와 함께 알림 이메일을 작성하는 방법-샘플

와 함께 누락 된 지불,긴급 회의 또는 휴가 요청이든,때로는 알림 이메일을 보내야합니다.

알림 이메일은 예의 바르고 전문적이며 설득력이 있어야합니다. 전자 우편의 말에 의하여,수령인은 그리고 언제 하는것을 필요로 하는 것을 엄정하게 알아야 한다.

친절한 알림 이메일은 못하기가 까다롭지 만 그럴 필요는 없습니다. 이 가이드를 읽고 알림 이메일을 작성하기위한 우리의 원칙에 따라,당신은 분에 부드러운 알림을 보낼 수 있습니다.

알림 이메일이란?

이메일로 알림을 보내야 하는 이유는 여러 가지가 있습니다. 그 중 일부는 다가오는 회의 또는 인터뷰 참석 확인,미지급 청구서 강조 표시 또는 늦은 작업을 포함합니다.

이메일 미리 알림은 일반적으로 두 가지 유형으로 나뉩니다:

1. 뭔가 전에 보낸 이메일은 예를 들어,회의가 일어날 예정이다 친절한 알림–일어났다.
2. 문제가 발생한 후 이메일 알림–예를 들어 송장이 만기일까지 지급되지 않았음을 알립니다.

알림 이메일은 하나의 목적을 가지고:누군가가 행동을 얻을 수 있습니다.

이메일을 보내거나,전화를 걸거나,일을 보내거나,청구서를 지불하든. 전자 우편의 끝에,그들은 너가 그들을 원하는 것을,너가 그들을 그것을 하는 원하는 까 라고,그리고 때 알아야 한다.

그것은 그렇게 간단,왜 우리 중 많은 사람들이 열심히 정중 알림 이메일을 작성 찾을 수 있습니까? 메시지를 도전에게 하는 매체 이다.

전화 통화와 달리 이메일은 수동적입니다. 인간의 요소를 제거하면 이해 문제가 발생하고 회피 및 행동 부족으로 이어질 수 있습니다. 사람들은 전화보다 이메일을 무시하는 것이 더 쉽다고 생각합니다.

그래서 당신은 무엇을 할 수 있습니까? 당신은 비즈니스 능력 또는 개인 하나에 해당하든,전문 이메일을 작성하는 것은 당신이 마스터해야 할 필수적인 기술이다.

알림 이메일을 작성할 때 도전은 전문적이고 예의 바르고 설득력있는 것 사이의 올바른 균형을 맞추는 것입니다. 친절한 알림 이메일은 이메일 에티켓의 공식 규칙을 준수하지만 혼란의 여지가 없는지 확인해야합니다.

이메일을 연구하는 학자들은”이메일에 적절한 어조와 태도를 사용하면 매체가 제시하는 어려움을 완화하는 데 도움이 될 수 있다고 결론지었습니다.”전문적이고 예의 바르고 설득력이 있지만 친절하면 사람들이 응답 할 수 있습니다. 다른 한편으로,귀하의 이메일 무례,공격적,또는 양가 벗으면 무시 될 가능성이 높습니다.

친절한 알림 이메일이 중요한 이유는 무엇입니까?

정중 한 알림 이메일을 작성하는 것은 우리의 개인 및 직업 생활에서 필수적입니다. 이메일은 매일 3,000 억 개가 넘는 전자 메시지가 전송되는 세계의 비즈니스 통화입니다. 평균 근로자는 하루에 121 개의 이메일을 수신하며,이러한 비즈니스 이메일의 놀라운(또는 충격적인)35%가 읽지 않은 것으로 추정됩니다.

받은 편지함에 읽지 않은 이메일이 651 개 있습니다. 즉 놓친 메시지와 불행한 보낸 사람의 많은입니다. 당신은 얼마나 많은 있나요?

디지털 통신에서 익사하는 자신을 발견하면 절망하지 마십시오. “혁신 관리자는 직접 접촉 수가 많고 대화에 더 헌신적이며 보내는 것보다 더 많은 메시지를 수신합니다.”그들은 또한 혁신적인 사람들이 신속하고 전문적으로 대응할 가능성이 더 높다는 것을 발견했습니다.

이메일을 열고 읽고 응답하는 데 걸리는 시간을 고려할 때 필수적인 서신조차도 놓칠 수 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나 누락 된 이메일은 평균 영국 중소기업은$11,700 의 평균,적어도 다섯 뛰어난 송장을 갖는,수익 손실로 번역 할 수 있습니다. 얼마나 많은 연체 지불 알림 이메일을 보냈습니까?

응답자들은 의도적으로 이메일을 무시하지 않을 수 있습니다. 사실,점점 더 민감한 스팸 필터는 정크 폴더에 중요한 대응을 스틱 수 있습니다–이 첨부 파일이 포함되어 특히.

친절한 알림 이메일은 쓰기가 어렵고 수신하기가 어색 할 수 있으므로 간결하게 유지하십시오. 받는 사람은 두 가지 일을 할 필요가:이메일을 읽고 응답. 그것은 간단합니다,그래서 그들을 보내는 지나치게 복잡하게 할 이유가 없습니다.

미리 알림 이메일 작성 방법

미리 알림 이메일은 짧고,물어보고,요점이어야합니다. 너는 사람을 무언가를 하는 원한다,그래서 너는 명확해야 한다. 독단적이 고 무례 하지 않도록 해야 합니다. 너의 전자 우편을 위해 가장 빠른 방법은 전부 해산시켜 얻는 무례한것과 같이 떨어져 오기.

톤의 관점에서,우리는 종류의 알림 이메일을 보낼 때 공식되는 것이 좋습니다. 미지급 청구서와 같은 심각한 문제를 다루는 경우 향후 이메일을 다시 참조하거나 증거로 사용해야 할 수도 있으므로 가능한 한 예의 바르게 행동하십시오.

우리의 연구는 성공적인 알림 이메일의 여섯 가지 중요한 구성 요소가 있음을 발견했다:

1. 제목 줄
2. 인사말
3. 상황
4. 해결 방법
5. 조치
6. 사인 오프

단계별로 자세히 살펴보겠습니다.

제목 줄

미리 알림 이메일 제목 줄에서 명확한 것이 좋습니다. 아래의 샘플은 수신자가 이메일이 무엇인지 의심의 여지가 없음을 의미합니다.

이메일 인사말

정중하고 전문적인 것이 올바른 접근법입니다. 우리는 이메일 인사말의 뉘앙스에 너무 깊이 가지 않을 것이다,하지만 당신은 더 많은 것을 배우고 싶은 경우에 전문 이메일을 시작하는 방법에 대한 우리의 가이드를 읽어.