når vi går inn i virksomheten, forventer vi å tjene penger. Nøkkelen er å riktig planlegge for hvordan dette overskuddet vil bli opptjent. Det er her kostnadskontrollen kommer inn. Lær mer om hva kostnadskontroll er, hvordan det skiller seg fra kostnadsstyring, og hvilke tiltak du kan ta for å bedre kontrollere kostnader og øke fortjenesten for virksomheten din.
Oversikt: hva er kostnadskontroll?
vi har alle baseline utgifter som vi er ansvarlige for å kontrollere. Tenk deg å prøve å betale leien eller boliglånet ditt hvis du ikke planla for den månedlige utgiften. Den samme teorien gjelder for næringslivet. Kostnadskontrolltiltak er utformet for å etablere en baseline måling som kan brukes til å måle faktiske utgifter mot planlagte utgifter.
i virksomheten, når vi budsjett utgifter for produktproduksjon, anslår vi hvor mye det vil koste å produsere og levere varen til våre kunder. Vi måler deretter våre faktiske kostnader mot budsjettet vårt for å bestemme hvor nær vi er til grunnlinjen og foreta justeringer tilsvarende.
når vi ser på disse budsjettavvikene, kan vi se nøyaktig hvor våre estimater var nøyaktige og hvor de er av. Det blir da vår jobb å se på disse kostnadsforskjellene og finne ut hvilke kostnadskontrolltiltak som må settes på plass.
la Oss for eksempel si at du budsjetterte et overskudd på $4 for hvert solgte produkt, men fordi leverandørutgiftene dine gikk over budsjettet på grunn av en uventet prisøkning, tjente du bare $2 fortjeneste på hvert solgte produkt.
fordi du var i stand til å finne ut hva som forårsaket profittreduksjonen, kan du jobbe med å løse problemet ved å endre leverandører, øke prisene eller redusere andre kostnader involvert i produksjonen, slik at du kan komme tilbake til det opprinnelige målet.
den enkleste måten å lage et budsjett som kan knyttes til utgiftene dine, er ved å bruke regnskapsprogramvaren din. Hvis programvaren ikke tilbyr budsjetteringskapasitet, kan du bruke et regnearkprogram til å opprette budsjettet, selv om oppdateringer må angis manuelt. Uansett er et budsjett en nødvendighet for å bedre spore og kontrollere utgifter.
kostnadsstyring vs. kostnadskontroll: hva er forskjellen?
Kostnadsstyring og kostnadskontroll brukes ofte om hverandre, selv om de er to forskjellige ting. Kostnadsstyring handler om planlegging og budsjettering, mens kostnadskontroll handler om faktiske kostnader og handlinger som er tatt som følge av disse kostnadene.
når du for eksempel oppretter et budsjett for det neste året, bruker du kostnadsstyring til å klargjøre det. Du starter med planleggingsprosessen, som inkluderer produkter eller tjenester du vil tilby og hvordan du skal levere dem til kundene dine. Planleggingsfasen bør også inkludere innledende økonomiske prognoser, som senere vil bli brukt i budsjettet.
deretter må du beregne de relaterte kostnadene for disse prosessene og bruke disse tallene til å opprette et budsjett eller en opprinnelig plan for å måle mot.
hvis du skal implementere kostnadskontroll i bedriften, må du først planlegge, estimere og budsjettere ressursene. Kilde: smartsheet.com.
det er der kostnadskontroll kommer inn. Kostnadskontroll måler faktiske utgifter mot estimerte eller budsjetterte utgifter som et middel til å proaktivt håndtere avvik. Kostnadskontroll er alt fra å adressere budsjettavvikene dine direkte til å iverksette korrigerende tiltak som gjør at du kan redusere uventede kostnader.
men du er ikke ferdig ennå. Selv om korrigerende tiltak er tatt, må du fortsatt spore fremtidige utgifter for å forbli trygg på at tiltakene som gjennomføres, er effektive.
5 måter å effektivt kutte og kontrollere kostnader i småbedrifter
et effektivt kostnadskontrollsystem starter med nøyaktig budsjettering, inkludert en måte å måle budsjettavvik i sanntid. Hvis du for eksempel administrerer et prosjekt, må du proaktivt måle avvikene i hele budsjettet og raskt adressere avvik som overforbruk for å holde prosjektet i gang.
dette gjelder også ved måling av avvik i hele selskapet. For eksempel, hvis produksjons-og produksjonskostnadene er langt opp, vil du ikke vente til slutten av året for å løse problemene bak økningen i produksjonskostnadene. Det er derfor å undersøke budsjettavvikene dine månedlig kan bidra til å avverge katastrofe ved at du kan gjøre endringer raskt.
Sjekk ut disse andre tingene du kan gjøre for å kontrollere kostnadene i virksomheten din.
Drill ned bak tallene
når du kjører regnskapet på slutten av måneden, merker du at nettoresultatet er mye lavere enn forventet. Men for å ta opp årsaken bak den uventede dukkert i fortjeneste, må du vite hvorfor de er nede.
er dine faste kostnader høyere enn din opprinnelige økonomiske prognose? Har din leverandør økt sine priser? Måtte du betale ansatte overtid for å få produkter ut i tide? Alle disse kan påvirke fortjenesten din, men du vil ikke kunne rette opp problemet hvis du ikke vet hva som forårsaket det.
hvis for eksempel kostnadene dine økte på grunn av endring i leverandørpriser, må du løse dette problemet med korrigerende tiltak, som kan omfatte å forhandle om en redusert sats eller til og med bytte leverandører. Ved å påpeke problemet, gjenvinne du mer kontroll over kostnadene og kan begynne å jobbe mot målet om å øke fortjenesten.
Forbered budsjetter riktig
den beste måten å implementere både kostnadsstyring og kostnadskontroll prosedyrer er å opprette et budsjett. Ta deg tid til å lage et budsjett som ikke bare er et grovt anslag, men bruker historiske tall som grunnlag. Hvis denne prosessen ikke virker for deg, bør du vurdere å bruke et nullbasert budsjett, som lar deg starte fra bunnen av, og begrunner hver driftskostnad før du plasserer den i budsjettet.
resultatregnskapet inneholder budsjetterte og faktiske utgifter for hver måned, sammen med variansbeløpet. Kilde: gypsybi.com.
men å lage et budsjett er ikke nok. Du må også regelmessig overvåke budsjettet for å holde deg oppdatert på avvikene når de oppstår, ikke flere måneder etterpå når korrigerende tiltak ikke lenger er et levedyktig alternativ.
Administrer prosjektene dine bedre
Du er i ferd med å være vert for årets første arrangement. Hvilken bedre måte å sikre at projiserte kostnader forblir på målet enn å administrere ulike komponenter i arrangementet? Selv om det kan være nyttig å gjennomgå kostnader etter at hendelsen er over for å se hva som gikk rett og hva som ikke gjorde det, er det ikke bedre å overvåke prosjektutgiftene dine i sanntid og ta korrigerende tiltak før prosjektet overskrider budsjettet med tusenvis av dollar?
Hold øye med beholdningen din
lagernivåene dine kan spille en stor rolle i om fortjenesten er opp, ned eller stillestående. Hvis du selger produkter, må du lære å gå en fin linje mellom å ha nok lager på lager for å oppfylle ordrer i tide og ha overflødig beholdning, noe som øker kostnadene og kan ende opp som avfall.
Dette er spesielt viktig hvis beholdningen din har en utløpsdato. Administrere inventar riktig og kostnadene vil trolig bli redusert også.
Reduser reparasjoner
Bedre kostnadskontroll betyr ofte å være proaktiv i stedet for reaktiv. For eksempel kan bruk av gammelt eller defekt utstyr på kontoret eller produksjonslinjen være katastrofalt, med en uventet datamaskinkrasj eller feil maskineri som koster deg både tid og penger.
mens du vil bruke penger på å sørge for at kontoret og fabrikkutstyret ditt er oppdatert, vil du også eliminere de kostbare overraskelsene som kan dukke opp og skape kaos med budsjettet og kostnadene dine.
Kostnadskontroll er en nødvendighet for en vellykket bedrift
vi liker alle å tro at vår virksomhet vil tjene penger. Men det er ting du kan gjøre for å gjøre den tanken til en realitet, og starter med å implementere både kostnadsstyring og kostnadskontrolltiltak.
Å Holde kostnadene under kontroll starter med å opprette et budsjett som brukes som et aktivt verktøy og ikke bare kikket på av og til. Å vite avvikene dine månedlig kan hjelpe deg med å redusere en krise før den starter, slik at du kan implementere korrigerende tiltak — enten det er på utkikk etter en ny leverandør, eliminere overtid for ansatte eller justere produksjonsnivåene.
Kontroll av kostnader ved å implementere kostnadskontrolltiltak gir deg ansvaret for virksomheten og fortjenesten.