En sikker måte å forbedre effektiviteten av styret er å ta bedre minutter. Hva gjør minutter bra? Vi hører fra regissører at gode minutter er korte, enkle å skanne og referere tilbake til.
Å Ta klare og konsise møtenotater er avgjørende for samsvarsformål og også for styrets fremtidige referanse. Styremøteprotokoller oppsummerer tross alt ikke bare møter – de er en skriftlig oversikt som også gir deltakerne en forståelse av handlinger som skal tas som et resultat.
men hvis du er ny i rollen som minutter taker eller du ønsker å forbedre effektiviteten av møteprotokollene, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne. Lær hvordan du produserer klare, konsise og verdifulle møteprotokoller med vår komplette guide som inkluderer:
- 10 enkle trinn på hvordan du tar minutter på styremøte
- styremøtemaler
- sample styremøteprotokoller
- 6 praktiske tips for mer effektive styremøteprotokoller
10 enkle trinn på hvordan du tar minutter på styremøte
Forstå din rolle & styrets retningslinjer
før du begynner, bør du ha en klar forståelse av forventningene til din rolle som møte minutt taker. Gjennomgå Roberts Ordensregler og styrets spesifikke retningslinjer, og avklare alt du er usikker på med styrets leder eller leder.
Forbered din protokoll mal på forhånd
Forberede en mal på forhånd kan hjelpe deg å holde orden mens du tar minutter under et styremøte. Det kan gjøre møtenotater mye enklere og vil hjelpe deg å spare tid ved å vite hvilke deler og informasjon må fylles ut. Ved hjelp av en konsekvent format kan også en stand-in å følge den samme effektive malen for kjente minutter hvert møte.
for å forberede malen, få styrets møte agenda, hvis mulig. Deretter begynner du å bygge ut følgende seksjoner med informasjonen du har:
- type møte, for eksempel vanlig eller spesiell
- Dato, klokkeslett og sted for møtet
- navn på styreleder og sekretær
- navn på forventede deltakere, inkludert foredragsholdere og gjester
- Oversikt over tidligere styremøteprotokoller og resultater
- alle saker på dagsorden
- planlagt utsettelse
- enhver planlagt leder/i kameraøkter
hvis det er supplerende materialer, for eksempel rapporter eller brosjyrer som følger med agendaen, noter dem i De aktuelle Avsnittene.
Trenger du en mal for å starte? Last Ned Aprio styremøte minutt mal her.
Ta med det du trenger til styremøtet
Noen styresekretærer foretrekker å bruke en bærbar pc til å ta møtereferater, mens andre foretrekker gammeldags penn og papir. Uansett hva du foretrekker, sørg for at du pakker og forbereder nødvendighetene du trenger, inkludert bærbar pc,strømledning, penn, etc. Du kan også være lurt å sikre at du har en backup metode for å ta minutter i tilfelle din første alternativet mislykkes.
Hvordan Ta Minutter For Et Møte – Under styremøtet
Merk styremøte oppmøte
avhengig av styrets preferanser, ta oppmøte umiddelbart før styremøtet begynner eller helt i begynnelsen. Noen vanlige metoder for å ta oppmøte inkluderer krysset av navn på styremøte minutter mal eller sirkulerer en påloggings ark.
sørg for å merke noen styremedlemmer som kommer sent. Det er viktig å ha en nøyaktig telling av hvem som var og ikke var til stede for hver bevegelse.
Fyll ut malen etter hvert som styremøtet skrider frem
Etter hvert som styremøtet skrider frem, fyll ut malen for styremøteprotokoller. Du kan velge å organisere notatene dine ved å skrive ned nummeret på sakslisten som hvert minutt tilsvarer. Dette vil gjøre det enklere for deg å forberede det ferdige møteprotokoll dokumentet etter møtet.
for hver sak som krever en beslutning, må du huske å merke:
- handlingene og på hvilket tidspunkt
- den nøyaktige ordlyden i forslagene, utfallet, og personen som gjorde forslaget
- styremedlemmene som stemte for, mot, eller avsto fra å stemme på hver av forslagene
- eventuelle interessekonflikter og hvordan de ble håndtert
Pass også på å ta opp om de tidligere møterprotokollene ble godkjent, ordrepunkter og appeller, Ny virksomhet og eventuelle utøvende økter. Vær oppmerksom på at møteprotokoller ikke tas under executive-økter, men det er viktig å ha en oversikt over deres forekomst.
La malen veilede minuttene dine, og når du skriver, prøv å fokusere på de kritiske punktene samtidig som du er så objektiv og klar som mulig. Det er nyttig å fokusere på temaer og utfall i stedet for å prøve å registrere diskusjoner ordentlig. Vet at det er helt akseptabelt å skrive «en diskusjon av alternativene fulgte.»Hvis du trenger avklaring på noe, vær sikker på å spørre.
Registrer tidspunktet møtet ble hevet
når møtet er ferdig, sørg for å fange opp timen for utsettelse. Hvis dato og klokkeslett for neste møte er bestemt, merk det også.
Hent kopier av alle rapporter
hvis det var nye rapporter som ble presentert under møtet, eller hvis du mangler rapporter, snakk med personen som presenterte dem for å sikre at du mottar en kopi før møtet avsluttes.
Lær Mer Om Apro Board Portal Software
Etter styremøtet
Transkribere styremøteprotokoller
Prøv å skrive den «gode» kopien av styremøteprotokollen så snart du kan etter at møtet er ferdig, når detaljene fortsatt er friske i tankene dine. Ta deg tid til å se nøye gjennom minuttene du har tatt opp, og legg til flere notater for klarhet om nødvendig. Sørg for at hvert tiltak styret tar inneholder en kort forklaring og begrunnelse for vedtaket, og hvis du er usikker på noe, spør styreleder.
Det er viktig å bidra til å håndheve organisatoriske og direktør ansvarlighet. På bunnen av møteprotokollene noterer du forpliktelsene til handlinger fra ledergruppen og styremedlemmene slik at styrets leder kan holde dem ansvarlige.
til Slutt må du legge ved eventuelle tilleggsdokumenter eller rapporter med protokollen som vedlegg, eller i det minste forklare hvor de kan bli funnet.
Distribuer møteprotokoller
Noen tavler velger å distribuere sine endelige styremøteprotokoller via e-post eller papirkopi. Det er imidlertid sikreste å bruke styreportalprogramvaren. Styreportaler lar deg også sikkert koble til tilleggsdokumenter fra dine minutter, og styremedlemmer kan direkte legge til sine kommentarer til diskusjon om nødvendig.
Lagre minutter for fremtidig referanse
styremøteprotokoller skal alltid lagres et sikkert og tilgjengelig for fremtidig referanse. Mange styrer velger å lagre møteprotokollene på nettet, men bare vær sikker på at metoden du velger er sikker, passordbeskyttet og kun tilgjengelig for styremedlemmer. Mange styreportalprogramvarealternativer lar deg gjøre nettopp det.
i tillegg må du sørge for å lagre eventuelle tilleggsdokumenter med de ferdige protokollene for styrets fremtidige referanse og for styremedlemmer som ikke kan delta på møtet.
Styremøte minuttmal
Sørg for at disse essensielle er inkludert i møte minuttmal:
- Dato, klokkeslett, sted
- type styremøte — ordinær, spesiell eller årlig
- Styreleder, styremedlemmer, sekretær og andre gjester
- hvis quorumskravene er oppfylt
- Godkjenning av tidligere møteprotokoller
- Rapporter og presentasjoner med navn og titler på programleder
- nødvendige handlingstrinn
- vedlegg av presentasjoner eller dokumenter sirkulert
- avsluttende sammendrag som inneholder et tidsstempel for utsettelse, neste møte dato og klokkeslett og godkjenningssignatur fra president
Trenger du en mal for å starte? Last Ned Aprio styremøte minutt mal her.
sample styremøte minutter
Raynor Inc.
Styremøte Minutter: juni 2021
1: 00 pm PST, Av Zoom, Vancouver, BC
Styrets Deltakere:
Nåværende: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Beklager: Cara Johnson
Gjester: Exec . Direktør Sheila Swanson, Charles Stallworth, Konsulent Regnskapsfører
Quorum present? Ja
Ring for å bestille
- 1:00 p. m. Av Leder, Carol Devoe
Forretningsordrer
RAPPORTER
Konsernsjefens Rapport levert av Administrerende Direktør, Sheila Swanson
- Swanson presenterte For Styret Et sammendrag av selskapets ulike mål, inkludert oppdateringer om markedsføringstiltak, salg, nyansatte og produktutvikling. Styremedlemmer spurte flere spørsmål, som ble besvart til deres tilfredshet, og diskusjonen fulgte.
Finansutvalgsrapport levert Av Leder, Carol Devoe
- Devoe introduserte Charles Stallworth, som gjennomgikk organisasjonens bokføringsprosedyrer og fant dem tilfredsstillende, som forberedelse til den kommende årlige økonomiske revisjonen. Stallworth anbefaler at vårt selskap sørger for at revisor gir et ledelsesbrev sammen med revisjonsregnskapet.
- neste kvartalsrapport vil være klar til å dele for neste måneds styremøte.
UFERDIGE FORRETNINGER
- Minutter fra 14. Mai 2021 ble endret og godkjent
NY VIRKSOMHET
- Devoe kunngjorde at hun nylig hadde ansatt En ny sekretær, Karla Porter.
- Lewis bekreftet At Diann Wilson trekker Seg fra Styret av personlige grunner, og etterlater et gap i Finanskomiteen. I tillegg, Lewis rådet Styret at Søk Komiteen mottok ukentlige oppdateringer Fra Søk Konsulent og at spørsmål fra Styret var velkommen.
Fremtidige handlingstrinn
Devoe ansvarlig for å forberede neste kvartalsfinansiering innen 15.juli 2021 i forkant av neste møte.
Avsluttende
- Møte hevet på 2:30 pm
- Neste møte dato: juli 26, 2021 på 2: 00 pm
Minutter innsendt av: Tammy Burke
________________
Presidentens signatur
Nå som du har det grunnleggende og har sett eksempler på styremøteprotokoller, er det 6 flere tips for å gjøre notatet mer effektivt.
Lær Mer om Apro Board Portal Software
6 praktiske tips for mer effektive styremøteprotokoller
Forberedelse er alt.
Forbered deg på det spesifikke styremøtet du skal ta notater for. Dette vil lede deg til å vite hva som vil være relevant å oppsummere og gjøre oppgaven mye enklere. Gi deg selv god tid til å gjennomgå tidligere styremøte minutter samt den kommende dagsorden. Sørg for å vite det kommende møteformålet – er det et vanlig eller spesielt møte, hvem som forventes å delta, hva som skal diskuteres og eventuelle dokumenter som skal gjennomgås eller sirkuleres.
Mål for konsis og presis.
Gode minutter er et sammendrag av hva som skjedde og ble avtalt, ikke en oversikt over alt som ble sagt. Så hopp over den lange beskrivelsen og hold minutter en kort og kortfattet oppsummering av fakta og handlinger. For eksempel, «vi utnevnte, til, for, på».
Legg Merke til mangelen på adjektiver, adverb, følelser eller fargerikt språk. Unngå akronymer og sjargong – alle styremedlemmer kan ikke være kjent med bransjens vilkår, juridisk og insider speak. Det tar praksis og flittig redigering for de nye til å ta notater. Sørg for å dobbeltsjekke:
- bruk av enkelt språk som er lett å tolke
- riktig grammatikk og tegnsetting
- riktig stavemåte
Bruk en objektiv stemme.
møteprotokoller må være korte, faktabaserte og objektive. Følg disse retningslinjene for å sørge for at minuttene er objektive:
- Strengt holde seg til rapportering fakta og beslutninger mens resterende nøytral i tone.
- Hold kritikk, personlige argumenter eller uenigheter og politikk av posten.
- La inaktiv chat, vitser, aktuelle hendelser oppsummeringer, eller personlige anekdoter ut av minutter. Mens chatter kan bidra til å forbedre styrets engasjement, må du ikke dokumentere hvis de ikke har noen verdi i styring.
- Fjern Alt som ville forårsake unødig ansvar.
Hold styrets medlemmer ansvarlige.
styremøteprotokoller tjener som rekord for handlinger og vedtak. En av de viktigste oppgavene for minutt tar er å gjøre det klart hvilke oppgaver, delegasjoner og tidsfrister har kommet ut av møtet å holde styremedlemmer ansvarlig.
det kan være nyttig å spesielt formatere oppløsninger eller følge opp handlinger i en tabell med fet skrift eller understreking. Hver oppløsning bør lett forstås uten forklaring eller kontekst fra resten av protokollen. Ta det et skritt videre og oppsummere møtet resolusjoner på slutten av dokumentet for enkel tilbakekalling senere.
ikke vær redd for å be om avklaring.
Møter beveger seg raskt og dekker mye bakken. Hvis du savner noe eller ting er uklart for deg, umiddelbart søke avklaring slik at du kan registrere nøyaktig hva som ble bestemt eller hva neste trinn er. Noen ganger juridisk eller industri språk kan være ukjent, så sørg for å stoppe og spør om du ikke er sikker.
Timing er nøkkelen.
Skrive og redigere minutter så snart du kan mens emnene er fortsatt friskt i tankene dine vil gjøre notater enklere. Det sikrer også at møteprotokollene sendes til styremedlemmer for godkjenning i tide når deres minner også er friske og oppgaver og tidsfrister er mest relevante.
Forbedre styremøtets minutteffektivitet Med Aprio
nå som du vet hvordan du tar minutter på et styremøte, kan du forbedre minutttakingseffektiviteten med verktøyene som tilbys i styrestyringsprogramvare som Aprio.
Visste Du At Aprio inkluderer et minutt byggeverktøy? Denne funksjonen gir deg en mal for styremøteprotokoller som forhåndsutfyller elementer, for eksempel listen over deltakere, møtedato og-sted og elementene i styremøteagendaen. Det er også mulighet til å inkludere praktiske hyperkoblinger for hurtigreferanse på individuelle agendaposter, noe som gjør hvert dokument i pakken lett tilgjengelig og kan deles fra din sikre tavleportal.
med Aprio lagres møteprotokoller i et sentralt bibliotek som er lett søkbart, noe som gjør oppgaven med å få godkjenninger sikker og enkel. Og med en praktisk kloningsfunksjon kan administratorer enkelt duplisere møtemapper og dokumenter for å spare tid og sikre konsistens med styrepakker.
La Oss vise Deg Hvordan Aprio kan hjelpe deg med å ta minutter på et styremøte enda raskere. Få en personlig demo.