Oppdatert September 2020
HR Spørsmål:
vi har mottatt mange cver nylig – noen har vært for stillinger vi har lagt ut, og noen er uoppfordret. Må vi holde alle disse cver, og i så fall, hvor lenge trenger vi å holde cver og programmer?
HR Svar:
Først, la oss ta opp hva du skal gjøre med uønskede cver. Du er ikke forpliktet til å lagre uoppfordrede cv-er; det er imidlertid viktig å være i samsvar med tilnærmingen din. Hvis det er noen uoppfordrede cver som du har holdt for videre vurdering, er din beste tilnærming å holde alle uoppfordrede cver for samme varighet som du beholder dine forespurte cver.
for cver og søknader som du har mottatt i forhold til en ledig stilling, er det noen føderale lover som krever arbeidsgivere å beholde sysselsetting søknader og relaterte dokumenter som spenner for en periode på ett til to år fra datoen for ansettelsesbeslutningen(datoen stillingen ble fylt, ikke lagt ut). Arbeidsgivere er ansvarlige for å følge de føderale lovene de er dekket av, samt eventuelle kontraktsmessige krav de måtte ha (dvs.unionskontrakter) som kan kreve ekstra tid for å opprettholde poster.
Et annet viktig element å merke seg om søkeren journalføring er at du er pålagt å opprettholde ikke bare sysselsetting søknader for en stilling, men hele ansette posten. Ansette poster kan inkludere slike ting som programmer, cver, screening verktøy og vurderinger, bakgrunnen sjekker og referanse sjekker. Noe som du bruker i å hjelpe deg med en ansettelsesbeslutning regnes som en del av din ansette poster.
Store føderale lover som adresserer ansettelsesoppbevaringskrav inkluderer:
- Tittel VII Av Civil Rights Act of 1964-Krever arbeidsgivere å holde ulike sysselsetting poster, inkludert jobbsøknader, for ett år fra datoen søknaden ble mottatt.
- Aldersdiskriminering I Employment Act – krever arbeidsgivere å beholde sysselsetting søknader for ett år. Det er språk, derimot, som indikerer hvis du er klar over søkeren er over alder 40, du bør beholde den så lenge som to år.
- Americans with Disabilities Act – krever arbeidsgivere å beholde jobbsøknader og dokumenter i ett år. Det er noe variasjon basert på hvorvidt søknadene er ønsket eller uønsket, men maksimal oppbevaring er to år.
- Executive Order 11246-Hvis du er en statlig entreprenør og har mindre enn 150 ansatte eller en kontrakt på minst $150 000, må du beholde disse postene i ett år. Hvis du har minst 150 ansatte eller mer og en kontrakt på $150,000, er du pålagt å holde postene i to år. Hvis du har en cv på hånden fra et tidligere søk og bestemmer deg for å vurdere det for en ny stilling måneder nedover veien, må du beholde det cv eller søknad for den tiden som kreves basert på siste visning av dokumentet (dvs., 1-2 år forbi fylldatoen for den andre posisjonen).
et ord av forsiktighet – hvis det er en diskriminering kostnad eller ulovlig sysselsetting praksis brakt mot arbeidsgiver, sysselsetting søknader må beholdes inntil saken når en løsning. Dette kan bli vanskelig hvis noen hevder diskriminering fordi de ikke fikk en kampanje; arbeidsgiver er da pålagt å holde alle søknader mottatt for at kampanjen til kravet er løst. Med en lang søksmål og rettssaker, kan dette være en lengre tidsperiode.
generelt sett er god praksis å beholde cv-er og søknader fra ikke-innleide personer i to år etter datoen ansettelsesprosessen er fullført for en stilling(dvs. fra det tidspunktet den nye ansatte begynner å jobbe). Husk å konsultere statlige lover i tillegg til føderale forskrifter når du bestemmer hvor lenge du skal holde ansattes poster.
Journalføring kan være en skremmende oppgave, spesielt når du prøver å rydde ut gamle poster og opprettholde de relevante for å forbli kompatible. strategisk HR inc. forstår din frustrasjon og har mange prøvde og pålitelige tips om journalføring-inkludert en praktisk Journalføring Desktop Referanse for å hjelpe deg med å bestemme hva du skal beholde og hva du skal kaste. Besøk Vår Juridiske Overholdelse & Journalføringstjenester for å lære mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å få arbeidsoppgavene dine i orden.