jobbtilbud
-
IRS Form W-4
-
Kvittering eller signert bekreftelse av personalhåndbok
-
Prestasjonsevalueringer
-
Skjemaer knyttet til ytelser til ansatte
-
Skjemaer som gir nødkontakter
-
Kunder og / eller kolleger klager
-
Priser eller sitater for utmerket ytelse
-
Registrering av oppmøte eller fullføring av opplæringsprogrammer
-
Advarsler og / eller andre disiplinære tiltak
-
Notater om oppmøte eller tardiness
-
enhver kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller bekreftelse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver
-
Dokumenter knyttet til arbeidstakerens avgang fra selskapet
Paycor HR-løsning tilbyr enhetlig ansatt journalføring og mye mer. Utforsk VÅR HR-produktside for å lære hvordan vi eliminerer papirfiler og holder informasjonen din sikker. Lær mer om nye ansatte onboarding og hvordan du arkiverer skatter uten W2.