când intrăm în afaceri, ne așteptăm să obținem un profit. Cheia este de a planifica în mod corespunzător pentru modul în care profitul va fi câștigat. Aici intervine controlul costurilor. Aflați mai multe despre ce este controlul costurilor, cum diferă de gestionarea costurilor și ce măsuri puteți lua pentru a controla mai bine costurile și a crește profiturile pentru afacerea dvs.
Prezentare generală: Ce este controlul costurilor?
cu toții avem cheltuieli de bază pe care suntem responsabili să le controlăm. Imaginați-vă că încercați să vă plătiți chiria sau ipoteca dacă nu ați planificat acea cheltuială lunară. Aceeași teorie se aplică și în lumea afacerilor. Măsurile de control al costurilor sunt concepute pentru a stabili o măsurare de bază care poate fi utilizată pentru a măsura cheltuielile reale cu cheltuielile planificate.
în afaceri, când bugetăm cheltuielile pentru producția de produse, estimăm cât va costa să producem și să livrăm acel articol clienților noștri. Apoi măsurăm costurile reale în raport cu bugetul nostru pentru a determina cât de aproape suntem de linia de bază și pentru a face ajustări în consecință.
când ne uităm la aceste variații bugetare, putem vedea exact unde estimările noastre au fost corecte și unde sunt oprite. Apoi devine treaba noastră Să analizăm aceste diferențe de costuri și să ne dăm seama ce măsuri de control al costurilor trebuie puse în aplicare.
de exemplu, să presupunem că ați bugetat un profit de 4 USD pentru fiecare produs vândut, dar deoarece cheltuielile furnizorului dvs. au depășit bugetul din cauza unei creșteri neașteptate a prețului, ați câștigat doar un profit de 2 USD pentru fiecare produs vândut.
pentru că ați reușit să identificați ce a cauzat reducerea profitului dvs., puteți lucra la abordarea problemei prin schimbarea furnizorilor, creșterea prețurilor sau reducerea altor costuri implicate în producție, astfel încât să puteți reveni la obiectivul inițial.
cel mai simplu mod de a crea un buget care poate fi legat de cheltuielile dvs. este prin utilizarea aplicației software de contabilitate. Dacă software-ul dvs. nu oferă capacitate de bugetare, puteți utiliza o aplicație de calcul tabelar pentru a vă crea bugetul, deși actualizările vor trebui introduse manual. Oricum, un buget este o necesitate pentru a urmări și controla mai bine cheltuielile.
Managementul Costurilor vs. controlul costurilor: care este diferența?
Managementul Costurilor și controlul costurilor sunt adesea folosite interschimbabil, chiar dacă sunt două lucruri diferite. Managementul costurilor se ocupă de planificare și bugetare, în timp ce controlul costurilor se ocupă de costurile reale și de acțiunile întreprinse ca urmare a acestor costuri.
de exemplu, atunci când creați un buget pentru anul următor, utilizați gestionarea costurilor pentru a-l pregăti. Începeți cu procesul de planificare, care include produsele sau serviciile pe care doriți să le oferiți și modul în care le veți livra clienților. Etapa de planificare ar trebui să includă, de asemenea, proiecții financiare inițiale, care vor fi utilizate ulterior în bugetul dvs.
apoi, va trebui să estimați costurile aferente acestor procese și să utilizați aceste numere pentru a crea un buget sau o linie de bază pentru a măsura.
pentru a implementa în mod corespunzător controlul costurilor în afacerea dvs., trebuie mai întâi să vă planificați, să estimați și să vă bugetați resursele. Sursa: smartsheet.com.
aici intervine controlul costurilor. Controlul costurilor măsoară cheltuielile reale față de cheltuielile estimate sau bugetate ca mijloc de abordare proactivă a variațiilor. Controlul costurilor este totul, de la abordarea variațiilor bugetare direct la instituirea de acțiuni corective care vă vor permite să reduceți costurile neașteptate.
dar nu ați terminat încă. Chiar dacă se iau măsuri corective, va trebui totuși să urmăriți cheltuielile viitoare pentru a rămâne încrezător că măsurile implementate sunt eficiente.
5 moduri de a reduce și controla eficient costurile în afacerea dvs. mică
un sistem eficient de control al costurilor începe cu bugetarea exactă, inclusiv o modalitate de a măsura variațiile bugetare în timp real. De exemplu, dacă gestionați un proiect, veți dori să măsurați în mod proactiv variațiile în întregul buget și să remediați rapid variațiile, cum ar fi surplusurile, pentru a menține proiectul în funcțiune fără probleme.
acest lucru este valabil și atunci când se măsoară variațiile la nivelul întregii companii. De exemplu, dacă costurile de producție și de producție sunt mult mai mari, nu doriți să așteptați până la sfârșitul anului pentru a aborda problemele din spatele creșterii costurilor de producție. De aceea, examinarea lunară a variațiilor bugetare vă poate ajuta să evitați catastrofa, permițându-vă să faceți modificări rapid.
verificați aceste alte lucruri pe care le puteți face pentru a ajuta la controlul costurilor în afacerea dvs.
detaliați în spatele numerelor
când executați situațiile financiare la sfârșitul lunii, observați că profitul net este mult mai mic decât se aștepta. Dar pentru a aborda motivul din spatele scufundării neașteptate a profiturilor, va trebui să știți de ce sunt în jos.
costurile fixe sunt mai mari decât previziunile financiare inițiale? Furnizorul dvs. și-a mărit prețurile? A trebuit să plătiți angajaților Ore suplimentare pentru a obține produsele la timp? Toate acestea vă pot afecta profitul, dar nu veți putea remedia problema dacă nu știți ce a cauzat-o.
de exemplu, dacă costurile dvs. au crescut din cauza unei modificări a prețului furnizorului, va trebui să abordați această problemă cu măsuri corective, care pot include negocierea unei rate reduse sau chiar schimbarea furnizorilor. Prin identificarea problemei, vă recâștigați mai mult control asupra costurilor și puteți începe să lucrați spre obiectivul dvs. de creștere a profiturilor.
pregătiți bugetele în mod corespunzător
cel mai bun mod de a implementa atât procedurile de gestionare a costurilor, cât și de control al costurilor este crearea unui buget. Faceți-vă timp pentru a crea un buget care nu este doar o estimare aproximativă, ci folosește cifrele istorice ca bază. Dacă acest proces nu funcționează pentru dvs., luați în considerare utilizarea unui buget bazat pe zero, care vă permite să începeți de la zero, justificând fiecare cheltuială operațională înainte de a o plasa în bugetul dvs.
situația de profit și pierdere conține cheltuieli bugetate și reale pentru fiecare lună, împreună cu valoarea varianței. Sursa: gypsybi.com.
dar crearea unui buget nu este suficientă. De asemenea, trebuie să monitorizați în mod regulat acest buget pentru a rămâne la curent cu variațiile pe măsură ce apar, nu la câteva luni după aceea, când acțiunea corectivă nu mai este o opțiune viabilă.
Gestionați-vă mai bine proiectele
sunteți pe cale să găzduiți primul eveniment al anului. Ce modalitate mai bună de a vă asigura că costurile proiectate rămân la țintă decât de a gestiona diferite componente ale evenimentului? Deși poate fi util să revizuiți costurile după terminarea evenimentului pentru a vedea ce a mers bine și ce nu, nu este mai bine să vă monitorizați cheltuielile proiectului în timp real și să luați măsuri corective înainte ca proiectul dvs. să depășească bugetul cu mii de dolari?
fii atent la inventarul tău
nivelurile tale de inventar pot juca un rol important dacă profiturile sunt în sus, în jos sau stagnante. Dacă vindeți produse, trebuie să învățați să parcurgeți o linie fină între a avea suficient inventar în stoc pentru a îndeplini comenzile în timp util și a avea inventar în exces, ceea ce crește costurile și poate ajunge ca deșeuri.
acest lucru este deosebit de important dacă inventarul dvs. are o dată de expirare. Gestionați inventarul în mod corespunzător și costurile dvs. vor fi probabil reduse.
reducerea reparațiilor
un control mai bun al cheltuielilor înseamnă adesea să fii proactiv, mai degrabă decât reactiv. De exemplu, utilizarea echipamentelor vechi sau defecte în biroul dvs. sau în linia de producție poate fi dezastruoasă, cu un accident neașteptat de computer sau mașini defecte care vă costă atât timp, cât și bani.
în timp ce veți cheltui bani asigurându-vă că echipamentul dvs. de birou și fabrică este actualizat, veți elimina, de asemenea, surprizele costisitoare care pot apărea și pot face ravagii cu bugetul și costurile dvs.
controlul costurilor este o necesitate pentru o afacere de succes
tuturor ne place să credem că afacerea noastră va face un profit. Dar există lucruri pe care le puteți face pentru ca acest gând să devină realitate, începând cu implementarea atât a măsurilor de gestionare a costurilor, cât și a măsurilor de control al costurilor.
menținerea costurilor sub control începe cu crearea unui buget care este folosit ca instrument activ și nu doar privit ocazional. Cunoașterea variațiilor lunare vă poate ajuta să atenuați o criză înainte de a începe, permițându — vă să implementați măsuri corective-fie că este vorba de căutarea unui nou furnizor, eliminarea orelor suplimentare ale angajaților sau ajustarea nivelurilor de producție.
controlul costurilor prin implementarea măsurilor de control al costurilor vă pune în sarcina afacerii dvs. și a profiturilor acesteia.