när vi går in i affärer förväntar vi oss att tjäna vinst. Nyckeln är att ordentligt planera för hur den vinsten kommer att tjänas. Det är där kostnadskontrollen kommer in. Läs mer om vad kostnadskontroll är, hur det skiljer sig från kostnadshantering och vilka åtgärder du kan vidta för att bättre kontrollera kostnaderna och öka vinsten för ditt företag.
översikt: vad är kostnadskontroll?
vi har alla baslinjekostnader som vi ansvarar för att kontrollera. Tänk dig att försöka betala din hyra eller din inteckning om du inte planerar för den månatliga kostnaden. Samma teori gäller för näringslivet. Kostnadskontrollåtgärder är utformade för att upprätta en baslinjemätning som kan användas för att mäta faktiska kostnader mot planerade utgifter.
i affärer, när vi budgeterar kostnader för produktproduktion, uppskattar vi hur mycket det kommer att kosta att producera och leverera den artikeln till våra kunder. Vi mäter sedan våra faktiska kostnader mot vår budget för att bestämma hur nära vi är baslinjen och göra justeringar i enlighet därmed.
när vi tittar på dessa budgetvariationer kan vi se exakt var våra uppskattningar var korrekta och var de är avstängda. Det blir då vårt jobb att titta på dessa kostnadsskillnader och ta reda på vilka kostnadskontrollåtgärder som måste vidtas.
till exempel, låt oss säga att du budgeterade en vinst på $4 för varje såld produkt, men eftersom dina leverantörskostnader gick över budgeten på grund av en oväntad prisökning, tjänade du bara en vinst på $2 på varje såld produkt.
eftersom du kunde hitta vad som orsakade din vinstminskning kan du arbeta med att ta itu med problemet genom att byta leverantörer, höja priserna eller minska andra kostnader för produktion så att du kan komma tillbaka till ditt ursprungliga mål.
det enklaste sättet att skapa en budget som kan knytas tillbaka till dina utgifter är att använda din bokföringsprogram. Om din programvara inte erbjuder budgetering kan du använda ett kalkylprogram för att skapa din budget, även om uppdateringar måste anges manuellt. Hur som helst är en budget en nödvändighet för att bättre spåra och kontrollera utgifterna.
kostnadshantering vs. kostnadskontroll: vad är skillnaden?
kostnadshantering och kostnadskontroll används ofta omväxlande, även om de är två olika saker. Kostnadshantering handlar om planering och budgetering, medan kostnadskontroll handlar om faktiska kostnader och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa kostnader.
när du till exempel skapar en budget för följande år använder du kostnadshantering för att förbereda den. Du börjar med planeringsprocessen, som inkluderar produkter eller tjänster du vill erbjuda och hur du ska leverera dem till dina kunder. Planeringsstadiet bör också innehålla initiala ekonomiska prognoser, som senare kommer att användas i din budget.
därefter måste du uppskatta de relaterade kostnaderna för dessa processer och använda dessa siffror för att skapa en budget eller en baslinje för att mäta mot.
för att korrekt implementera kostnadskontroll i ditt företag måste du först planera, uppskatta och budgetera dina resurser. Källa: smartsheet.com.
det är där kostnadskontroll kommer in. Kostnadskontroll mäter faktiska kostnader mot beräknade eller budgeterade utgifter som ett sätt att proaktivt hantera avvikelser. Kostnadskontroll är allt från att ta itu med dina budgetvariationer direkt till att vidta korrigerande åtgärder som gör att du kan minska oväntade kostnader.
men du är inte klar än. Även om korrigerande åtgärder vidtas måste du fortfarande spåra framtida utgifter för att vara säker på att de åtgärder som genomförs är effektiva.
5 sätt att effektivt minska och kontrollera kostnaderna i ditt lilla företag
ett effektivt kostnadskontrollsystem börjar med korrekt budgetering, inklusive ett sätt att mäta budgetvariationer i realtid. Om du till exempel hanterar ett projekt vill du proaktivt mäta dina avvikelser i hela budgeten och snabbt ta itu med avvikelser som överskridanden för att projektet ska fungera smidigt.
detta gäller också vid mätning av företagsövergripande avvikelser. Till exempel, om dina tillverknings-och produktionskostnader är långt upp, Vill du inte vänta till slutet av året för att ta itu med problemen bakom ökningen av produktionskostnaderna. Det är därför att undersöka dina budgetvariationer varje månad kan hjälpa till att avvärja katastrof genom att låta dig göra ändringar snabbt.
kolla in dessa andra saker du kan göra för att hjälpa till att kontrollera kostnaderna i ditt företag.
borra ner bakom siffrorna
när du kör dina finansiella rapporter i slutet av månaden märker du att din nettovinst är mycket lägre än väntat. Men för att ta itu med orsaken bakom det oväntade doppet i vinsten måste du veta varför de är nere.
är dina fasta kostnader högre än din ursprungliga ekonomiska prognos? Har din leverantör höjt sin prissättning? Var du tvungen att betala anställda övertid för att få produkter ut i tid? Alla dessa kan påverka din vinst, men du kommer inte att kunna åtgärda problemet om du inte vet vad som orsakade det.
till exempel, om dina kostnader ökade på grund av en förändring i leverantörsprissättningen, måste du ta itu med problemet med korrigerande åtgärder, vilket kan innefatta att förhandla om en reducerad skattesats eller till och med byta leverantörer. Genom att identifiera problemet återfår du mer kontroll över dina kostnader och kan börja arbeta mot ditt mål att öka vinsten.
Förbered budgetar ordentligt
det bästa sättet att genomföra både kostnadshantering och kostnadskontroll är att skapa en budget. Ta dig tid att skapa en budget som inte bara är en grov uppskattning utan använder historiska siffror som grund. Om den processen inte fungerar för dig, överväg att använda en nollbaserad budget, som låter dig börja om från början och motivera varje driftskostnad innan du placerar den i din budget.
resultaträkningen innehåller budgeterade och faktiska kostnader för varje månad, tillsammans med variansbeloppet. Källa: gypsybi.com.
men att skapa en budget räcker inte. Du måste också regelbundet övervaka den budgeten för att hålla koll på avvikelser när de uppstår, inte flera månader efteråt när korrigerande åtgärder inte längre är ett genomförbart alternativ.
hantera dina projekt bättre
du håller på att vara värd för ditt första evenemang på året. Vilket bättre sätt att se till att beräknade kostnader stannar på målet än att hantera olika delar av evenemanget? Även om det kan vara användbart att granska kostnaderna efter att evenemanget är över för att se vad som gick rätt och vad som inte gjorde det, är det inte bättre att övervaka dina projektkostnader i realtid och vidta korrigerande åtgärder innan ditt projekt överstiger sin budget med tusentals dollar?
håll ett öga på ditt lager
dina lagernivåer kan spela en stor roll i om vinsten är upp, ner eller stillastående. Om du säljer produkter måste du lära dig att gå en fin linje mellan att ha tillräckligt med lager i lager för att uppfylla beställningar i tid och att ha överskott av lager, vilket driver upp kostnader och kan hamna som avfall.
detta är särskilt viktigt om ditt lager har ett utgångsdatum. Hantera ditt lager ordentligt och dina kostnader kommer sannolikt att minskas också.
minska reparationer
bättre kostnadskontroll innebär ofta att vara proaktiv snarare än reaktiv. Att använda gammal eller felaktig utrustning på ditt kontor eller din produktionslinje kan till exempel vara katastrofalt, med en oväntad datorkrasch eller felaktiga maskiner som kostar dig både tid och pengar.
medan du spenderar pengar för att se till att ditt kontor och fabriksutrustning är uppdaterad, kommer du också att eliminera de kostsamma överraskningar som kan dyka upp och orsaka kaos med din budget och dina kostnader.
kostnadskontroll är en nödvändighet för ett framgångsrikt företag
vi vill alla tro att vår verksamhet kommer att göra en vinst. Men det finns saker du kan göra för att göra den tanken till verklighet, börjar med att genomföra både kostnadshantering och kostnadskontrollåtgärder.
att hålla dina kostnader under kontroll börjar med att skapa en budget som används som ett aktivt verktyg och inte bara tittade på ibland. Att känna till dina avvikelser varje månad kan hjälpa dig att mildra en kris innan den börjar, så att du kan genomföra korrigerande åtgärder — oavsett om det Letar efter en ny leverantör, eliminerar anställdas övertid eller justerar produktionsnivåerna.
kontroll av kostnader genom att genomföra kostnadskontrollåtgärder ger dig ansvaret för ditt företag och dess vinster.