det er mange forskjellige typer finansielle dokumenter som du vil samle gjennom livet ditt | og etter hvert som du blir eldre og tar ut flere finansielle produkter, vil tallet sannsynligvis vokse og diversifisere. Finansielle dokumenter kan være svært viktige, ikke bare for å spore utgifter, kreditt og inntekt, men også å bruke som bevis når du søker om lån, korrigerer feil med banken din eller vurderer skatteoppgjøret med HM Revenue and Customs (HMRC).
Noen av disse dokumentene vil være på papir, men i økende grad, uttalelser og regninger sendes elektronisk. Online papirarbeid kan spare plass, penger og trær, men det kan også skape helt nye problemer når det gjelder lagring og beskyttelse av dokumenter. For eksempel muligheten for at dokumenter blir stjålet eller tapt, noe som kan øke sjansen for identitetstyveri.
hvilke økonomiske dokumenter trenger jeg å beholde og hvor lenge?
Nøkkeldokumenter inkluderer lønnsrelaterte elementer som lønnsslippene Dine, P60s og P45s, som kan være nyttige hvis du trenger å bevise inntekten din for skatt eller kreditt grunner. HMRC foreslår å holde lønnsslipp i minst 22 måneder etter utgangen av skatteåret de ble utstedt i. Men hvis det er mulig, kan det være nyttig å henge på alle lønnsslippene dine, Eller I Det Minste P60-Ene, slik at du har bevis på Ting som Folketrygdbidrag senere i livet.
kontoutskrifter og regninger trenger ikke å bli holdt for en bestemt periode, hvis du ikke er selvstendig næringsdrivende, men igjen kan det være nyttig å holde slike poster i minst to år, om ikke lenger. Selv om du ikke planlegger å ta opp et lån eller annet finansielt produkt, hvis utlåner ber om kontoutskrifter fra det siste året, vil det være mye lettere å holde disse dokumentene for hånden. På samme måte bør låneutskrifter holdes selv etter at du har gjort alle tilbakebetalinger, så du har bevis i tilfelle eventuelle tvister.
Forsikringsdokumentasjon bør oppbevares til policyen utløper, og du kan til og med ønske å holde fast på gamle retningslinjer for å sammenligne vilkår, betingelser og kostnader med dine nye avtaler.
hvis du søker om boliglån, blir ovennevnte dokumenter enda viktigere. Når du søker, må du gi bevis på inntekt til banken din eller bygningssamfunnet, slik at de kan beregne hvor mye du vil kunne betale tilbake. Dette inkluderer de siste tre månedene av lønnsslipper, din siste P60 og seks måneder med kontoutskrifter. Hvis du hevder fordeler eller har investeringer, må du også vise dokumentasjon for å gi långivere et fullstendig bilde av inntektene dine.
Hvordan kan jeg holde finansielle dokumenter trygge?
både papir og elektroniske dokumenter må oppbevares trygt, fra tap, skade og tyveri. Finansielle dokumenter kan være svært verdifulle for kriminelle som ønsker å begå identitetstyveri, spesielt kontoutskrifter og bruksregninger, som kan brukes som bevis på identitet eller adresse. Tapt eller ødelagt uttalelser kan også være en smerte hvis du trenger å bevise din inntekt eller løse en tvist om et finansielt produkt.
Papirdokumenter som du ønsker å beholde, skal lagres et sikkert sted, som et låst arkivskap eller til og med i et trygt hvis du har en. Eldre dokumenter, som du har bestemt deg for ikke å beholde, bør makuleres før de kastes i resirkulering eller søppelbøtte. Ripping et brev opp er ikke alltid nok, som det kan bli satt sammen igjen for å avsløre viktig informasjon.
Elektroniske dokumenter bør også låses bort ved hjelp av sikre passord og kryptering. Hvis du lagrer kontoutskrifter eller regninger i e-posten din eller på en skyserver, må du sørge for å bruke et sterkt, tilfeldig passord for kontoen, og aktivere totrinnsbekreftelse der det er mulig. Hvis du lagrer dokumenter på en harddisk, må du kontrollere at de er i en passordbeskyttet mappe på en sikker datamaskin.
hvis du blir kvitt en datamaskin eller harddisk, må du sørge for å overføre filene til et sikkert sted og deretter tørke stasjonen for å fjerne alle filene. Bare slette filene er ikke alltid nok, som de kan hentes med riktig programvare. Spesialistprogrammer kan lastes ned som overskriver de gamle dataene, og det finnes også tjenester som tilbyr harddisk ‘shredding’, som fysisk vil ødelegge gamle datamaskiner og harddisker.
Hvis du er bekymret for sikkerheten til dine personlige data, Er Equifax-Kredittrapporten & – Poengsummen, som inkluderer WebDetect, gratis de første 30 dagene da tilgjengelig for £7.95 månedlig, og varsler deg daglig hvis Vi finner dine personlige data på nettsteder som brukes av svindlere.