Papirarbeid kan være en slik hodepine. Det er imidlertid også en integrert del av å drive din egen tannlegepraksis.
du må håndtere de vanlige papirarbeidsoppgavene for å drive en bedrift. I tillegg håndterer du pasientens medisinske journaler. Dette kan bli vanskelig når man vurderer statlige forskrifter og personvernlover.
hvordan ser etterlevelse ut? Hvor lang tid tar en tannlege kontor har å holde pasientjournaler? Hvor kan du oppbevare dem? Når du kan bli kvitt dem, hvordan gjør du det?
for å svare på disse spørsmålene, la oss ta en titt.
Hvorfor Er Tannjournaler Viktige?
en komplett og nøyaktig tannregistrering er svært gunstig for pasienten. Med informasjonen i posten, kan tannleger gi best mulig omsorg–selv om de aldri har sett pasienten før.
tannjournaler er også viktige for deg som tannlege. Hvis du noen gang finner deg selv på feil ende av en malpractice dress, kan du presentere postene som bevis for å forsvare deg selv.
hvis du noen gang har sett et kriminaldrama PÅ TV, vet du dette. Hver persons tenner er unike for dem. Dermed kan myndighetene bruke tannregister til å identifisere organer og savnede personer.
Hvor Lang Tid Har En Tannlege Kontor Å Holde Pasientjournaler?
det ville være fint om det var et raskt og enkelt svar på dette spørsmålet. Dessverre er det ikke.
ikke bare varierer lovene etter stat, men de varierer også avhengig av pasienten. For å finne ut spesifikk informasjon for staten, bør du kontakte Styret I Odontologi for staten.
som en generell tommelfingerregel krever de fleste stater at du beholder poster i 5 til 7 år. Det faktiske kravet kan imidlertid være så lite som 2 år opp til 10.
Husk At Medicare/Medicaid krever 5 års oppbevaring for faktureringsformål. Således, selv om statens krav er mindre, må du opprettholde poster for pasienter som bruker disse tjenestene minst 5 år.
Andre spesielle forhold inkluderer:
- Mindreårige: Du må vanligvis opprettholde poster i en bestemt periode etter flertallet
- en inkompetent pasient: Vanligvis til etter pasientens død
- tjenestekonflikt: Ikke ødelegge posten før tvisten er løst, selv om oppbevaringsperioden er utløpt
når du har oppbevarings informasjon for staten, må du kontrollere at hele personalet forstår og følger riktig protokoll for hver type post. Du ønsker ikke å komme i trøbbel for å la en rekord falle mellom sprekker.
Hvordan Skal Tannjournaler Lagres?
på grunn av personvernhensyn, bør du ikke lagre tannjournaler der andre kan få tilgang til dem. Bare autorisert personell, for eksempel kontorpersonalet, kan ha tilgang til disse postene.
de fleste dental praksis er små nok til at stedet lagring av poster i papirform er enkelt og praktisk. Imidlertid må de lagres på et sikkert sted.
Personvernlover dikterer ikke at postene må lagres i låsbare skap. Men husk at det er ditt ansvar å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til postene.
dermed kan store institusjoner bestemme at det er tryggere å lagre poster i låste skap. Flertallet av dental praksis, men er små og få mennesker har tilgang til poster rom. Du kan utføre din egen risikovurdering og finne ut hvilken metode for lagring er riktig for din praksis.
Hva Om Jeg Går Tom For Plass?
etter at du har vært i virksomhet i noen år (eller hvis din praksis er en knusende suksess!) du kan begynne å gå tom for lagringsplass. I så fall har du noen alternativer for å lage ekstra plass.
den første, og enkleste, er å bare leie en ekstern lagringsenhet. Sørg for at anlegget du velger er sikker og nær nok for enkel tilgang. Du kan lagre inaktive pasientjournaler der for å frigjøre plass til de aktive i stedet lagring. Klikk for mer informasjon.
en annen måte å spare plass på er å konvertere poster til mikrofilm. Mikrofilm (eller mikrofiche) tar opp mye mindre plass enn papirposter.
Du kan også velge en postlagringstjeneste. Denne metoden vil koste deg en god del penger gjennom årene. I tillegg må du sørge for at de riktige skjemaene og avtalene er fylt ut for å overholde personvernlovgivningen.
Elektronisk lagring er et annet flott alternativ. Du må sørge for at du velger lagringstjenesten nøye. Ikke noen gang forlate pasientens poster sårbare for en hacker angrep. Husk at du er ansvarlig for deres konfidensialitet og integritet.
Hvordan Bli Kvitt Tannjournaler
på grunn av personvernhensyn kan du ikke bare kaste tannjournaler i søpla og kalle det bra. Du må følge en bestemt protokoll og sørge for at pasientens informasjon holdes konfidensiell. Dette gjelder selv om pasienten hvis poster du blir kvitt, er død.
den vanligste måten å sikre at postene er helt ødelagt trygt er å makulere dem. Noen praksis velger å gjøre dette selv, mens andre outsource arbeidet til en profesjonell shredding selskap. Husk at akkurat som med lagringsselskapet, trenger du en personvernavtale.
Bare hvis du tenker at et bakgårdsbål er en god ødeleggelsesmetode, vil vi fortelle deg at det ikke er det. Røntgenbilder i dental poster utgivelsen metaller når brent, og dette er ikke sunt for deg eller miljøet.
i Stedet tjene litt ekstra penger ved å gjenopprette og selge sølvinnholdet fra de gamle røntgenstrålene.
Innpakning
så hvor lenge må et tannlegekontor holde pasientjournaler? Vi håper vi har hjulpet med å ta mysteriet ut av det.
Finn ut de spesifikke tidslinjene fra staten din og følg våre praktiske tips for oppbevaring og lagring. Den riktige protokollen vil sikre at du ikke åpner din tannlegepraksis opp til problemer med personvern.
ikke glem å sjekke ut resten av bloggen vår for flere gode tips og triks for å kjøre den beste tannlegepraksis mulig!