selv om verden kan bevege seg mer og mer mot papirløse kontorer, er virkeligheten at de fleste bedrifter fortsatt opererer med mye papirarbeid. Mens mange dokumenter må holdes, vet du at det er mye som kan kasseres. Noen lavrisikodokumenter kan potensielt kastes ut eller resirkuleres, men mange høyrisikodokumenter inneholder sensitiv informasjon som kan sette deg og bedriften din i fare hvis de blir innhentet av noen for ondsinnet hensikt.
Hvilke Dokumenter Skal Jeg Makulere?
å holde styr på makulering og oppbevaringsperioder for ulike dokumenter kan føles som en heltidsjobb helt alene. Så hvilke dokumenter skal du makulere og når skal du makulere dem?
mens virksomheten din kan variere, er det visse dokumenter som må makuleres for din egen sikkerhet. For nå, vi kommer til å holde seg til fem typer dokumenter som bør være høyt på listen.
- Kredittkort Og Regninger
- Kontoutskrifter
- I-9-Skjemaer
- W-2 Og W-4 Skjemaer
- Skatt Poster
kontoutskrifter og regninger er dokumenter som bør være høyt på noens liste for makulering. Regninger av den typen har en tendens til å ha svært sensitiv informasjon. Så når betalingen er bekreftet, og du ikke lenger trenger å referere til regningen, må du sørge for at dokumentet er ødelagt.
så fristende som det kan være å holde på slike regninger selv etter å ha bekreftelse på betaling og oppløsning, er den beste måten å forhindre identitetstyveri fra disse dokumentene ødelegge dem. Når det er sagt, hvis disse regningene er relevante for selvangivelsen din, gjelder makuleringsretningslinjene nedenfor for det.
det anbefales å henge på kontoutskrifter for et år og deretter å makulere dem. Det samme gjelder for lønn stubber. Igjen, dette er dokumenter som har den typen viktig finansiell informasjon som identifiserer tyver leter etter.
hvis du ser på å motta kontoutskrifter på nettet-eller regninger for den saks skyld – vil du sørge for at virksomheten din går papirløs sikkert.
i-9-skatteskjemaene bekrefter identiteten til en ansatt og må oppbevares i enten tre år eller i 1 år etter oppsigelsen av en ansatt, avhengig av hva som er lengre tid, så generelt vil det være tre år. Disse dokumentene inneholder all informasjon noen trenger for å stjele noens identitet og må ødelegges trygt og sikkert.
du bør sikkert ødelegge w-2 og W-4 dokumenter etter å ha holdt på dem i fire år. Igjen, dette er personaldokumenter som inneholder svært sensitiv informasjon som personnummer og skatte-ID-koder.
en bedrift bør holde på skatt poster i tre år som du kan endre en selvangivelse i denne tidsrammen. Syv år er det konvensjonelle nummeret fordi HVIS IRS skulle revidere deg, ville de trenge den informasjonen før du sikkert kan ødelegge disse dokumentene.
Skal Jeg Makulere Uttalelser Fra Lukkede Kontoer?
Ja. Når du har bekreftet at kontoen er stengt og pengene er overført( eller fjernet), bør du ødelegge uttalelser og annen sensitiv informasjon knyttet til kontoen. Det samme gjelder for utløpt kredittkort og annen lignende dokumentasjon. Men hvis noen av disse postene kan være nødvendig for en revisjon, da skatt posten reglene gjelder og bør ødelegges etter at tidsperioden er gått.
Hvordan Disponerer Dere Forretningsdokumenter?
mens noen mennesker føler seg trygge ved å bruke en makuleringsmaskin for hjemmekontor for å ta seg av deres dokumentødeleggelsesbehov, er de ikke utstyrt for det store volumet av dokumenter mange bedrifter har. Personlig makulering kan også være tidkrevende, og de er ikke så sikre som å bruke en profesjonell service. Riktig ødeleggelse av dokumenter er ikke bare noe å gjøre ut av hjertets godhet heller… det er loven.
Storage Quarters Er Eksperter I Å Håndtere Dine Dokument Ødeleggelse Behov
fagfolk På Storage Quarters er utstyrt for å hjelpe deg å håndtere alle dine dokument sikkerhet og ødeleggelse behov. Vi tilbyr sikker dokumentlagring for å holde sensitivt materiale offsite. Vi har også mobile shredding enheter for å komme rett til kontoret, plukke opp dokumentene på stedet, og ødelegge dem med en gang for å gi deg trygghet. Du kan planlegge våre mobile shredding enheter regelmessig for å holde kontoret sikkert og decluttered. Kontakt informasjon spesialister På Lagring Kvartalene i dag for et gratis tilbud.