quando entramos no negócio, esperamos obter lucro. A chave é planejar adequadamente como esse lucro será obtido. É aí que entra o controle de custos. Saiba mais sobre o que é o controle de custos, como ele difere do gerenciamento de custos e quais medidas você pode tomar para controlar melhor os custos e aumentar os lucros do seu negócio.
visão geral: o que é controle de custos?
todos nós temos despesas básicas que somos responsáveis pelo controle. Imagine tentar pagar seu aluguel ou sua hipoteca se você não planejasse essa despesa mensal. A mesma teoria se aplica ao mundo dos negócios. As medidas de controle de custos são projetadas para estabelecer uma medição de linha de base que pode ser usada para medir as despesas reais em relação às despesas planejadas.
nos negócios, quando orçamentamos despesas para a produção de produtos, estimamos quanto custará para produzir e entregar esse item aos nossos clientes. Em seguida, medimos nossos custos reais em relação ao nosso orçamento para determinar o quão perto Estamos da linha de base e fazemos ajustes de acordo.
ao olhar para essas variações orçamentárias, podemos ver exatamente onde nossas estimativas eram precisas e onde elas estavam. Em seguida, torna-se nosso trabalho analisar essas diferenças de custos e descobrir quais medidas de controle de custos precisam ser implementadas.
por exemplo, digamos que você tenha orçado um lucro de US $4 para cada produto vendido, mas como as despesas do Fornecedor excederam o orçamento devido a um aumento inesperado de preço, você só obteve um lucro de US $2 em cada produto vendido.
como você conseguiu identificar o que causou sua redução de lucro, pode trabalhar para resolver o problema alterando fornecedores, aumentando preços ou reduzindo outros custos envolvidos com a produção para que você possa voltar ao seu objetivo original.
a maneira mais fácil de criar um orçamento que pode ser vinculado às suas despesas é usando seu aplicativo de software de contabilidade. Se o seu software não oferecer capacidade de orçamento, você pode usar um aplicativo de planilha para criar seu orçamento, embora as atualizações precisem ser inseridas manualmente. De qualquer forma, um orçamento é uma necessidade para rastrear e controlar melhor as despesas.
Gestão de custos vs. controlo de custos: Qual é a diferença?
o gerenciamento de Custos e o controle de custos são frequentemente usados de forma intercambiável, embora sejam duas coisas diferentes. O gerenciamento de custos lida com planejamento e orçamento, enquanto o controle de custos lida com os custos reais e as ações tomadas como resultado desses custos.
por exemplo, ao criar um orçamento para o ano seguinte, você usa o gerenciamento de custos para prepará-lo. Você começa com o processo de planejamento, que inclui produtos ou serviços que deseja oferecer e como os entregará aos seus clientes. A fase de planejamento também deve incluir projeções financeiras iniciais, que mais tarde serão usadas em seu orçamento.Em seguida, você precisará estimar os custos relacionados desses processos e usar esses números para criar um orçamento ou uma linha de base para medir.
para implementar corretamente o controle de custos em sua empresa, você deve primeiro planejar, estimar e orçar seus recursos. Fonte: smartsheet.com.
é aí que entra o controle de custos. O controle de custos mede as despesas reais em relação às despesas estimadas ou orçamentadas como um meio de abordar proativamente as variações. O controle de custos é tudo, desde abordar suas variações orçamentárias diretamente até instituir ações corretivas que permitirão reduzir custos inesperados.
mas você ainda não terminou. Mesmo que medidas corretivas sejam tomadas, você ainda precisará acompanhar os gastos futuros para permanecer confiante de que as medidas implementadas são eficazes.
5 maneiras de reduzir e controlar efetivamente os custos em sua pequena empresa
um sistema eficaz de controle de custos começa com um orçamento preciso, incluindo uma maneira de medir as variações orçamentárias em tempo real. Por exemplo, se você estiver gerenciando um projeto, você vai querer medir proativamente suas variações em todo o orçamento e abordar rapidamente variações, como excessos para manter o projeto funcionando sem problemas.
isso também é verdade ao medir variações em toda a empresa. Por exemplo, se seus custos de fabricação e produção estão subindo, você não quer esperar até o final do ano para resolver os problemas por trás do aumento dos custos de produção. É por isso que examinar suas variações de Orçamento mensalmente pode ajudar a evitar a catástrofe, permitindo que você faça alterações rapidamente.
confira essas outras coisas que você pode fazer para ajudar a controlar os custos em seu negócio.
detalhar os números
quando você executa suas demonstrações financeiras no final do mês, você percebe que seu lucro líquido é muito menor do que o esperado. Mas para abordar a razão por trás da queda inesperada nos Lucros, você precisará saber por que eles estão em baixa.
seus custos fixos são mais altos do que sua previsão financeira original? Seu fornecedor aumentou seus preços? Você teve que pagar funcionários horas extras para obter produtos fora no tempo? Tudo isso pode afetar seu lucro, mas você não poderá corrigir o problema se não souber o que o causou.Por exemplo, se seus custos aumentaram devido a uma mudança no preço do Fornecedor, você precisará resolver esse problema com medidas corretivas, que podem incluir a negociação de uma taxa reduzida ou mesmo a mudança de fornecedores. Ao identificar o problema, você recupera mais controle sobre seus custos e pode começar a trabalhar em direção ao seu objetivo de aumentar os lucros.
preparar orçamentos adequadamente
a melhor maneira de implementar os procedimentos de gerenciamento de custos e controle de custos é criar um orçamento. Reserve um tempo para criar um orçamento que não seja apenas uma estimativa aproximada, mas use figuras históricas como base. Se esse processo não funcionar para você, considere usar um orçamento baseado em zero, que permite que você comece do zero, justificando cada despesa operacional antes de colocá-lo em seu orçamento.
a demonstração de resultados contém despesas orçamentadas e reais para cada mês, juntamente com o valor da variação. Fonte: gypsybi.com.
mas criar um orçamento não é suficiente. Você também precisa monitorar regularmente esse orçamento para ficar por dentro das variações à medida que elas ocorrem, Não vários meses depois, quando a ação corretiva não é mais uma opção viável.
Gerencie seus projetos melhor
você está prestes a sediar seu primeiro evento do ano. Que melhor maneira de garantir que os custos projetados permaneçam no alvo do que gerenciar vários componentes do evento? Embora possa ser útil revisar os custos após o término do evento para ver o que deu certo e o que não deu certo, não é melhor monitorar as despesas do seu projeto em tempo real e tomar medidas corretivas antes que seu projeto exceda seu orçamento em milhares de dólares?
fique de olho no seu inventário
seus níveis de estoque podem desempenhar um papel importante se os lucros estão para cima, para baixo ou estagnados. Se você vende produtos, precisa aprender a seguir uma linha tênue entre ter estoque suficiente em estoque para atender pedidos em tempo hábil e ter excesso de estoque, o que aumenta os custos e pode acabar como desperdício.
isto é particularmente importante se o seu inventário tiver uma data de validade. Gerencie seu inventário corretamente e seus custos provavelmente também serão reduzidos.
reduzir reparos
melhor controle de despesas geralmente significa ser proativo em vez de reativo. Por exemplo, usar equipamentos antigos ou defeituosos em seu escritório ou em sua linha de produção pode ser desastroso, com uma falha inesperada no computador ou máquinas defeituosas custando tempo e dinheiro.
embora você gaste dinheiro certificando-se de que seu escritório e equipamento de fábrica estejam atualizados, Você também eliminará as surpresas caras que podem aparecer e causar estragos em seu orçamento e seus custos.
o Controle de custos é uma necessidade para um negócio de sucesso
todos nós gostamos de pensar que nosso negócio terá lucro. Mas há coisas que você pode fazer para tornar esse pensamento uma realidade, começando com a implementação de medidas de gerenciamento de custos e controle de custos.
manter seus custos sob controle começa com a criação de um orçamento que é usado como uma ferramenta ativa e não apenas olhou para ocasionalmente. Conhecer suas variações mensalmente pode ajudá — lo a mitigar uma crise antes de começar, permitindo que você implemente medidas corretivas-seja Procurando um novo fornecedor, eliminando horas extras de funcionários ou ajustando os níveis de produção.
controlar os custos através da implementação de medidas de controle de custos coloca você no comando de seu negócio e seus lucros.