Lorsque nous entrons en affaires, nous nous attendons à réaliser des bénéfices. La clé est de bien planifier la façon dont ce profit sera réalisé. C’est là que le contrôle des coûts entre en jeu. Apprenez-en davantage sur ce qu’est le contrôle des coûts, en quoi il diffère de la gestion des coûts et quelles mesures vous pouvez prendre pour mieux contrôler les coûts et augmenter les bénéfices de votre entreprise.
Aperçu : Qu’est-ce que le contrôle des coûts?
Nous avons tous des dépenses de base que nous sommes responsables de contrôler. Imaginez que vous essayiez de payer votre loyer ou votre hypothèque si vous n’aviez pas prévu cette dépense mensuelle. La même théorie s’applique au monde des affaires. Les mesures de contrôle des coûts sont conçues pour établir une mesure de référence qui peut être utilisée pour mesurer les dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues.
En affaires, lorsque nous budgétisons les dépenses de production du produit, nous estimons combien il en coûtera pour produire et livrer cet article à nos clients. Nous mesurons ensuite nos coûts réels par rapport à notre budget afin de déterminer dans quelle mesure nous sommes proches de la base de référence et d’apporter des ajustements en conséquence.
En examinant ces écarts budgétaires, nous pouvons voir exactement où nos estimations étaient exactes et où elles se situent. Il devient alors de notre devoir d’examiner ces différences de coûts et de déterminer quelles mesures de contrôle des coûts doivent être mises en place.
Par exemple, disons que vous avez prévu un bénéfice de 4 $ pour chaque produit vendu, mais que les dépenses de vos fournisseurs ont dépassé le budget en raison d’une augmentation de prix inattendue, vous n’avez réalisé qu’un bénéfice de 2 $ sur chaque produit vendu.
Parce que vous avez pu identifier ce qui a causé la réduction de vos bénéfices, vous pouvez résoudre le problème en changeant de fournisseur, en augmentant les prix ou en réduisant les autres coûts de production afin de revenir à votre objectif initial.
Le moyen le plus simple de créer un budget qui peut être lié à vos dépenses est d’utiliser votre logiciel de comptabilité. Si votre logiciel n’offre pas de capacité de budgétisation, vous pouvez utiliser un tableur pour créer votre budget, bien que les mises à jour devront être saisies manuellement. Quoi qu’il en soit, un budget est une nécessité pour mieux suivre et contrôler les dépenses.
Gestion des coûts vs contrôle des coûts : Quelle est la différence?
La gestion des coûts et le contrôle des coûts sont souvent utilisés de manière interchangeable, même s’il s’agit de deux choses différentes. La gestion des coûts traite de la planification et de la budgétisation, tandis que le contrôle des coûts traite des coûts réels et des mesures prises à la suite de ces coûts.
Par exemple, lors de la création d’un budget pour l’année suivante, vous utilisez la gestion des coûts pour le préparer. Vous commencez par le processus de planification, qui comprend les produits ou services que vous souhaitez offrir et la façon dont vous les livrerez à vos clients. L’étape de planification devrait également inclure des projections financières initiales, qui seront ensuite utilisées dans votre budget.
Ensuite, vous devrez estimer les coûts associés à ces processus et utiliser ces chiffres pour créer un budget ou une base de référence sur laquelle mesurer.
Pour mettre en œuvre correctement le contrôle des coûts dans votre entreprise, vous devez d’abord planifier, estimer et budgétiser vos ressources. Source : smartsheet.com .
C’est là qu’intervient le contrôle des coûts. Le contrôle des coûts mesure les dépenses réelles par rapport aux dépenses estimées ou budgétisées afin de remédier de manière proactive aux écarts. Le contrôle des coûts est tout, de la résolution directe des écarts budgétaires à la mise en place de mesures correctives qui vous permettront de réduire les coûts imprévus.
Mais vous n’avez pas encore terminé. Même si des mesures correctives sont prises, vous devrez tout de même suivre les dépenses futures pour rester confiant dans l’efficacité des mesures mises en œuvre.
5 façons de réduire et de contrôler efficacement les coûts dans votre petite entreprise
Un système de contrôle des coûts efficace commence par une budgétisation précise, y compris un moyen de mesurer les écarts budgétaires en temps réel. Par exemple, si vous gérez un projet, vous voudrez mesurer de manière proactive vos écarts tout au long du budget et traiter rapidement les écarts tels que les dépassements pour que le projet fonctionne correctement.
Ceci est également vrai lors de la mesure des écarts à l’échelle de l’entreprise. Par exemple, si vos coûts de fabrication et de production augmentent considérablement, vous ne voulez pas attendre la fin de l’année pour résoudre les problèmes liés à la hausse des coûts de production. C’est pourquoi l’examen mensuel des écarts budgétaires peut vous aider à éviter les catastrophes en vous permettant d’apporter des modifications rapidement.
Découvrez ces autres choses que vous pouvez faire pour aider à contrôler les coûts dans votre entreprise.
Percez derrière les chiffres
Lorsque vous exécutez vos états financiers à la fin du mois, vous remarquez que votre bénéfice net est beaucoup plus faible que prévu. Mais pour expliquer la raison de la baisse inattendue des bénéfices, vous devrez savoir pourquoi ils sont en baisse.
Vos coûts fixes sont-ils plus élevés que vos prévisions financières initiales? Votre fournisseur a-t-il augmenté ses prix? Avez-vous dû payer des heures supplémentaires aux employés pour sortir les produits à temps? Tout cela peut affecter votre profit, mais vous ne pourrez pas corriger le problème si vous ne savez pas ce qui l’a causé.
Par exemple, si vos coûts ont augmenté en raison d’un changement de prix des fournisseurs, vous devrez résoudre ce problème avec des mesures correctives, qui peuvent inclure la négociation d’un taux réduit ou même un changement de fournisseur. En identifiant le problème, vous reprenez plus de contrôle sur vos coûts et pouvez commencer à travailler vers votre objectif d’augmentation des profits.
Préparer correctement les budgets
La meilleure façon de mettre en œuvre les procédures de gestion des coûts et de contrôle des coûts est de créer un budget. Prenez le temps de créer un budget qui n’est pas seulement une estimation approximative, mais qui utilise des chiffres historiques comme base. Si ce processus ne fonctionne pas pour vous, envisagez d’utiliser un budget basé sur zéro, ce qui vous permet de partir de zéro, en justifiant chaque dépense d’exploitation avant de la placer dans votre budget.
Le compte de résultat contient les dépenses budgétisées et réelles pour chaque mois, ainsi que le montant de l’écart. Source : gypsybi.com .
Mais créer un budget ne suffit pas. Vous devez également surveiller régulièrement ce budget pour rester au fait des écarts au fur et à mesure qu’ils se produisent, et non plusieurs mois après lorsque des mesures correctives ne sont plus une option viable.
Mieux gérer vos projets
Vous êtes sur le point d’accueillir votre premier événement de l’année. Quelle meilleure façon de s’assurer que les coûts projetés restent à la cible que de gérer les différentes composantes de l’événement? Bien qu’il puisse être utile d’examiner les coûts une fois l’événement terminé pour voir ce qui s’est bien passé et ce qui ne l’a pas été, n’est-il pas préférable de surveiller les dépenses de votre projet en temps réel et de prendre des mesures correctives avant que votre projet ne dépasse son budget de plusieurs milliers de dollars?
Gardez un œil sur votre inventaire
Vos niveaux d’inventaire peuvent jouer un rôle important dans la hausse, la baisse ou la stagnation des bénéfices. Si vous vendez des produits, vous devez apprendre à faire la fine ligne entre avoir suffisamment de stocks en stock pour exécuter les commandes en temps opportun et avoir des stocks excédentaires, ce qui augmente les coûts et peut se transformer en déchets.
Ceci est particulièrement important si votre inventaire a une date d’expiration. Gérez votre inventaire correctement et vos coûts seront probablement également réduits.
Réduire les réparations
Un meilleur contrôle des dépenses signifie souvent être proactif plutôt que réactif. Par exemple, l’utilisation d’équipements anciens ou défectueux dans votre bureau ou votre ligne de production peut être désastreuse, avec une panne informatique inattendue ou des machines défectueuses qui vous coûtent du temps et de l’argent.
Alors que vous dépenserez de l’argent pour vous assurer que votre équipement de bureau et d’usine est à jour, vous éliminerez également les surprises coûteuses qui peuvent apparaître et faire des ravages avec votre budget et vos coûts.
Le contrôle des coûts est une nécessité pour une entreprise prospère
Nous aimons tous penser que notre entreprise réalisera des bénéfices. Mais il y a des choses que vous pouvez faire pour que cette pensée devienne réalité, en commençant par la mise en œuvre de mesures de gestion des coûts et de contrôle des coûts.
Garder vos coûts sous contrôle commence par créer un budget qui est utilisé comme un outil actif et pas seulement regardé occasionnellement. Connaître vos écarts chaque mois peut vous aider à atténuer une crise avant qu’elle ne commence, ce qui vous permet de mettre en œuvre des mesures correctives, qu’il s’agisse de rechercher un nouveau fournisseur, d’éliminer les heures supplémentaires des employés ou d’ajuster les niveaux de production.
Maîtriser les coûts en mettant en œuvre des mesures de maîtrise des coûts vous met en charge de votre entreprise et de ses bénéfices.