Wenn wir ins Geschäft kommen, erwarten wir einen Gewinn. Der Schlüssel ist, richtig zu planen, wie dieser Gewinn verdient wird. Hier kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Erfahren Sie mehr darüber, was Kostenkontrolle ist, wie sie sich vom Kostenmanagement unterscheidet und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Kosten besser zu kontrollieren und den Gewinn für Ihr Unternehmen zu steigern.
Überblick: Was ist Kostenkontrolle?
Wir alle haben Baseline-Ausgaben, die wir kontrollieren müssen. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Ihre Miete oder Ihre Hypothek zu bezahlen, wenn Sie diese monatlichen Ausgaben nicht geplant haben. Die gleiche Theorie gilt für die Geschäftswelt. Kostenkontrollmaßnahmen dienen dazu, eine Basismessung zu erstellen, mit der die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben verglichen werden können.
Wenn wir in der Wirtschaft Ausgaben für die Produktproduktion budgetieren, schätzen wir, wie viel es kosten wird, diesen Artikel zu produzieren und an unsere Kunden zu liefern. Wir messen dann unsere tatsächlichen Kosten mit unserem Budget, um festzustellen, wie nahe wir an der Basislinie sind, und nehmen entsprechende Anpassungen vor.
Wenn wir uns diese Budgetabweichungen ansehen, können wir genau sehen, wo unsere Schätzungen genau waren und wo sie liegen. Es wird dann unsere Aufgabe, diese Kostenunterschiede zu betrachten und herauszufinden, welche Kostenkontrollmaßnahmen ergriffen werden müssen.
Angenommen, Sie haben für jedes verkaufte Produkt einen Gewinn von 4 USD budgetiert, aber da Ihre Lieferantenkosten aufgrund einer unerwarteten Preiserhöhung das Budget überschritten haben, haben Sie für jedes verkaufte Produkt nur einen Gewinn von 2 USD erzielt.
Da Sie feststellen konnten, was Ihre Gewinnminderung verursacht hat, können Sie daran arbeiten, das Problem zu beheben, indem Sie den Lieferanten wechseln, die Preise erhöhen oder andere mit der Produktion verbundene Kosten senken, um zu Ihrem ursprünglichen Ziel zurückzukehren.
Der einfachste Weg, ein Budget zu erstellen, das an Ihre Ausgaben gebunden werden kann, ist die Verwendung Ihrer Buchhaltungssoftware. Wenn Ihre Software keine Budgetierungsfunktion bietet, können Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, um Ihr Budget zu erstellen, obwohl Aktualisierungen manuell eingegeben werden müssen. In jedem Fall ist ein Budget eine Notwendigkeit, um die Ausgaben besser zu verfolgen und zu kontrollieren.
Kostenmanagement vs. Kostenkontrolle: Was ist der Unterschied?
Kostenmanagement und Kostenkontrolle werden oft synonym verwendet, obwohl sie zwei verschiedene Dinge sind. Das Kostenmanagement befasst sich mit der Planung und Budgetierung, während sich die Kostenkontrolle mit den tatsächlichen Kosten und den aufgrund dieser Kosten ergriffenen Maßnahmen befasst.
Wenn Sie beispielsweise ein Budget für das folgende Jahr erstellen, verwenden Sie das Kostenmanagement, um es vorzubereiten. Sie beginnen mit dem Planungsprozess, der Produkte oder Dienstleistungen umfasst, die Sie anbieten möchten, und wie Sie sie an Ihre Kunden liefern. Die Planungsphase sollte auch erste Finanzprognosen enthalten, die später in Ihrem Budget verwendet werden.
Als Nächstes müssen Sie die damit verbundenen Kosten dieser Prozesse schätzen und diese Zahlen verwenden, um ein Budget oder eine Basislinie zu erstellen, an der Sie messen können.
Um die Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß zu implementieren, müssen Sie zunächst Ihre Ressourcen planen, schätzen und budgetieren. Quelle: smartsheet.com .
Hier kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Die Kostenkontrolle misst die tatsächlichen Ausgaben gegenüber den geschätzten oder budgetierten Ausgaben, um Abweichungen proaktiv zu beheben. Kostenkontrolle ist alles, von der direkten Behebung Ihrer Budgetabweichungen bis hin zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen, mit denen Sie unerwartete Kosten reduzieren können.
Aber du bist noch nicht fertig. Selbst wenn Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, müssen Sie zukünftige Ausgaben nachverfolgen, um sicherzugehen, dass die umgesetzten Maßnahmen wirksam sind.
5 Möglichkeiten, die Kosten in Ihrem kleinen Unternehmen effektiv zu senken und zu kontrollieren
Ein effektives Kostenkontrollsystem beginnt mit einer genauen Budgetierung, einschließlich einer Möglichkeit, Budgetabweichungen in Echtzeit zu messen. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt verwalten, sollten Sie Ihre Abweichungen im gesamten Budget proaktiv messen und Abweichungen wie Überschreitungen schnell beheben, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.
Dies gilt auch für die Messung unternehmensweiter Abweichungen. Wenn Ihre Herstellungs- und Produktionskosten beispielsweise stark gestiegen sind, möchten Sie nicht bis Ende des Jahres warten, um die Probleme zu lösen, die hinter dem Anstieg der Produktionskosten stehen. Aus diesem Grund kann die monatliche Prüfung Ihrer Budgetabweichungen dazu beitragen, Katastrophen abzuwehren, indem Sie Änderungen schnell vornehmen können.
Sehen Sie sich diese anderen Dinge an, die Sie tun können, um die Kosten in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren.
Drilldown hinter den Zahlen
Wenn Sie Ihren Jahresabschluss am Ende des Monats ausführen, stellen Sie fest, dass Ihr Nettogewinn viel niedriger ist als erwartet. Um jedoch den Grund für den unerwarteten Gewinneinbruch zu ermitteln, müssen Sie wissen, warum sie gesunken sind.
Sind Ihre Fixkosten höher als Ihre ursprüngliche Finanzprognose? Hat Ihr Lieferant seine Preise erhöht? Mussten Sie Mitarbeitern Überstunden zahlen, um Produkte pünktlich zu liefern? All dies kann sich auf Ihren Gewinn auswirken, aber Sie können das Problem nicht beheben, wenn Sie nicht wissen, was es verursacht hat.
Wenn Ihre Kosten beispielsweise aufgrund einer Änderung der Lieferantenpreise gestiegen sind, müssen Sie dieses Problem mit Korrekturmaßnahmen beheben, z. B. durch Aushandeln eines reduzierten Satzes oder sogar durch einen Lieferantenwechsel. Indem Sie das Problem lokalisieren, erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Kosten und können auf Ihr Ziel hinarbeiten, den Gewinn zu steigern.
Budgets richtig vorbereiten
Der beste Weg, sowohl Kostenmanagement- als auch Kostenkontrollverfahren zu implementieren, besteht darin, ein Budget zu erstellen. Nehmen Sie sich Zeit, um ein Budget zu erstellen, das nicht nur eine grobe Schätzung ist, sondern historische Zahlen als Grundlage verwendet. Wenn dieser Prozess für Sie nicht funktioniert, sollten Sie ein nullbasiertes Budget verwenden, mit dem Sie von vorne beginnen und jede Betriebsausgabe rechtfertigen können, bevor Sie sie in Ihr Budget aufnehmen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält die budgetierten und tatsächlichen Ausgaben für jeden Monat sowie die Höhe der Varianz. Quelle: gypsybi.com .
Es reicht jedoch nicht aus, ein Budget zu erstellen. Sie müssen dieses Budget auch regelmäßig überwachen, um den Überblick über auftretende Abweichungen zu behalten, und nicht mehrere Monate später, wenn Korrekturmaßnahmen keine praktikable Option mehr sind.
Verwalten Sie Ihre Projekte besser
Sie sind dabei, Ihre erste Veranstaltung des Jahres auszurichten. Gibt es einen besseren Weg, um sicherzustellen, dass die projizierten Kosten im Ziel bleiben, als verschiedene Komponenten der Veranstaltung zu verwalten? Während es nützlich sein kann, die Kosten nach dem Ereignis zu überprüfen, um zu sehen, was richtig gelaufen ist und was nicht, ist es nicht besser, Ihre Projektkosten in Echtzeit zu überwachen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor Ihr Projekt sein Budget um Tausende von Dollar überschreitet?
Behalten Sie Ihr Inventar im Auge
Ihre Lagerbestände können eine große Rolle dabei spielen, ob die Gewinne steigen, fallen oder stagnieren. Wenn Sie Produkte verkaufen, müssen Sie lernen, eine feine Linie zwischen genügend Inventar auf Lager zu haben, um Aufträge rechtzeitig zu erfüllen, und überschüssigem Inventar zu gehen, was die Kosten in die Höhe treibt und als Abfall enden kann.
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Inventar ein Ablaufdatum hat. Verwalten Sie Ihr Inventar ordnungsgemäß und Ihre Kosten werden wahrscheinlich ebenfalls gesenkt.
Reparaturen reduzieren
Bessere Kostenkontrolle bedeutet oft, proaktiv statt reaktiv zu sein. Beispielsweise kann die Verwendung alter oder fehlerhafter Geräte in Ihrem Büro oder Ihrer Produktionslinie katastrophal sein, da ein unerwarteter Computerabsturz oder fehlerhafte Maschinen Zeit und Geld kosten.
Während Sie Geld ausgeben, um sicherzustellen, dass Ihre Büro- und Fabrikausstattung auf dem neuesten Stand ist, eliminieren Sie auch die kostspieligen Überraschungen, die auftauchen und Ihr Budget und Ihre Kosten zerstören können.
Kostenkontrolle ist eine Notwendigkeit für ein erfolgreiches Geschäft
Wir alle denken gerne, dass unser Geschäft einen Gewinn machen wird. Aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um diesen Gedanken Wirklichkeit werden zu lassen, beginnend mit der Implementierung von Kostenmanagement- und Kostenkontrollmaßnahmen.
Ihre Kosten unter Kontrolle zu halten, beginnt mit der Erstellung eines Budgets, das als aktives Werkzeug verwendet wird und nicht nur gelegentlich betrachtet wird. Wenn Sie Ihre Abweichungen monatlich kennen, können Sie eine Krise mildern, bevor sie beginnt, und Korrekturmaßnahmen ergreifen — egal, ob Sie nach einem neuen Lieferanten suchen, Überstunden von Mitarbeitern beseitigen oder das Produktionsniveau anpassen.
Kostenkontrolle Durch die Implementierung von Kostenkontrollmaßnahmen haben Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen und seine Gewinne.