kun aloitamme liiketoiminnan, odotamme ansaitsevamme voittoa. Olennaista on suunnitella kunnolla, miten tuo voitto ansaitaan. Siinä kustannusten hallinta astuu kuvaan. Lue lisää siitä, mitä kustannusten hallinta on, miten se eroaa kustannusten hallinta, ja mitä toimenpiteitä voit tehdä paremmin hallita kustannuksia ja lisätä voittoja yrityksesi.
yleiskatsaus: mitä on kustannusten hallinta?
meillä kaikilla on perusmenot, joiden valvonnasta olemme vastuussa. Kuvittele yrittäväsi maksaa vuokrasi tai asuntolainasi, jos et olisi varautunut siihen kuukausittaiseen kuluun. Sama teoria pätee myös yritysmaailmaan. Kulujen säätelytoimenpiteiden tarkoituksena on määrittää perustaso, jota voidaan käyttää todellisten kulujen mittaamiseen suunniteltujen kulujen perusteella.
liike-elämässä, kun budjetoimme tuotteiden valmistuskuluja, arvioimme, kuinka paljon tuotteen tuottaminen ja toimittaminen asiakkaillemme maksaa. Sen jälkeen mittaamme todelliset kustannuksemme suhteessa talousarvioomme määrittääksemme, kuinka lähellä lähtötilannetta olemme, ja teemme mukautuksia sen mukaisesti.
kun tarkastellaan näitä budjettivariansseja, voidaan nähdä tarkalleen, missä arviomme olivat tarkkoja ja missä ne ovat pielessä. Sen jälkeen meidän tehtäväksemme tulee tarkastella näitä kustannuseroja ja selvittää, mitä kustannusten valvontatoimia on toteutettava.
esimerkiksi sanotaan, että budjetoit 4 dollarin voiton jokaisesta myydystä tuotteesta, mutta koska tavarantoimittajan kulut ylittivät budjetin odottamattoman hinnannousun vuoksi, ansaitsit vain 2 dollarin voiton jokaisesta myydystä tuotteesta.
koska olet kyennyt osoittamaan, mikä aiheutti voittosi alenemisen, voit pyrkiä ratkaisemaan ongelman vaihtamalla tavarantoimittajia, nostamalla hintoja tai vähentämällä muita tuotantokustannuksia, jotta pääset takaisin alkuperäiseen tavoitteeseesi.
helpoin tapa luoda budjetti, joka voidaan sitoa omiin menoihin, on käyttää kirjanpito-ohjelmasovellusta. Jos ohjelmistosi ei tarjoa budjetointivalmiutta, voit käyttää taulukkolaskentasovellusta budjetin luomiseen, vaikka päivitykset on syötettävä manuaalisesti. Joka tapauksessa budjetti on välttämättömyys, jotta menoja voidaan seurata ja valvoa paremmin.
Kustannushallinta vs. kustannushallinta: Mitä eroa?
kustannusten hallintaa ja kustannusten hallintaa käytetään usein keskenään, vaikka ne ovat kaksi eri asiaa. Kustannushallinta käsittelee suunnittelua ja budjetointia, kun taas kustannushallinta käsittelee todellisia kustannuksia ja niiden seurauksena toteutettuja toimia.
esimerkiksi seuraavan vuoden budjettia laadittaessa käytetään kustannushallintaa sen valmistelussa. Aloitat suunnitteluprosessin, joka sisältää tuotteet tai palvelut, joita haluat tarjota ja miten toimitat ne asiakkaillesi. Suunnitteluvaiheeseen tulisi sisältyä myös alustavat talousennusteet, joita käytetään myöhemmin talousarviossanne.
Seuraavaksi sinun on arvioitava näihin prosesseihin liittyvät kustannukset ja käytettävä näitä numeroita budjetin luomiseen tai perustason mittaamiseen.
jotta yrityksesi kustannussäätely voidaan toteuttaa asianmukaisesti, sinun on ensin suunniteltava, arvioitava ja budjetoitava resurssisi. Lähde: smartsheet.com.
siinä tulee kustannusten hallinta. Kulujen valvonta mittaa todellisia menoja suhteessa arvioituihin tai budjetoituihin kuluihin keinona puuttua ennakoivasti variansseihin. Kustannusten hallinta on kaikkea budjettivarianssien käsittelystä suoraan korjaaviin toimiin, joiden avulla voit vähentää odottamattomia kustannuksia.
mutta et ole vielä valmis. Vaikka korjaavat toimenpiteet toteutetaan, sinun on silti seurattava tulevia menoja, jotta voit luottaa siihen, että toteutettavat toimenpiteet ovat tehokkaita.
5 tapaa tehokkaasti leikata ja hallita kustannuksia pienyrityksessä
tehokas kustannusten valvontajärjestelmä alkaa tarkalla budjetoinnilla, mukaan lukien tapa mitata budjetin vaihteluita reaaliaikaisesti. Jos esimerkiksi hallitset projektia, sinun kannattaa ennakoivasti mitata varianssisi koko budjetissa ja puuttua nopeasti variansseihin, kuten ylityksiin, jotta projekti toimisi sujuvasti.
tämä pätee myös yrityksen laajuisia variansseja mitattaessa. Jos esimerkiksi valmistus-ja tuotantokustannukset ovat reilusti ylöspäin, ei kannata odottaa vuoden loppuun asti, jotta tuotantokustannusten nousun taustalla oleviin asioihin voidaan puuttua. Siksi tutkimalla budjetin varianssit kuukausittain voi auttaa torjumaan katastrofi, jonka avulla voit tehdä muutoksia nopeasti.
Tsekkaa nämä muut asiat, joita voit tehdä yrityksesi kustannusten hallitsemiseksi.
poraa lukujen
taakse, kun tekee tilinpäätöksen kuun lopussa, huomaa nettotuloksen jäävän paljon odotettua pienemmäksi. Mutta puuttua syy odottamaton notkahdus voittoja, sinun täytyy tietää, miksi ne ovat alas.
ovatko kiinteät kustannuksesi suuremmat kuin alkuperäinen talousennusteesi? Korottiko tavarantoimittajasi hinnoitteluaan? Pitikö työntekijöille maksaa ylitöitä, jotta tuotteet saatiin ajoissa ulos? Kaikki nämä voivat vaikuttaa voittoa, mutta et voi korjata ongelmaa, jos et tiedä, mikä aiheutti sen.
esimerkiksi, jos kustannuksesi ovat nousseet tavarantoimittajien hinnoittelun muutoksen vuoksi, sinun on puututtava asiaan korjaavilla toimenpiteillä, joihin voi kuulua alennetun verokannan neuvotteleminen tai jopa tavarantoimittajan vaihtaminen. Paikantamalla asia, saat takaisin enemmän valvoa kustannuksia ja voi alkaa työskennellä kohti tavoitettasi lisätä voittoja.
valmistele talousarviot asianmukaisesti
paras tapa toteuttaa sekä kustannusten hallinta että kustannusten hallinta on laatia talousarvio. Ota aikaa luoda budjetti, joka ei ole vain karkea arvio, mutta käyttää historiallisia lukuja perustana. Jos tämä prosessi ei toimi sinulle, harkitse nollapohjaisen budjetin käyttöä, jonka avulla voit aloittaa tyhjästä, perustellen jokaisen käyttökustannuksen ennen sen asettamista budjettiin.
tuloslaskelma sisältää kunkin kuukauden budjetoidut ja toteutuneet kulut sekä varianssin suuruuden. Lähde: gypsybi.com.
mutta budjetin luominen ei riitä. Sinun täytyy myös säännöllisesti seurata, että budjetti pysyä päälle varianssit kuin ne tapahtuvat, ei useita kuukausia myöhemmin, kun korjaavat toimet ei ole enää toteuttamiskelpoinen vaihtoehto.
Hallitse projektisi paremmin
olet järjestämässä vuoden ensimmäistä tapahtumaasi. Mikä olisikaan parempi tapa varmistaa, että ennakoidut kustannukset pysyvät tavoitteessa kuin hallita tapahtuman eri osia? Vaikka se voi olla hyödyllistä tarkastella kustannuksia tapahtuman jälkeen on ohi nähdä, mitä meni oikein ja mitä ei, eikö se ole parempi seurata projektin kulut reaaliajassa ja ryhtyä korjaaviin toimiin ennen kuin projekti ylittää budjettinsa tuhansilla dollareilla?
pidä silmällä varastoasi
varastotasoillasi voi olla suuri merkitys siinä, ovatko tuotot ylös, alas vai pysähtynyt. Jos myyt tuotteita, sinun täytyy oppia kävelemään hiuksenhieno raja ottaa tarpeeksi varastossa täyttämään tilauksia ajoissa ja ottaa ylimääräinen varasto, joka ajaa ylös kustannuksia ja voi päätyä jätteeksi.
tämä on erityisen tärkeää, jos varastossasi on viimeinen käyttöpäivä. Hallitse varaston kunnolla ja kustannukset todennäköisesti vähenee samoin.
korjausten vähentäminen
parempi kulujen hallinta tarkoittaa usein pikemminkin ennakoivaa kuin reaktiivista toimintaa. Esimerkiksi vanhojen tai viallisten laitteiden käyttö toimistossa tai tuotantolinjalla voi olla tuhoisaa, ja odottamaton tietokoneen kaatuminen tai viallinen kone maksaa sinulle sekä aikaa että rahaa.
samalla kun käytät rahaa varmistaaksesi, että toimistosi ja tehtaasi laitteet ovat ajan tasalla, eliminoit myös kalliit yllätykset, jotka voivat pulpahtaa esiin ja aiheuttaa tuhoa budjetillesi ja kustannuksillesi.
kustannusten hallinta on menestyvän yrityksen välttämättömyys
me kaikki haluamme ajatella, että liiketoimintamme tuottaa voittoa. On kuitenkin asioita, joita voit tehdä tämän ajatuksen toteuttamiseksi, alkaen sekä kustannusten hallinnan että kustannusten hallinnan toteuttamisesta.
kulujen pitäminen kurissa alkaa siitä, että luodaan talousarvio, jota käytetään aktiivisena välineenä eikä vain vilkaista silloin tällöin. Tietäen varianssit kuukausittain voi auttaa lieventämään kriisiä ennen kuin se alkaa, jolloin voit toteuttaa korjaavia toimenpiteitä – onko se etsivät uutta toimittajaa, poistaa työntekijöiden ylitöitä, tai säätää tuotantotasoja.
kulujen hallitseminen toteuttamalla kulujen valvontatoimia asettaa sinut vastuuseen liiketoiminnastasi ja sen voitoista.