Cuando entramos en el negocio, esperamos obtener un beneficio. La clave es planificar adecuadamente cómo se obtendrán esas ganancias. Ahí es donde entra en juego el control de costos. Obtenga más información sobre qué es el control de costos, en qué se diferencia de la gestión de costos y qué medidas puede tomar para controlar mejor los costos y aumentar las ganancias de su negocio.
Descripción general: ¿Qué es el control de costos?
Todos tenemos gastos básicos que somos responsables de controlar. Imagine intentar pagar su alquiler o su hipoteca si no planificó ese gasto mensual. La misma teoría se aplica al mundo de los negocios. Las medidas de control de costos están diseñadas para establecer una medición de referencia que pueda utilizarse para medir los gastos reales con respecto a los gastos planificados.
En los negocios, cuando presupuestamos los gastos para la producción de productos, estimamos cuánto costará producir y entregar ese artículo a nuestros clientes. Luego medimos nuestros costos reales con respecto a nuestro presupuesto para determinar qué tan cerca estamos de la línea de base y hacer los ajustes correspondientes.
Al observar estas variaciones presupuestarias, podemos ver exactamente dónde eran precisas nuestras estimaciones y dónde están. Luego se convierte en nuestro trabajo analizar estas diferencias de costos y determinar qué medidas de control de costos deben implementarse.
Por ejemplo, supongamos que presupuestó una ganancia de 4 4 por cada producto vendido, pero debido a que los gastos de su proveedor superaron el presupuesto debido a un aumento de precio inesperado, solo obtuvo una ganancia de 2 2 por cada producto vendido.
Debido a que pudo identificar qué causó su reducción de ganancias, puede trabajar para abordar el problema cambiando proveedores, aumentando los precios o reduciendo otros costos involucrados con la producción para que pueda volver a su objetivo original.
La forma más fácil de crear un presupuesto que pueda vincularse a sus gastos es utilizando su aplicación de software de contabilidad. Si su software no ofrece capacidad de presupuestación, puede usar una aplicación de hoja de cálculo para crear su presupuesto, aunque las actualizaciones deberán ingresarse manualmente. De cualquier manera, un presupuesto es una necesidad para rastrear y controlar mejor los gastos.
Gestión de costes vs. control de costes: ¿Cuál es la diferencia?
La gestión de costos y el control de costos a menudo se usan indistintamente, a pesar de que son dos cosas diferentes. La gestión de costos se ocupa de la planificación y la presupuestación, mientras que el control de costos se ocupa de los costos reales y las medidas adoptadas como resultado de esos costos.
Por ejemplo, al crear un presupuesto para el año siguiente, utiliza la administración de costos para prepararlo. Comienza con el proceso de planificación, que incluye los productos o servicios que desea ofrecer y cómo los entregará a sus clientes. La etapa de planificación también debe incluir proyecciones financieras iniciales, que luego se utilizarán en su presupuesto.
A continuación, deberá estimar los costos relacionados de esos procesos y usar esos números para crear un presupuesto o una línea de base con la que medir.
Para implementar correctamente el control de costos en su negocio, primero debe planificar, estimar y presupuestar sus recursos. Fuente: smartsheet.com.
Ahí es donde entra en juego el control de costos. El control de costos mide los gastos reales con respecto a los gastos estimados o presupuestados como medio de abordar proactivamente las diferencias. El control de costos lo es todo, desde abordar las variaciones de su presupuesto directamente hasta instituir acciones correctivas que le permitirán reducir los costos inesperados.
Pero aún no has terminado. Incluso si se toman medidas correctivas, aún tendrá que hacer un seguimiento de los gastos futuros para estar seguro de que las medidas que se implementan son efectivas.
5 formas de reducir y controlar los costos de manera efectiva en su pequeña empresa
Un sistema de control de costos eficaz comienza con un presupuesto preciso, incluida una forma de medir las variaciones presupuestarias en tiempo real. Por ejemplo, si está administrando un proyecto, querrá medir de forma proactiva sus variaciones en todo el presupuesto y abordar rápidamente las variaciones, como los excedentes, para que el proyecto funcione sin problemas.
Esto también es cierto cuando se miden variaciones en toda la empresa. Por ejemplo, si sus costos de fabricación y producción son muy altos, no querrá esperar hasta el final del año para abordar los problemas detrás del aumento de los costos de producción. Es por eso que examinar las variaciones de su presupuesto mensualmente puede ayudarlo a evitar una catástrofe al permitirle hacer cambios rápidamente.
Echa un vistazo a estas otras cosas que puedes hacer para ayudar a controlar los costos en tu negocio.
Profundice detrás de los números
Cuando ejecuta sus estados financieros al final del mes, nota que su beneficio neto es mucho menor de lo esperado. Pero para abordar la razón detrás de la caída inesperada de las ganancias, necesitará saber por qué están bajas.
¿Sus costos fijos son más altos que su pronóstico financiero original? ¿Su proveedor aumentó sus precios? ¿Tuvo que pagar horas extras a los empleados para que los productos salieran a tiempo? Todo esto puede afectar sus ganancias, pero no podrá rectificar el problema si no sabe qué lo causó.
Por ejemplo, si sus costos aumentaron debido a un cambio en los precios de los proveedores, deberá abordar ese problema con medidas correctivas, que pueden incluir negociar una tarifa reducida o incluso cambiar de proveedor. Al identificar el problema, recupera más control sobre sus costos y puede comenzar a trabajar hacia su objetivo de aumentar las ganancias.
Prepare presupuestos correctamente
La mejor manera de implementar procedimientos de gestión y control de costos es crear un presupuesto. Tómese el tiempo para crear un presupuesto que no sea solo una estimación aproximada, sino que utilice cifras históricas como base. Si ese proceso no funciona para usted, considere usar un presupuesto basado en cero, que le permite comenzar desde cero, justificando cada gasto operativo antes de incluirlo en su presupuesto.
El estado de pérdidas y ganancias contiene los gastos presupuestados y reales para cada mes, junto con el monto de la variación. Fuente: gypsybi.com.
Pero crear un presupuesto no es suficiente. También debe supervisar regularmente ese presupuesto para mantenerse al tanto de las variaciones a medida que se producen, no varios meses después, cuando la acción correctiva ya no es una opción viable.
Gestiona mejor tus proyectos
Estás a punto de organizar tu primer evento del año. ¿Qué mejor manera de asegurarse de que los costos proyectados se mantengan en el objetivo que administrar varios componentes del evento? Si bien puede ser útil revisar los costos después de que termine el evento para ver qué salió bien y qué no, ¿no es mejor monitorear los gastos de su proyecto en tiempo real y tomar medidas correctivas antes de que su proyecto supere su presupuesto en miles de dólares?
Vigila tu inventario
Los niveles de tu inventario pueden jugar un papel importante en si las ganancias suben, bajan o se estancan. Si vende productos, debe aprender a caminar una línea fina entre tener suficiente inventario en stock para cumplir los pedidos de manera oportuna y tener un exceso de inventario, lo que aumenta los costos y puede terminar como desperdicio.
Esto es particularmente importante si su inventario tiene una fecha de caducidad. Administre su inventario correctamente y es probable que sus costos también se reduzcan.
Reducir las reparaciones
Un mejor control de gastos a menudo significa ser proactivo en lugar de reactivo. Por ejemplo, el uso de equipos viejos o defectuosos en su oficina o línea de producción puede ser desastroso, ya que un fallo inesperado de la computadora o una maquinaria defectuosa le cuestan tiempo y dinero.
Si bien gastará dinero asegurándose de que su equipo de oficina y de fábrica esté actualizado, también eliminará las costosas sorpresas que pueden surgir y causar estragos en su presupuesto y sus costos.
El control de costos es una necesidad para un negocio exitoso
A todos nos gusta pensar que nuestro negocio obtendrá ganancias. Pero hay cosas que puede hacer para hacer realidad ese pensamiento, comenzando con la implementación de medidas de gestión y control de costos.
Mantener sus costos bajo control comienza con la creación de un presupuesto que se utiliza como una herramienta activa y no solo se mira de vez en cuando. Conocer las variaciones mensuales puede ayudarlo a mitigar una crisis antes de que comience, lo que le permite implementar medidas correctivas, ya sea buscar un nuevo proveedor, eliminar las horas extras de los empleados o ajustar los niveles de producción.
Controlar los costos mediante la implementación de medidas de control de costos lo pone a cargo de su negocio y sus ganancias.