kpas SISTE HRCI-godkjente «Undersøkelser Uten Å Nøle» – webinar gikk ned i historiebøkene som vårt mest populære webinar noensinne! Det ble også co-hostet Av FordHarrison, KPAS partnering advokatfirma.
naturligvis hadde arbeidsgivere som deltok på webinaret mange spørsmål. Nedenfor er de vanligste spørsmålene som våre eksperter ble spurt og deres beste praksis svar.
Q: HVA er HR ansvar når en ansatt gjør en klage om en annen ansatt trakasserende ham / henne, men da klageren sier han / hun er bare lufting og ønsker ikke å sende inn en ‘offisiell’ klage?
A: NÅR EN klage eller bekymring blir gjort OPPMERKSOM PÅ HR eller ledelse, har DU plikt til å undersøke saken fullt ut. Selv om ansatte indikerer at de er » bare lufting.»Hvis det skjer upassende oppførsel, vil du være sikker og adressere den så snart som mulig for å forhindre fremtidige problemer eller krav.
Q: Hvis vi ikke spør den anklagede direkte spørsmålet om, «har du trakassert Nancy?», så hva skal være vårt spørsmål?
A: Du bør begynne med å stille mer generelle spørsmål, for eksempel, «Fortell meg om ditt samarbeid med Nancy?»Eller» Fortell meg om dine daglige samspill med Nancy.»Du kan da flytte til et mer spiss spørsmål om situasjonen: «Fortell meg om en hendelse som skjedde PÅ XYZ-datoen mellom deg og Nancy.»
Prøv å unngå å sette den anklagede på defensiven ved å spørre Direkte: «har du seksuelt trakassert Nancy?»
Q: Har arbeidsgiver plikt til å anmelde seksuell trakassering til politiet?
A: nei, arbeidsgiver har ikke plikt til å anmelde seksuell trakassering til politiet. Men hvis det resulterer i seksuelle overgrep, bør du rapportere det til politiet og oppmuntre offeret til å sende inn en politirapport. Som arbeidsgiver vil du være sikker på at du beskytter hele arbeidsplassen din.
Spørsmål: er det gyldig å spørre tiltalte om de er villige til å underkaste seg en løgndetektortest selv om arbeidsgiver ikke planlegger å faktisk gjøre det?
A: Nei, hvis arbeidsgiveren ikke har tenkt å administrere en polygraph test, vil jeg ikke anbefale å stille spørsmålet. Hvis arbeidstaker sier ja, og arbeidsgiveren ikke følger gjennom, viser det mangel på troverdighet fra arbeidsgiverens side.
Spørsmål: Basert PÅ NLRB, har VI lov til å be offeret om å holde ting konfidensielt?
A: Det var en rettsavgjørelse i 2017 om undersøkelser og konfidensialitet der National Labor Relations Board (NLRB) annonserte en ny regel som forbød arbeidsgivere å bruke teppepolitikk som hindrer ansattes diskusjoner om pågående undersøkelser.
NLRB uttalte at en arbeidsgiver bare kan forby diskusjoner om pågående undersøkelser dersom den i hvert enkelt tilfelle viser at den har en legitim og betydelig forretningsmessig begrunnelse som oppveier arbeidstakernes Avsnitt 7-rettigheter.
i løpet av en gitt undersøkelse må arbeidsgiver avgjøre om vitner trenger beskyttelse, bevisene står i fare for å bli ødelagt, vitnesbyrd står i fare for å bli fabrikkert, eller det var behov for å hindre en cover-up.
for ytterligere informasjon om dette emnet kan du referere til:
NLRB Restriksjoner På Arbeidsgiverforespørsler Om Konfidensialitet I Arbeidsplassundersøkelser Forblir Etter DC Circuit Decision
Spørsmål: Skal våre undersøkelsesspørsmål og svar skrives / registreres ordrett eller kan vi oppsummere svarene?
A: dine spørsmål skal være fullt skrevet og dokumentert. Svarene kan oppsummeres. Men hvis det er en setning eller et sitat som er en viktig del av undersøkelsen, bør du fullt ut dokumentere det med sitater, og notere at det er et direkte sitat.
Spørsmål: ER det OK å be ansatte om å fylle ut et skriftlig klageskjema hvis de kommer inn på kontoret mitt for å snakke om en situasjon som skjedde på jobben?
A: Ja, det ville bli ansett som en beste praksis å ha ansatt sende inn en skriftlig klage til arbeidsgiver. Den ansatte skal signere og dato skriftlig uttalelse.
du kan trene dem til å gi så mange detaljer som mulig om situasjonen og nevne eventuelle potensielle vitner.
Spørsmål: Hva er dine anbefalinger angående vitner som skriver uttalelser som en del av intervjuprosessen?
A: Vi oppfordrer sterkt til å samle inn skriftlige uttalelser fra anklageren, tiltalte og eventuelle vitner. Disse uttalelsene vil bidra til å sikkerhetskopiere intervju notater.
Q: Er det noen bekymringer med å ha intervjuobjektene signere på notater av diskusjonen etter intervjuet for å bekrefte at notatene er riktige?
A: Det er ikke noe problem med å spørre intervjuobjektene om å signere på sine skriftlige uttalelser. Faktisk, det er ansett som en beste praksis å ha intervjuobjektene signere og dato skriftlig uttalelse.
Spørsmål: Hva er anbefalingen om oppbevaring av dokumentasjon?
A: du bør ha undersøkelsesdokumentasjon så lenge den ansatte er en aktiv ansatt og minst 3 år etter oppsigelsesdatoen.
Spørsmål: har du noen tanker om opptak av intervjuer?
A: Vi anbefaler ikke opptak av intervjuer.
Spørsmål: Hvor lang tid bør en undersøkelse ta? Når en klager ER VELDIG OPPRØRT OG vil at DET skal bli tatt VARE PÅ NÅ, hvordan håndterer jeg det?
A: en undersøkelse bør starte umiddelbart etter at du blir oppmerksom på en situasjon. Avhengig av hvor mange vitner som er involvert og hvor mange som trenger å bli intervjuet, bør en undersøkelse ta 24-72 timer.
Q: På hvilket tidspunkt etter å ha mottatt en skriftlig eller sendt klage fra en trakassert ansatt, lar du den anklagede parten vite at det er et trakasseringskrav mot dem? Venter du til undersøkelsene finner sted?
A: Du er ikke forpliktet til å avsløre detaljene i kravet eller personen som brakte kravet frem. Vi anbefaler at du ikke avslører denne informasjonen for å beskytte mot gjengjeldelse og potensiell tilbakeslag.
under intervjuene anbefaler vi at du fokuserer på å stille spørsmål rundt situasjonen (e) som rapporteres.
Q: Hvis vitner diskuterer et intervju / etterforskning med lagkamerater, kan vi disiplinere dem for å gjøre det?
A: du vil sikre at du har gitt riktig avsløring under ditt undersøkelsesintervju. Understreke at all informasjon som deles under etterforskningen prosessen bør forbli konfidensiell og bør ikke diskuteres med noen utenfor intervjuet.
hvis den ansatte bryter denne policyen, kan de disiplineres.
Spørsmål: kan du tvinge et vitne til å delta i en undersøkelse hvis han/hun ble navngitt av den trakasserte som vitne? Hva gjør du når potensielle vitner nekter å være involvert?
A: hvis ansatte nekter å delta i en undersøkelse på arbeidsplassen, kan de bli avsluttet for årsak.
Det var en rettssak i 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos. 15-0603-cv (L), der US Court Of Appeals styrte en ansatt kan sies opp for sak hvis de nekter å delta i en etterforskning.
den andre circuit court uttalte, den avgjørende faktoren var om ordrene til å samarbeide i intervjuene var rimelige. I så fall kan de ansatte ordentlig bli avsluttet for grunn til å nekte å » adlyde en direkte, utvetydig, rimelig ordre fra arbeidsgiveren.»
Spørsmål: Hva gjør du når oppførselen er rapportert og ledelsen ikke adresserer oppførselen og den fortsetter?
A: hvis personen som kravet ble gjort til ikke gjør noe for å undersøke kravet, kan den ansatte ta kravet til et annet medlem av ledelsen, eller de kan ta det direkte til gjeldende statlig organ eller EEOC. Hvis du er medlem av ledelsen og er klar over et krav, har du et ansvar for å ta det til et høyere ledelsesnivå eller en eier.
Spørsmål: jeg gikk TIL eeocs nettsted og kunne ikke finne hvilke typer spørsmål de bruker i en undersøkelse. Eller burde jeg ha klikket på linken for å sende inn en rapport?
A: lenken for å få tilgang til intervjuspørsmålene på eeoc-siden er eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. spørsmålene ligger omtrent halvveis gjennom siden.
Spørsmål: Hva om INGEN får lov til å klage TIL HR? I vår organisasjon blir ansatte fortalt at DE ikke kan kontakte HR for NOE, og de kan bare gå til sin veileder, selv når de har et problem med sin veileder.
A: en av hovedrollene til menneskelige ressurser er å støtte ansatte og bidra til å holde selskapet i samsvar med statlige og føderale arbeidslover. Menneskelige ressurser spiller en viktig rolle i å redusere et selskaps eksponering for potensielt ansvar for ansettelsesrelaterte problemer.
vi vil oppfordre deg til å revidere din nåværende policy og sterkt oppfordre deg til å implementere en åpen dør-policy. En vesentlig del av en effektiv kompatibel anti-trakassering politikk er å gi flere metoder for rapportering krav, inkludert, ikke bare den ansattes direkte leder, men også menneskelige ressurser, et medlem av ledelsen, og utenfor etater.
Bare tillater ansatte å rapportere problemer til sin leder er svært begrensende, spesielt hvis problemet gjelder deres manager. Ansatte bør være utstyrt med mer enn ett alternativ til å rapportere problemer og bekymringer.
Q: Hvordan kan du love ansatte at det ikke vil være noen gjengjeldelse hvis så snart veilederne finner ut om ansattes klager, planlegger de folk annerledes, behandler dem annerledes, gir dem vanskeligere oppgaver, etc.?
A: Hvis en leder tar en negativ handling mot en ansatt basert på at den ansatte bringer en klage eller en bekymring frem angående den lederen eller en annen person, skal lederen være disiplinert og påminnet om selskapets anti-gjengjeldelsespolitikk. Retaliating mot en ansatt for en beskyttet aktivitet er ulovlig og kan resultere i en svært kostbar søksmål for selskapet.
Nedenfor er en lenke TIL EEOC med tilleggsinformasjon om gjengjeldelse.
Gjengjeldelse: Hensyn For Føderale Byrå Ledere
Spørsmål: Hva om Det ikke er en verbal seksuell trakassering problemet, men det var en visuell krenkelser? Også, hva om ansatte feil seksuell trakassering som » bare horsing rundt?»
A: Uansett om lovbrudd er verbalt eller visuelt, vil du undersøke saken.
mens du gjennomfører en undersøkelse, kan du bestemme oftere enn ikke, at en trakassering klage representerer upassende arbeidsplassen atferd. Den ansatte viser upassende oppførsel bør være rådet og potensielt disiplinert.
Dette er også en mulighet til å kommunisere til alle ansatte forventningen om arbeidsplassadferd.
Spørsmål: hvis en person klager mot noen, har ikke den anklagede rett til å vite hvem anklageren er og den spesifikke klagen? Jeg vet at du rådet til ikke å stille ledende spørsmål og ikke bare åpent spør «gjorde du xyz…?», men på et tidspunkt bør de vite hva den eksakte klagen er og hvem klaget siden det ikke burde være noen forventning om konfidensialitet under en undersøkelse.
A: en undersøkelse skal alltid holdes konfidensiell, og bare de som utfører undersøkelsen skal ha alle detaljer.
en arbeidsgiver er ikke pålagt eller forpliktet til å avsløre hvem som innleverte en bekymring og detaljene i bekymringen / klagen. Du ønsker å sikre konfidensielt så mye som du muligens kan. Gjengjeldelse og tilbakeslag bekymringer bli enda mer viktig hvis anklageren og den spesifikke krav ble avslørt for den tiltalte.
som sådan er du ikke pålagt å fortelle anklageren om de spesifikke resultatene av undersøkelsen eller den spesifikke handlingen som ble tatt, bare at en undersøkelse ble gjennomført, og de nødvendige tiltakene ble tatt.
Spørsmål: hvis noen som klager, er vitne, er anklaget osv. under en undersøkelse går tilbake til arbeidsområdet eller til og med utenfor arbeidet og diskuterer saken, spørsmål som stilles, deres svar med andre potensielle vitner… kan arbeidsgiveren disiplinere dem eller skal vi i det minste gjøre dem oppmerksomme på at deres aktivitet er rapportert og gi dem en muntlig advarsel. Jeg føler at de på den tiden allerede har forurenset andre vitner og til og med forårsaket ytterligere forstyrrelser i operasjonene.
A: Du vil sørge for at du åpner undersøkelsesintervjuene dine med erklæringen om konfidensialitet og konsekvensen hvis konfidensialiteten brytes.
hvis du er bekymret for konfidensialitet, kan du plassere de involverte på en betalt administrativ permisjon til undersøkelsen er fullført. Hvis en ansatt blir satt på administrativ permisjon, vil du være sikker på at du kommuniserer forventningen om konfidensialitet og kommunikasjon med kollegaer mens du er på permisjon.
hvis en ansatt snakker med kollegaer eller andre vitner, vil du være sikker på å ta rask og umiddelbar disiplinær handling som kan inkludere oppsigelse. Kpas Vera HR tilbyr online og on-call tilgang til et team av sertifiserte HR-eksperter med kunnskap om både statlige og føderale lover.
Dette er bare en smakebit av nyttig informasjon som deles på kpas webinarer. Registrer deg for en kommende sesjon i dag.
- Dele +
- E-Post
- Skriv Ut