ať už se jedná o chybějící platbu, naléhavou schůzku nebo žádost o dovolenou, někdy budete muset poslat e-mail s připomenutím.
upomínkové e-maily by měly být zdvořilé, profesionální a přesvědčivé – dostat svůj bod napříč a přitom zůstat na pravé straně hrubosti. Na konci e-mailu by měl příjemce přesně vědět, co musí udělat a kdy.
přátelské upomínkové e-maily jsou notoricky složité na nehty, ale to nemusí být případ. Přečtením této příručky a dodržováním našich zásad pro psaní upomínkového e-mailu budete moci poslat jemné připomenutí během několika minut.
co je to upomínkový e-mail?
existuje mnoho důvodů, proč možná budete muset poslat připomenutí e-mailem. Některé z nich zahrnují potvrzení účasti na nadcházející schůzce nebo rozhovoru, zvýraznění nezaplacené faktury nebo pozdní práce.
e-mailové upomínky jsou obvykle rozděleny do dvou typů:
- e-mail zaslaný dříve, než se něco stalo – přátelská připomínka, že se má uskutečnit Schůzka, například.
- e-mailová připomínka poté, co se něco nestalo-například připomenutí, že faktura nebyla zaplacena do data splatnosti.
upomínkový e-mail má jediný účel: přimět někoho, aby jednal.
ať už vám posílá e-mail, volá vám zpět, posílá vám práci nebo platí váš účet. Na konci e-mailu, musí vědět, co chcete, aby dělali, jak chcete, aby to udělali, a kdy.
je to tak jednoduché, tak proč tolik z nás považuje psaní zdvořilých upomínkových e-mailů za tak těžké? Je to médium, které dělá zprávu výzvou.
na rozdíl od telefonních hovorů je e-mail pasivní. Odstranění lidského prvku může způsobit problémy s porozuměním a vést k vyhýbání se a nedostatku jednání. Pro lidi je snazší ignorovat e-mail než telefonní hovor.
Takže co můžete dělat? Ať už odpovídáte v obchodní kapacitě nebo osobní, psaní profesionálního e-mailu je základní dovedností, kterou musíte zvládnout.
při psaní upomínkového e-mailu je úkolem najít správnou rovnováhu mezi profesionalitou, zdvořilostí a přesvědčivostí. Přátelské e-maily s připomenutím by měly dodržovat formální pravidla e-mailové etikety, ale zajistit, aby nebyl prostor pro zmatek.
akademici studující e-maily dospěli k závěru, že použití „vhodného tónu a postoje v e-mailech může pomoci zmírnit výzvy, které médium představuje.“Tím, že jste profesionální, zdvořilí a přesvědčiví, ale laskaví, můžete přimět lidi, aby odpověděli. Na druhou stranu, Váš e-mail bude pravděpodobně ignorován, pokud bude hrubý, agresivní, nebo ambivalentní.
proč jsou přátelské upomínky důležité?
psaní zdvořilých upomínkových e-mailů je nutností v našem osobním i profesním životě. E-maily jsou obchodní měnou světa a každý den je odesíláno více než 300 miliard elektronických zpráv. Průměrný pracovník obdrží 121 e-mailů denně a odhaduje se, že neuvěřitelných (nebo šokujících) 35% těchto obchodních e-mailů je nepřečteno.
mají také 651 nepřečtených e-mailů ve své doručené poště. To je spousta zmeškaných zpráv a nešťastných odesílatelů. Kolik jich máte?
pokud zjistíte, že se topíte v digitální komunikaci, nezoufejte. Výzkum zaměřený na R& D v amerických firmách zjistil, že „administrátoři inovací mají vyšší počet přímých kontaktů, jsou více angažovaní v rozhovorech a přijímají více zpráv, než odesílají.“Zjistili také, že inovativní lidé s větší pravděpodobností reagují rychle a profesionálně.
když vezmete v úvahu, jak dlouho trvá otevření, čtení a odpověď na e-mail, není překvapením, že i nezbytná korespondence může chybět. Chybějící e-maily se však mohou promítnout do ušlých příjmů, přičemž průměrný britský malý a střední podnik má nejméně pět nesplacených faktur, v průměru 11 700 dolarů. Kolik e-mailů s upomínkou na platbu po splatnosti jste odeslali?
respondenti nemusí váš e-mail záměrně ignorovat. Ve skutečnosti mohou stále citlivější spamové filtry vložit vaši zásadní korespondenci do nevyžádané složky-zejména pokud obsahuje přílohu.
přátelské e-maily s připomenutím mohou být náročné psát a nepříjemné přijímat, takže je udržujte stručné. Příjemce musí udělat dvě věci: Přečtěte si e-mail a odpovězte. Je to tak jednoduché, takže není důvod je příliš komplikovat.
Jak napsat upomínkový e-mail
upomínkové e-maily by měly být krátké, pohotové a k věci. Chcete, aby osoba něco udělala, takže musíte mít jasno. Musíte být asertivní a vyhýbat se hrubosti. Přijít jako nezdvořilý je nejrychlejší způsob, jak váš e-mail úplně propustit.
pokud jde o tón, doporučujeme vám být formální při odesílání e-mailů s laskavým připomenutím. Pokud máte co do činění s něčím vážným, jako je nezaplacená faktura, možná budete muset v budoucnu znovu odkazovat na e-mail nebo jej dokonce použít jako důkaz, takže buďte co nejvíce zdvořilí.
náš výzkum zjistil, že existuje šest klíčových složek úspěšných upomínkových e-mailů:
- předmět
- pozdrav
- situace
- řešení
- akce
- odhlášení
podívejme se na ně podrobněji krok za krokem.
předmět
doporučujeme mít jasno v řádcích předmětu e-mailu s připomenutím. Náš vzorek níže znamená, že příjemce nemůže pochybovat o tom, o čem je e-mail.
e-mail pozdrav
být zdvořilý a profesionální je správný přístup. Nebudeme jít příliš hluboko do nuancí e-mailových pozdravů, ale přečtěte si našeho průvodce, jak začít profesionální e-mail, pokud se chcete dozvědět více.
situace
Vysvětlete problém a buďte konkrétní. Uveďte odkazy, data a podrobnosti. Buďte jasní a jednoznační.
kontaktuji vás ohledně naší nezaplacené faktury (SC0856). Fakturu jsme zaslali 1. ledna 2021. Naše standardní platební podmínky jsou 28 dny. Nesplacená částka je 240 USD.
řešení
v tomto vzorku e-mailu s připomenutím budeme o něco laskavější,než musíte nutně být. Ještě pořád, často to pomáhá-zejména pokud jste malá firma a osoba, se kterou komunikujete, je váženým klientem nebo zákazníkem.
kontaktuji vás ohledně naší nezaplacené faktury (SC0856). Fakturu jsme zaslali 1. ledna 2021. Naše standardní platební podmínky jsou 28 dny. Nesplacená částka je 240 USD.
můžete okamžitě zaplatit fakturu. Jsme malá firma a spoléháme na to, že naši zákazníci zaplatí okamžitě. Tím je zajištěno, že můžeme i nadále podporovat vás a vaše podnikání.
někdy mohou existovat legitimní výmluvy, proč je e-mail nebo faktura ignorována nebo nezaplacena. Být zdvořilý a profesionální vám dává nejlepší šanci na dosažení uspokojivého výsledku.
akce
řekněte příjemci přesně to, co chcete, aby udělali. Pokud chcete, aby vám zaplatili, řekněte jim to. Pokud chcete nastavit datum, udělej to. Ale odolejte hrozbám nebo se rozzlobte. Je méně pravděpodobné, že dosáhnete požadovaného výsledku, pokud tak učiníte.
kontaktuji vás ohledně naší nezaplacené faktury (SC0856). Fakturu jsme zaslali 1. ledna 2021. Naše standardní platební podmínky jsou 28 dny. Nesplacená částka je 240 USD.
můžete okamžitě zaplatit fakturu. Jsme malá firma a spoléháme na to, že naši zákazníci zaplatí okamžitě. Tím je zajištěno, že můžeme i nadále podporovat vás a vaše podnikání.
ocenil bych, kdybyste mi mohli dát vědět, kdy jste zaplatili fakturu. Pokud máte problémy s placením, kontaktujte mě co nejdříve.
v případě konzistentních opožděných plátců, možná budete chtít zadat datum platby. V některých případech možná budete chtít vysvětlit důsledky, pokud na vás někdo laskavě nereaguje. Mohlo by to být tak, že nabídnete svůj slot na pohovor někomu jinému nebo zahájíte formální řízení o navrácení ztracených příjmů.
znovu: pokud máte jasno v tom, co chcete, neexistuje žádný prostor pro nedorozumění.
odhlášení e-mailu
ukončete svůj e-mail formálně a zdvořile. Pokud potřebujete připomenutí, jak profesionálně ukončit e-mail, podívejte se na našeho průvodce.
kontaktuji vás ohledně naší nezaplacené faktury (SC0856). Fakturu jsme zaslali 1. ledna 2021. Naše standardní platební podmínky jsou 28 dny. Nesplacená částka je 240 USD.
můžete okamžitě zaplatit fakturu. Jsme malá firma a spoléháme na to, že naši zákazníci zaplatí okamžitě. Tím je zajištěno, že můžeme i nadále podporovat vás a vaše podnikání.
ocenil bych, kdybyste mi mohli dát vědět, kdy jste zaplatili fakturu. Pokud máte problémy s placením, kontaktujte mě co nejdříve.
S pozdravem,
Andrew
ukázky připomenutí e-mailu
zde jsou některé standardní a relativně jemné ukázky připomenutí e-mailu, které vám mohou pomoci. Používají také šestibodový rámec, který jsme stanovili výše. Ať už čerpáte inspiraci z našich příkladů nebo ne, vždy si pamatujte základní aspekty laskavého upomínkového e-mailu, který jsme uvedli v tomto blogu.
jemné připomenutí e-mailu šéfovi
jemné připomenutí e-mailu vašemu šéfovi může být citlivým předmětem, ale princip je stále stejný. Udržujte to profesionální, zdvořilý, a přesvědčivý. Tento vzorek by také mohl fungovat jako laskavý upomínkový e-mail HR manažerovi, profesorovi nebo kolegovi.
nedávno jsem vám poslal žádost o dovolenou na týden od 1. srpna do 5. srpna 2021. Doufám, že si rezervuji dovolenou s rodinou.
můžete prosím potvrdit, zda byla moje žádost o dovolenou udělena, když můžete?
jakmile budu mít váš souhlas, budu moci rezervovat dovolenou. Pokud byste chtěli diskutovat o mé žádosti, dejte mi prosím vědět co nejdříve.
nejlepší,
George
připomenutí e-mailu klientovi
někdy může být projekt zastaven, pokud klient, dodavatel, zúčastněná strana nebo někdo jiný nehraje svou roli. Jemný upomínkový e-mail klientovi může dostat váš projekt zpět na trať.
jsem v kontaktu, abych potvrdil, zda jste obdrželi náš projektový plán?
projektový dokument je klíčovou součástí strategie, kterou jsme pro vás vytvořili, a potřebuje vaše odhlášení, než začneme pracovat.
pokud si dokument můžete prohlédnout a dejte mi vědět, pokud jste s ním spokojeni, můžeme začít.
pokud jste neobdrželi dokumenty nebo máte nějaké dotazy, kontaktujte mě co nejdříve. Rád s vámi promluvím a poskytnu vám další informace, které budete potřebovat.
S pozdravem,
Karen
e-mail s připomenutím události
e-maily s připomenutím události jsou nezbytné, aby byla vaše událost úspěšná. Pravděpodobně budete rozesílat několik z nich, takže tento vzorek e-mailu s připomenutím je uklidňující krátký, bonbón, a k věci.
kontaktuji vás, abych potvrdil vaši účast na naší akci „správa změn v době krize“, která se koná 1. září 2021.
akce se ukázala jako populární a místa jsou žádaná. Potvrdit své místo, odpovězte prosím písemně odpovědí na tento e-mail. Jakmile potvrdíte svou účast, poskytneme vám všechny podrobnosti, které potřebujete pro akci.
pokud se nám do 1. srpna 2021 neozvete, budeme předpokládat, že se nezúčastníte a nabídneme své místo někomu jinému.
S pozdravem,
Emma
e-mail s připomenutím schůzky
žádosti o schůzku by měly být vždy přizpůsobeny. Můžete být konkrétnější ohledně důležitosti schůzky a důsledků neúčasti ve srovnání s e-mailem události. Tento příklad lze také změnit na e-mail s připomenutím schůzky.
byli jste pozváni na schůzku k projednání vaší současné smlouvy od 10:00 do 11:30 dne 16.května 2021.
byl bych vděčný, kdybyste mi dnes mohl potvrdit, že se schůzky můžete zúčastnit.
setkání je pro vás příležitostí k projednání vaší aktuální smlouvy a případných výzev, které jste mohli mít s naší službou. Pokud je čas nebo datum nepohodlné, dejte mi prosím vědět co nejdříve, abych provedl alternativní opatření.
S pozdravem,
Philip
po splatnosti platební připomenutí email
platební upomínky jsou (bohužel) až příliš časté, s pozdní plátci problém čelí všechny podniky. Klíčem je odstranit emoce a odolat pokušení rozzlobit se. Uveďte fakta, dejte jim výsledky a řekněte jim, co potřebujete.
kontaktuji vás ohledně naší nezaplacené faktury (PR00989). Fakturu jsme zaslali 14. února 2021. Naše standardní platební podmínky jsou 28 dní. Dlužná částka je 300 liber.
potvrďte, že jste obdrželi tento e-mail, a dejte mi vědět, kdy můžeme očekávat platbu. Pokud neobdržíme platbu do 7 dnů, možná nebudeme moci pokračovat v poskytování našich služeb.
pokud máte potíže s platbou, kontaktujte mě prosím pomocí mé e – mailové adresy nebo přímého telefonního čísla.
S pozdravem,
Saul
5 časté chyby připomenutí e-mailu-a jak se jim vyhnout
výše uvedené vzorky by měly poskytnout některé cenné pokyny, jak strukturovat přátelské e-maily s připomenutím. Než se odhlásíme, zde je pět běžných chyb při připomenutí e-mailu a jak se jim můžete vyhnout.
Dostaňte se k věci
buďte přátelští, ale pevní. Píšete připomenutí z nějakého důvodu, tak se rychle dostaňte k věci. Buďte podrobní, konkrétní a strukturovaní.
Vyhněte se rozpakům
víte, že obdrželi e-mail (a pravděpodobně také), ale nepojmenujte a nestyďte se. Udržujte své jemné připomenutí e-maily zdvořilé, přátelský, a soustředěný.
nikdy se neomlouvejte
je snadné se omluvit (to je to, co děláme, že?), ale nepomůže vám to připomenutí e-mailu. Pokud chcete, můžete ránu trochu zmírnit (možná jste zmeškali můj předchozí e-mail), ale nemusíte. Také nepište jeden z těch e-mailů“ jen připomenutí…“.
Poskytněte řešení
vždy si ujasněte, co má příjemce udělat. Chcete odpověď a akci, která přinese požadovaný výsledek. Řekněte osobě, co chcete, aby udělala a kdy.
Podporujte komunikaci
v některých případech mohou existovat legitimní důvody, proč vám někdo neodpovídá. Poskytněte více příležitostí a výzev, abyste je povzbudili, aby vám odpověděli. Pokud vám nechtějí poslat e-mail, nabídněte možnost kontaktovat vás telefonicky.
stále přemýšlíte o tom, jak napsat jemný upomínkový e-mail? S Flowrite můžete pomocí AI proměnit krátké odrážky v e-mail s připomenutím připravený k odeslání. Požádejte o včasný přístup k odesílání přátelských upomínkových e-mailů rychleji než kdy jindy.