Quando entriamo in affari, ci aspettiamo di guadagnare un profitto. La chiave è pianificare correttamente come sarà guadagnato quel profitto. Ecco dove entra in gioco il controllo dei costi. Scopri di più su cos’è il controllo dei costi, come si differenzia dalla gestione dei costi e quali misure puoi adottare per controllare meglio i costi e aumentare i profitti per la tua azienda.
Panoramica: Cos’è il controllo dei costi?
Abbiamo tutti spese di base che siamo responsabili del controllo. Immagina di provare a pagare l’affitto o il mutuo se non hai pianificato quella spesa mensile. La stessa teoria si applica al mondo degli affari. Le misure di controllo dei costi sono progettate per stabilire una misurazione di base che può essere utilizzata per misurare le spese effettive rispetto alle spese pianificate.
Nel mondo degli affari, quando budget le spese per la produzione del prodotto, stimiamo quanto costerà produrre e consegnare quell’articolo ai nostri clienti. Quindi misuriamo i nostri costi effettivi rispetto al nostro budget per determinare quanto siamo vicini alla linea di base e apportare modifiche di conseguenza.
Guardando queste variazioni di budget, possiamo vedere esattamente dove le nostre stime erano accurate e dove sono fuori. Diventa quindi nostro compito esaminare queste differenze di costo e capire quali misure di controllo dei costi devono essere messe in atto.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia preventivato un profitto di $4 per ogni prodotto venduto, ma poiché le spese del fornitore hanno superato il budget a causa di un aumento di prezzo inaspettato, hai guadagnato solo un profitto di $2 su ogni prodotto venduto.
Poiché sei stato in grado di individuare ciò che ha causato la riduzione dei profitti, puoi lavorare per affrontare il problema cambiando i fornitori, aumentando i prezzi o riducendo altri costi coinvolti nella produzione in modo da poter tornare al tuo obiettivo originale.
Il modo più semplice per creare un budget che può essere legato alle spese è utilizzando l’applicazione software di contabilità. Se il software non offre funzionalità di budgeting, è possibile utilizzare un foglio di calcolo per creare il budget, anche se gli aggiornamenti dovranno essere inseriti manualmente. In entrambi i casi, un budget è una necessità per monitorare e controllare meglio le spese.
Gestione dei costi vs controllo dei costi: qual è la differenza?
La gestione dei costi e il controllo dei costi sono spesso usati in modo intercambiabile, anche se sono due cose diverse. La gestione dei costi si occupa della pianificazione e del budget, mentre il controllo dei costi si occupa dei costi effettivi e delle azioni intraprese a seguito di tali costi.
Ad esempio, quando si crea un budget per l’anno successivo, si utilizza la gestione dei costi per prepararlo. Si inizia con il processo di pianificazione, che include prodotti o servizi che si desidera offrire e come li consegnerete ai vostri clienti. La fase di pianificazione dovrebbe includere anche proiezioni finanziarie iniziali, che verranno successivamente utilizzate nel budget.
Successivamente, è necessario stimare i costi correlati di tali processi e utilizzare tali numeri per creare un budget o una linea di base da misurare.
Per implementare correttamente il controllo dei costi nella tua azienda, devi prima pianificare, stimare e budget le tue risorse. Fonte: smartsheet.com.
Ecco dove entra in gioco il controllo dei costi. Il controllo dei costi misura le spese effettive rispetto alle spese stimate o preventivate come mezzo per affrontare in modo proattivo le varianze. Il controllo dei costi è tutto, dall’affrontare direttamente le variazioni di budget all’istituzione di azioni correttive che ti consentiranno di ridurre i costi imprevisti.
Ma non hai ancora finito. Anche se vengono prese misure correttive, è comunque necessario tenere traccia delle spese future per rimanere sicuri che le misure in fase di attuazione siano efficaci.
5 modi per ridurre e controllare efficacemente i costi nella tua piccola impresa
Un efficace sistema di controllo dei costi inizia con un budget accurato, incluso un modo per misurare le varianze di budget in tempo reale. Ad esempio, se stai gestendo un progetto, ti consigliamo di misurare in modo proattivo le tue varianze in tutto il budget e affrontare rapidamente le varianze, ad esempio gli eccessi, per mantenere il progetto senza intoppi.
Questo vale anche quando si misurano le varianze a livello aziendale. Ad esempio, se i costi di produzione e di produzione sono in aumento, non si desidera attendere fino alla fine dell’anno per affrontare i problemi dietro l’aumento dei costi di produzione. Ecco perché l’esame mensile delle variazioni di budget può aiutare a scongiurare la catastrofe consentendo di apportare modifiche rapidamente.
Dai un’occhiata a queste altre cose che puoi fare per aiutare a controllare i costi nella tua attività.
Drill down dietro i numeri
Quando si esegue il bilancio alla fine del mese, si nota che l’utile netto è molto inferiore al previsto. Ma per affrontare il motivo dietro il tuffo inaspettato dei profitti, è necessario sapere perché sono giù.
I costi fissi sono superiori alle previsioni finanziarie iniziali? Il tuo fornitore ha aumentato i prezzi? Hai dovuto pagare gli straordinari dei dipendenti per ottenere i prodotti in tempo? Tutti questi possono influenzare il tuo profitto, ma non sarai in grado di correggere il problema se non sai cosa lo ha causato.
Ad esempio, se i costi sono aumentati a causa di una modifica dei prezzi dei fornitori, è necessario affrontare tale problema con misure correttive, che possono includere la negoziazione di una tariffa ridotta o anche la modifica dei fornitori. Individuando il problema, si riacquista un maggiore controllo sui costi e può iniziare a lavorare verso il vostro obiettivo di aumentare i profitti.
Preparare correttamente i budget
Il modo migliore per implementare sia le procedure di gestione dei costi che quelle di controllo dei costi è creare un budget. Prendetevi il tempo per creare un bilancio che non è solo una stima approssimativa, ma utilizza figure storiche come base. Se tale processo non funziona per voi, considerare l’utilizzo di un budget a base zero, che consente di iniziare da zero, giustificando ogni spesa operativa prima di metterlo nel vostro budget.
Il conto economico contiene le spese preventivate ed effettive per ogni mese, insieme all’importo della varianza. Fonte: gypsybi.com.
Ma la creazione di un budget non è sufficiente. È inoltre necessario monitorare regolarmente quel budget per rimanere in cima alle varianze man mano che si verificano, non diversi mesi dopo quando l’azione correttiva non è più un’opzione praticabile.
Gestisci meglio i tuoi progetti
Stai per ospitare il tuo primo evento dell’anno. Quale modo migliore per assicurarsi che i costi previsti rimangano puntuali rispetto alla gestione di vari componenti dell’evento? Mentre può essere utile rivedere i costi dopo che l’evento è finito per vedere cosa è andato bene e cosa no, non è meglio monitorare le spese del progetto in tempo reale e intraprendere azioni correttive prima che il progetto superi il budget di migliaia di dollari?
Tieni d’occhio il tuo inventario
I tuoi livelli di inventario possono svolgere un ruolo importante nel fatto che i profitti siano in aumento, in calo o stagnanti. Se vendi prodotti, devi imparare a camminare su una linea sottile tra avere abbastanza scorte in magazzino per soddisfare gli ordini in modo tempestivo e avere un inventario in eccesso, che aumenta i costi e può finire come spreco.
Ciò è particolarmente importante se il tuo inventario ha una data di scadenza. Gestisci correttamente il tuo inventario e probabilmente anche i tuoi costi saranno ridotti.
Ridurre le riparazioni
Un migliore controllo delle spese spesso significa essere proattivi piuttosto che reattivi. Ad esempio, l’utilizzo di apparecchiature vecchie o difettose nel tuo ufficio o nella tua linea di produzione può essere disastroso, con un arresto anomalo del computer o macchinari difettosi che ti costano tempo e denaro.
Mentre spenderai soldi per assicurarti che il tuo ufficio e le attrezzature di fabbrica siano aggiornate, eliminerai anche le costose sorprese che possono apparire e devastare il tuo budget e i tuoi costi.
Il controllo dei costi è una necessità per un business di successo
A tutti noi piace pensare che la nostra attività realizzerà un profitto. Ma ci sono cose che puoi fare per rendere quel pensiero una realtà, a partire dall’implementazione di misure di gestione dei costi e di controllo dei costi.
Tenere sotto controllo i costi inizia con la creazione di un budget che viene utilizzato come strumento attivo e non solo di tanto in tanto. Conoscere mensilmente le variazioni può aiutarti a mitigare una crisi prima che inizi, consentendoti di implementare misure correttive, sia che si tratti di cercare un nuovo fornitore, eliminare gli straordinari dei dipendenti o regolare i livelli di produzione.
Controllare i costi implementando misure di controllo dei costi ti mette a capo della tua attività e dei suoi profitti.