wanneer we zaken gaan doen, verwachten we winst te maken. De sleutel is om goed te plannen voor hoe die winst zal worden verdiend. Daar komt kostenbeheersing bij kijken. Meer informatie over wat kostenbeheersing is, hoe het verschilt van kostenbeheer, en welke maatregelen u kunt nemen om de kosten beter te beheersen en de winst voor uw bedrijf te verhogen.
Overzicht: Wat is kostenbeheersing?
we hebben allemaal basisuitgaven waarvoor we verantwoordelijk zijn. Stel je voor dat je probeert je huur of je hypotheek te betalen als je niet van plan bent voor die maandelijkse kosten. Dezelfde theorie geldt voor de zakenwereld. Kostenbeheersingsmaatregelen zijn bedoeld om een basismeting vast te stellen die kan worden gebruikt om de werkelijke uitgaven te meten met geplande uitgaven.
in het bedrijfsleven, wanneer we de uitgaven voor de productie van het product, schatten we hoeveel het zal kosten om te produceren en leveren van dat item aan onze klanten. Vervolgens meten we onze werkelijke kosten aan de hand van ons budget om te bepalen hoe dicht we bij de basislijn zitten en passen we dienovereenkomstig aan.
wanneer we kijken naar deze begrotingsvarianties, kunnen we precies zien waar onze schattingen accuraat waren en waar ze afwijken. Het is dan onze taak om naar deze kostenverschillen te kijken en uit te zoeken welke kostenbeheersingsmaatregelen moeten worden genomen.
bijvoorbeeld, stel dat u een winst begroette van $ 4 voor elk verkocht product, maar omdat uw leverancierskosten over het budget liepen als gevolg van een onverwachte prijsstijging, verdiende u slechts $2 winst op elk verkocht product.
omdat u in staat was om te bepalen wat de oorzaak was van uw winstvermindering, kunt u werken aan het aanpakken van het probleem door het veranderen van Leveranciers, het verhogen van de prijzen, of het verlagen van andere kosten in verband met de productie, zodat u kunt terugkeren naar uw oorspronkelijke doel.
de eenvoudigste manier om een budget te creëren dat aan uw uitgaven kan worden gekoppeld, is met behulp van uw boekhoudsoftware. Als uw software geen budgettering mogelijkheden biedt, kunt u een spreadsheet applicatie gebruiken om uw budget aan te maken, hoewel updates handmatig moeten worden ingevoerd. Hoe dan ook, een budget is een noodzaak om de kosten beter te volgen en te beheersen.
kostenbeheer vs. kostenbeheersing: Wat is het verschil?
kostenbeheer en kostenbeheersing worden vaak door elkaar gebruikt, hoewel het twee verschillende dingen zijn. Kostenbeheer houdt zich bezig met planning en budgettering, terwijl kostenbeheersing zich bezighoudt met de werkelijke kosten en de acties die als gevolg van die kosten worden ondernomen.
bijvoorbeeld, wanneer u een budget voor het volgende jaar maakt, gebruikt u kostenbeheer om het voor te bereiden. U begint met het planningsproces, dat producten of diensten omvat die u wilt aanbieden en hoe u ze aan uw klanten zult leveren. De planningsfase moet ook initiële financiële prognoses bevatten, die later in uw begroting zullen worden gebruikt.
vervolgens moet u de gerelateerde kosten van deze processen schatten en deze getallen gebruiken om een budget te maken, of een baseline om mee te meten.
om kostenbeheersing in uw bedrijf correct te implementeren, moet u eerst uw middelen plannen, schatten en budgetten. Bron: smartsheet.com.
daar komt kostenbeheersing bij kijken. Kostenbeheersing meet de werkelijke uitgaven aan de hand van geraamde of begrote uitgaven als een middel om proactief varianties aan te pakken. Kostenbeheersing is alles van het direct aanpakken van uw budget varianties tot het instellen van corrigerende maatregelen die u in staat zullen stellen om onverwachte kosten te verminderen.
maar u bent nog niet klaar. Zelfs als corrigerende maatregelen worden genomen, moet u nog steeds toekomstige uitgaven volgen om er zeker van te blijven dat de maatregelen die worden uitgevoerd effectief zijn.
5 manieren om de kosten in uw kleine bedrijf effectief te verlagen en te beheersen
een effectief kostenbeheersingssysteem begint met accurate budgettering, inclusief een manier om budgetverschillen in real time te meten. Als u bijvoorbeeld een project beheert, wilt u uw varianties proactief meten in het hele budget en snel varianties zoals overages aanpakken om het project soepel te laten lopen.
dit geldt ook voor het meten van bedrijfsbrede varianties. Als uw productie-en productiekosten bijvoorbeeld veel hoger liggen, wilt u niet wachten tot het einde van het jaar om de problemen achter de stijging van de productiekosten aan te pakken. Dat is de reden waarom het onderzoeken van uw budget varianties maandelijks kan helpen voorkomen catastrofe door u toe te staan om snel veranderingen aan te brengen.
bekijk deze andere dingen die u kunt doen om de kosten in uw bedrijf te beheersen.
Drill down achter de cijfers
wanneer u uw jaarrekening aan het einde van de maand uitvoert, merkt u dat uw nettowinst veel lager is dan verwacht. Maar om de reden achter de onverwachte daling van de winst aan te pakken, moet je weten waarom ze naar beneden.
zijn uw vaste kosten hoger dan uw oorspronkelijke financiële prognose? Heeft uw leverancier hun prijzen verhoogd? Moest je werknemers overuren betalen om producten op tijd te krijgen? Al deze kunnen van invloed zijn op uw winst, maar u zult niet in staat zijn om het probleem te verhelpen als je niet weet wat de oorzaak is.
bijvoorbeeld, als uw kosten stegen als gevolg van een verandering in de prijsstelling van Leveranciers, moet u dat probleem aanpakken met corrigerende maatregelen, waaronder het onderhandelen over een verlaagd tarief of zelfs het veranderen van Leveranciers. Door het aanwijzen van het probleem, u herwinnen meer controle over uw kosten en kan beginnen met het werken in de richting van uw doel van het verhogen van de winst.
begrotingen goed voorbereiden
de beste manier om zowel kostenbeheer als kostencontroleprocedures uit te voeren is door een begroting op te stellen. Neem de tijd om een budget te creëren dat niet alleen een ruwe schatting is, maar historische cijfers als basis gebruikt. Als dat proces niet werkt voor u, overwegen met behulp van een zero-based budget, waarmee u kunt beginnen vanaf nul, rechtvaardigen elke operationele kosten voordat u deze in uw budget.
de winst-en verliesrekening bevat de begrote en werkelijke kosten voor elke maand, samen met het bedrag van de variantie. Bron: gypsybi.com.
maar het maken van een budget is niet genoeg. U moet ook regelmatig controleren dat budget om te blijven op de top van varianties als ze zich voordoen, niet enkele maanden daarna wanneer corrigerende maatregelen is niet langer een haalbare optie.
Beheer uw projecten beter
u staat op het punt uw eerste evenement van het jaar te organiseren. Wat is een betere manier om ervoor te zorgen dat de geprojecteerde kosten op koers blijven dan om verschillende onderdelen van het evenement te beheren? Hoewel het nuttig kan zijn om de kosten na het evenement te bekijken om te zien wat goed ging en wat niet, is het niet beter om uw projectkosten in real time te controleren en corrigerende maatregelen te nemen voordat uw project zijn budget met duizenden dollars overschrijdt?
houd uw voorraad in de gaten
uw voorraadniveaus kunnen een grote rol spelen in de vraag of de winst stijgt, daalt of stagneert. Als u producten verkoopt, moet u leren om een fijne lijn tussen het hebben van voldoende voorraad op voorraad om bestellingen te vervullen op een tijdige basis en het hebben van overtollige voorraad lopen, die drijft de kosten en kan eindigen als afval.
dit is vooral belangrijk als uw inventaris een vervaldatum heeft. Beheer uw inventaris goed en uw kosten zullen waarschijnlijk ook worden verminderd.
verminder reparaties
betere kostenbeheersing betekent vaak proactief zijn in plaats van reactief. Het gebruik van oude of defecte apparatuur in uw kantoor of uw productielijn kan bijvoorbeeld rampzalig zijn, met een onverwachte computercrash of defecte machines die u zowel tijd als geld kosten.
terwijl u geld uitgeeft om ervoor te zorgen dat uw kantoor-en fabrieksapparatuur up-to-date is, elimineert u ook de kostbare verrassingen die opduiken en schade aanrichten met uw budget en uw kosten.
kostenbeheersing is een noodzaak voor een succesvol bedrijf
We denken allemaal graag dat ons bedrijf winst zal maken. Maar er zijn dingen die je kunt doen om die gedachte werkelijkheid te maken, te beginnen met het implementeren van zowel kostenbeheer en kostenbeheersing maatregelen.
uw kosten onder controle houden begint met het creëren van een budget dat wordt gebruikt als een actief hulpmiddel en niet alleen af en toe keek. Het kennen van uw variaties maandelijks kan u helpen een crisis te verzachten voordat deze begint, zodat u corrigerende maatregelen kunt implementeren — of dat nu op zoek is naar een nieuwe leverancier, het elimineren van overwerk van werknemers of het aanpassen van productieniveaus.
het beheersen van de kosten door middel van kostenbeheersingsmaatregelen geeft u de leiding over uw bedrijf en de winst.