Av Nonprofit Risk Management Center
i tilfelle du trenger å sende inn et krav, kan du raskt legge hendene på alle forsikringer som kan dekke en hendelse, inkludert utløpte krav?
Forsikringer dekker hendelser som er adressert av krav presentert for transportøren på et tidspunkt i fremtiden. Når hendelsen utløser et krav oppstår, kan den opprinnelige forsikringen som dekker den hendelsen, ha utløpt, og den nye policyen kan inneholde forskjellige bestemmelser. Spørsmålene å stille deg selv er: «Hvilken policy gjelder—den gamle eller den nye? Og hva gir den gjeldende politikken?»
noen ganger vil et erstatningskrav som finner sted i policyperioden ikke bli oppdaget før etter at policyen utløper, kanskje år senere. Et godt eksempel på en slik lang hale krav er tap fra svindel som er dekket av En Forbrytelse Forsikring. Svindel kan skje over en periode på flere år og ikke bli oppdaget før lenge etter at politikken er utløpt.
Manglende Policyer
Hva om du ikke kunne finne de utløpte policyene? Kan du stole på din megler eller agent for å ha en kopi hendig? I et overraskende antall tilfeller kan ikke forsikringsselskaper finne en kopi av utløpte retningslinjer. Bedrifter som ikke gjør noe annet enn arkeologi for å finne papirsporet for å støtte slike krav, gjør det ganske bra. Men hvorfor bruke pengene i ettertid når du kan sette et enkelt system på plass som vil holde din politikk organisert og tilgjengelig?
Arkiveringspolicyer
Lyd risikostyringspraksis mandat å ha et system for arkivering av utløpte retningslinjer, men hvor lenge skal utløpte retningslinjer holdes i arkivskapet?
Statlige Lover
Statlige lover varierer, men krever generelt forsikringsagenter å beholde kopier av kundens retningslinjer i 6-7 år. Siden en ideell ikke alltid kan stole på å ha tilgang til forsikringsagentens filer når det er nødvendig, bør hver ideell også opprettholde kopier av utløpte retningslinjer.
NRMC Anbefalinger
Nonprofit Risk Management Center anbefaler at en nonprofit dokument oppbevaring politikk bør kreve alle, men krav-laget politikk skal opprettholdes permanent. Nå som politikk er tilgjengelig elektronisk (du kan enten skanne politikk i datasystemet eller be om at forsikringsselskapet gi politikken i elektronisk format), tar lagring opp mye mindre fysisk rom. I stedet for å overfylle arkivskap eller bokhyller fylt med 3-ringpermer, kan du lagre policyer på serveren din. Selvfølgelig vil du ha en lyd backup system på plass, vil arkivere papirkopier av politikk offsite og informere key office ansatte eller viktige frivillige der sikkerhetskopier og papirkopier opprettholdes. Du vil også kjøre tester av backup media for å sikre at de er i stand til å bli gjeninnsatt i en nødssituasjon.