Hvordan sende krypterte og passordbeskyttede e-poster? Beste guide

E-Post har lettet måten vi kommuniserer profesjonelt. De er kanskje den mest brukte kanalen for intern og ekstern kommunikasjon på tvers av alle store og små organisasjoner. Vi håndterer ofte konfidensiell eller sensitiv informasjon i bedriftsverdenen. For eksempel kan en finansiell konsulent må sende de siste revisjonsrapporter til et selskap sekretær. På samme måte må du kanskje dele en konfidensiell rapport til noen via e-post. Hvordan sørger du for å sende slike konfidensielle e-poster til de riktige mottakerne? Løsningen er å enten kryptere eller passordbeskytte e-postene dine. I dette innlegget i dag vil jeg dele hvordan du enkelt kan sende krypterte e-postmeldinger med passordbeskyttelse!

Forskjell Mellom Kryptering og Passordbeskyttelse

jeg vil bruke begrepene ‘Kryptering ‘ og’ Passordbeskyttelse ‘ i hele dette innlegget, så la oss først forstå forskjellen mellom disse to begrepene.

e-postkryptering er å konvertere innholdet i en e-postmelding fra vanlig, lesbar tekst til cypher tekst (algoritmiske koder) som ikke kan dechifreres av andre enn de tiltenkte mottakerne. Dette forhindrer at innholdet i e-postmeldingen din blir sett av uautoriserte mottakere. Vi bruker vanligvis passordbeskyttelse på e-postvedlegg, slik at kun autoriserte mottakere kan se slike konfidensielle vedlegg.

når skal du sende krypterte e-poster?

det er best å kryptere e-postene dine når du adresserer noe konfidensielt / følsomt i e-postmeldingen din. For eksempel, ta en titt på Denne korte videoen Fra Microsoft og forstå konteksten når kryptering av e-post er nyttig!

Når bør du sende passordbeskyttede e-poster?

det er best å bruke passordbeskyttelse når du, i stedet for å skrive noe konfidensielt i e-postmeldingen, foretrekker å dele konfidensiell informasjon som et e-postvedlegg.

som en generell tommelfingerregel bør du vurdere å sende passordbeskyttede e-poster når du har filer som faller inn under noen av følgende kategorier:

• Forretningsforhandlinger/avtaler
• Klientpresentasjoner/regneark
• Konfidensielle dokumenter
• Juridisk kommunikasjon
• Finansiell informasjon
• informasjon relatert til ledelse eller proprietær informasjon

Or…as en profesjonell du kanskje vet det best hva vedlegg kan være konfidensiell for din bedrift!

la Oss nå forstå hvordan du sender krypterte og passordbeskyttede e-postmeldinger på populære e-postklienter som Outlook og Gmail.

Sende Konfidensielle E-Poster I Outlook:

hvordan sende krypterte e-poster I Outlook?

den gratis versjonen Av Outlook tillater deg ikke å kryptere e-post. For å bruke krypteringsfunksjonen må Du oppgradere Til Microsofts Office365 E3-plan. Når du har oppgradert, bare følg disse trinnene for å kryptere e-postene dine:

• Logg På Outlook (web app) på skrivebordet.
• Skriv ny melding, Fra Alternativer-menyen velg Krypter og velg typen restriksjoner du vil håndheve: Krypter Bare Eller Krypter Med Ikke Videresend.

hvordan sende passordbeskyttede e-poster I Outlook?

Kryptering og passordbeskyttelse av vedlegg bidrar til å begrense uautorisert tilgang til konfidensiell informasjon. Avhengig av typen fil, kan det være flere måter å kryptere og passordbeskytte e-postvedleggene dine I Outlook. Dette tilfører imidlertid kompleksitet og er ofte forvirrende.

derfor er den beste måten å arkivere alle filtyper ved hjelp av 7Zip (gratis programvare) og deretter legge til en passordbeskyttet 256-bit AES-kryptering.

slik kan du kryptere og passordbeskytte alle filtyper ved hjelp av 7zip:

• Høyreklikk på filen du vil legge ved i e-posten din.
• under 7zip-menyen, velg ‘Legg til i arkiv’
• nå i ‘Arkiv’ – innstillingene, skriv inn ønsket passord og sett krypteringsmetoden til ‘AES-256’

Sånn ja. Når filen er kryptert i .zip-format, kan du legge den ved og sende konfidensiell e-post. For å åpne og vise denne filen må mottakerne pakke den ut med passordet du har angitt. Du kan dele dette passordet enten på en tekstmelding eller informere dem personlig.

Sende Konfidensielle E-Poster I Gmail:

for å sende krypterte e-poster i Gmail, bruk Den spesielle ‘Konfidensielle modusen’ mens du skriver e-postmeldingen. Når du sender En e-post I Gmail med konfidensiell modus slått på, har ikke mottakerne muligheten til å videresende, kopiere, skrive ut eller laste ned vedleggene.

fordi nedlasting av vedlegg ikke er tillatt, kan du ikke legge ved noe i e-posten din når konfidensiell modus er slått på. Hva mer? Du kan angi utløpstid for e-post og SMS-passord for bekreftelse, slik at bare de autoriserte mottakerne kan se innholdet i e-postmeldingen.

her er en trinnvis veiledning for å sende krypterte e-postmeldinger I Gmail:

• Klikk På ‘Skriv’ for å starte en ny melding
• I skrivevinduet finner du et låsikon i verktøylinjen nederst på siden.
• Klikk på låsikonet (uthevet i skjermbildet nedenfor), og det vil slå på konfidensiell modus I Gmail.
• mottakerne dine kan ikke videresende, kopiere, skrive ut eller laste ned e-posten din.
• nå kan du angi utløpstid og sms-passordbekreftelse slik at kun autoriserte mottakere kan se e-posten din, og e-posten din forsvinner automatisk fra innboksen når den krysser den angitte tidsgrensen.

Sende passordbeskyttede vedlegg I Gmail

prosessen for å sende passordbeskyttede vedlegg I Gmail er nøyaktig det samme som forklart For Outlook i innlegget ovenfor. Alt du trenger å gjøre er å bruke 7zip til å arkivere og passordbeskytte hvilken fil du vil sende som vedlegg.

Vil du ha enda mer sikkerhet og personvern? Prøv Proton Mail

hvis Du ikke er begrenset Med Outlook og Gmail for arbeid, vil jeg oppfordre deg til Å ta En titt På Proton Mail. Du må konfigurere ulike innstillinger I Outlook og Gmail for å sende konfidensielle e-poster. Men Med Proton Mail er e-postene dine svært sikre og private rett ut av boksen.

• 

• 

I min erfaring er Det Derfor Proton Mail er et overlegen alternativ Til Gmail og Outlook for generell e-postsikkerhet og personvern:

Funksjon	Outlook / Gmail	Protonpost
E-Postkryptering	Må konfigurere	Rett ut av boksen
Sporing	Microsoft og Google sporer all brukeraktivitet, inkludert IP-adresse	ingen sporing og logging
Annonser basert	Ja	Nei
Ende-til-ende kryptering	Nei	Ja
Sikkerhet ved datainnbrudd	e-postene dine er Mest sannsynlig å bli utsatt i Tilfelle Gmail / Outlook lider av et datainnbruddangrep	Ingen mulighet for å utsette e-post til noen selv i tilfelle datainnbrudd fordi Proton Mail bare lagrer krypterte meldinger
Personvernlover	USA	Sveitsisk Og Europeisk

Flere e-post tips:

• hvordan sende en anonym e-post?
• HVA ER CC og BCC i en e-post? Hvordan bruke dem?
• hvordan lage en profesjonell e-signatur?
• hvordan avslutte en bedrifts-e-post? Profesjonelle e-post nedleggelser som fungerer!
• Tips for Å velge Gode e-postadressenavn-Ideer som fortsatt fungerer i 2020!

hvordan sender du konfidensielle e-poster?

Det Er enkelt Å Sende E-post til noen, men å beskytte dine konfidensielle data fra uønskede eller nysgjerrige øyne er det vanskeligste i disse dager. Hvordan beskytter du dataene dine når du sender e-post til noen? Vennligst del dine tanker i kommentarene nedenfor.