kiedy rozpoczynamy działalność, oczekujemy zysku. Kluczem jest właściwe zaplanowanie tego, w jaki sposób zysk zostanie osiągnięty. Tu pojawia się kontrola kosztów. Dowiedz się więcej o tym, czym jest kontrola kosztów, czym różni się od zarządzania kosztami i jakie środki możesz podjąć, aby lepiej kontrolować koszty i zwiększyć zyski dla Twojej firmy.
przegląd: co to jest kontrola kosztów?
wszyscy mamy podstawowe wydatki, za które odpowiadamy. Wyobraź sobie, że próbujesz zapłacić czynsz lub kredyt hipoteczny, jeśli nie planujesz tego miesięcznego wydatku. Ta sama teoria dotyczy świata biznesu. Środki kontroli kosztów mają na celu ustanowienie pomiaru bazowego, który może być użyty do pomiaru rzeczywistych wydatków w stosunku do planowanych wydatków.
w biznesie, kiedy budżetujemy wydatki na produkcję produktu, szacujemy, ile będzie kosztować wyprodukowanie i dostarczenie tego produktu do naszych klientów. Następnie mierzymy nasze rzeczywiste koszty w stosunku do naszego budżetu, aby określić, jak blisko jesteśmy do poziomu podstawowego i odpowiednio je dostosowujemy.
patrząc na te różnice budżetowe, widzimy dokładnie, gdzie nasze szacunki były dokładne i gdzie są. Następnie naszym zadaniem jest przyjrzenie się tym różnicom kosztów i ustalenie, jakie środki kontroli kosztów należy wprowadzić.
na przykład załóżmy, że budżetujesz zysk w wysokości 4 USD za każdy sprzedany produkt, ale ponieważ wydatki dostawcy przekroczyły budżet z powodu nieoczekiwanego wzrostu cen, zarobiłeś tylko 2 USD zysku z każdego sprzedanego produktu.
ponieważ udało Ci się określić, co spowodowało zmniejszenie zysków, możesz pracować nad rozwiązaniem tego problemu, zmieniając dostawców, podnosząc ceny lub zmniejszając inne koszty związane z produkcją, aby móc wrócić do pierwotnego celu.
najprostszym sposobem na stworzenie budżetu, który można powiązać z wydatkami, jest użycie aplikacji księgowej. Jeśli oprogramowanie nie oferuje możliwości budżetowania, można użyć arkusza kalkulacyjnego aplikacji do tworzenia budżetu, chociaż aktualizacje będą musiały być wprowadzane ręcznie. Tak czy inaczej, budżet jest koniecznością lepszego śledzenia i kontroli wydatków.
zarządzanie kosztami a kontrola kosztów: jaka jest różnica?
zarządzanie kosztami i kontrola kosztów są często używane zamiennie, mimo że są to dwie różne rzeczy. Zarządzanie kosztami zajmuje się planowaniem i budżetowaniem, podczas gdy kontrola kosztów zajmuje się rzeczywistymi kosztami i działaniami podejmowanymi w wyniku tych kosztów.
na przykład, tworząc budżet na następny rok, używasz zarządzania kosztami, aby go przygotować. Zaczynasz od procesu planowania, który obejmuje produkty lub usługi, które chcesz zaoferować i jak będziesz je dostarczać swoim klientom. Etap planowania powinien również obejmować wstępne prognozy finansowe, które zostaną później wykorzystane w budżecie.
następnie musisz oszacować powiązane koszty tych procesów i użyć tych liczb do utworzenia budżetu lub linii bazowej do pomiaru.
aby prawidłowo wdrożyć kontrolę kosztów w swojej firmie, musisz najpierw zaplanować, oszacować i zaplanować swoje zasoby. Źródło: smartsheet.com.
tu pojawia się kontrola kosztów. Kontrola kosztów mierzy rzeczywiste wydatki w stosunku do szacowanych lub budżetowanych wydatków jako środek do aktywnego rozwiązywania rozbieżności. Kontrola kosztów to wszystko, od bezpośredniego rozwiązywania rozbieżności budżetowych po inicjowanie działań naprawczych, które pozwolą Ci zmniejszyć nieoczekiwane koszty.
ale jeszcze nie skończyłeś. Nawet jeśli podjęte zostaną działania naprawcze, nadal będziesz musiał śledzić przyszłe wydatki, aby mieć pewność, że wdrażane środki są skuteczne.
5 sposobów na skuteczne cięcie i kontrolę kosztów w małej firmie
efektywny system kontroli kosztów zaczyna się od dokładnego budżetowania, w tym od pomiaru różnic w budżecie w czasie rzeczywistym. Na przykład, jeśli zarządzasz projektem, będziesz chciał proaktywnie mierzyć różnice w całym budżecie i szybko rozwiązywać różnice, takie jak nadmiar, aby projekt działał płynnie.
dotyczy to również pomiaru różnic w całej firmie. Na przykład, jeśli koszty produkcji i produkcji są znacznie wyższe, nie chcesz czekać do końca roku, aby rozwiązać problemy stojące za wzrostem kosztów produkcji. Dlatego miesięczne badanie wariancji budżetu może pomóc uniknąć katastrofy, umożliwiając szybkie wprowadzanie zmian.
Sprawdź te inne rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc kontrolować koszty w swojej firmie.
idąc za numerami
kiedy sporządzasz sprawozdanie finansowe na koniec miesiąca, zauważasz, że twój zysk netto jest znacznie niższy niż oczekiwano. Ale aby rozwiązać przyczynę nieoczekiwanego spadku zysków, musisz wiedzieć, dlaczego są one w dół.
czy twoje koszty stałe są wyższe niż pierwotna Prognoza Finansowa? Czy twój dostawca zwiększył swoje ceny? Czy musiałeś płacić pracownikom Nadgodziny, aby dostarczać produkty na czas? Wszystko to może wpłynąć na twój zysk, ale nie będziesz w stanie rozwiązać problemu, jeśli nie wiesz, co go spowodowało.
na przykład, jeśli koszty wzrosły z powodu zmiany cen dostawców, musisz rozwiązać ten problem za pomocą środków naprawczych, które mogą obejmować negocjowanie obniżonej stawki lub nawet zmianę dostawców. Identyfikując problem, odzyskujesz większą kontrolę nad kosztami i możesz zacząć pracować na rzecz zwiększenia zysków.
odpowiednio przygotuj budżety
najlepszym sposobem wdrożenia zarówno procedur zarządzania kosztami, jak i kontroli kosztów jest stworzenie budżetu. Poświęć trochę czasu na stworzenie budżetu, który nie jest tylko przybliżonym oszacowaniem, ale wykorzystuje Dane historyczne jako podstawę. Jeśli ten proces nie działa dla Ciebie, rozważ użycie budżetu opartego na zero, który pozwala zacząć od zera, uzasadniając każdy wydatek operacyjny przed umieszczeniem go w budżecie.
rachunek zysków i strat zawiera wydatki budżetowe i rzeczywiste za każdy miesiąc wraz z kwotą wariancji. Źródło: gypsybi.com.
ale tworzenie budżetu to za mało. Musisz również regularnie monitorować ten budżet, aby być na bieżąco z wariantami, gdy występują, a nie kilka miesięcy później, gdy działania naprawcze nie są już realną opcją.
lepiej Zarządzaj swoimi projektami
masz zamiar zorganizować swoje pierwsze wydarzenie w roku. Czy jest lepszy sposób, aby upewnić się, że przewidywane koszty pozostają na cel niż zarządzanie różnymi komponentami wydarzenia? Chociaż przydatne może być przeglądanie kosztów po zakończeniu wydarzenia, aby zobaczyć, co poszło dobrze, a co nie, czy nie lepiej monitorować wydatki projektu w czasie rzeczywistym i podjąć działania naprawcze, zanim projekt przekroczy budżet o tysiące dolarów?
miej oko na swoje zapasy
Twój poziom zapasów może odegrać dużą rolę w tym, czy zyski są w górę, w dół, czy w stagnacji. Jeśli sprzedajesz produkty, musisz nauczyć się kroczyć cienką linią między wystarczającą ilością zapasów w magazynie do terminowej realizacji zamówień a nadmiarem zapasów, co zwiększa koszty i może skończyć się marnotrawstwem.
jest to szczególnie ważne, jeśli twój ekwipunek ma datę ważności. Prawidłowo Zarządzaj zapasami, a twoje koszty prawdopodobnie również zostaną zmniejszone.
zredukuj naprawy
lepsza kontrola wydatków często oznacza raczej proaktywność niż reaktywność. Na przykład używanie starego lub wadliwego sprzętu w biurze lub na linii produkcyjnej może być katastrofalne, z nieoczekiwaną awarią komputera lub wadliwą maszyną, która kosztuje zarówno czas, jak i pieniądze.
podczas gdy będziesz wydawać pieniądze, upewniając się, że twój sprzęt biurowy i fabryczny jest aktualny, wyeliminujesz również kosztowne niespodzianki, które mogą pojawić się i siać spustoszenie w Twoim budżecie i kosztach.
kontrola kosztów jest koniecznością dla udanego biznesu
wszyscy lubimy myśleć, że nasza firma przyniesie zyski. Ale są rzeczy, które możesz zrobić, aby ta myśl stała się rzeczywistością, zaczynając od wdrożenia zarówno zarządzania kosztami, jak i środków kontroli kosztów.
utrzymanie kosztów pod kontrolą zaczyna się od stworzenia budżetu, który jest używany jako aktywne narzędzie, a nie tylko okazjonalnie. Znajomość miesięcznych różnic może pomóc złagodzić kryzys przed jego rozpoczęciem, umożliwiając wdrożenie środków naprawczych-niezależnie od tego, czy szukasz nowego dostawcy, eliminujesz nadgodziny pracowników, czy dostosowujesz poziom produkcji.
kontrolowanie kosztów poprzez wdrażanie środków kontroli kosztów stawia cię za swoją firmę i jej zyski.