miten muistutussähköpostin kirjoittaminen-näytteillä

olipa kyseessä puuttuva maksu, kiireellinen tapaaminen tai lomapyyntö, joskus sinun on lähetettävä muistutussähköposti.

Muistutussähköpostien tulee olla kohteliaita, ammattimaisia ja vakuuttavia – saada asiansa perille pysyen samalla epäkohteliaisuuden oikealla puolella. Sähköpostin loppuun mennessä vastaanottajan pitäisi tietää tarkalleen, mitä hänen pitää tehdä ja milloin.

ystävälliset muistutussähköpostit ovat tunnetusti hankalia naulata, mutta niin ei tarvitse olla. Lukemalla tämän oppaan ja noudattamalla periaatteitamme muistutussähköpostin kirjoittamisessa voit lähettää lempeän muistutuksen muutamassa minuutissa.

mikä on muistutussähköposti?

on lukuisia syitä, joiden vuoksi muistutus voi olla tarpeen lähettää sähköpostilla. Joitakin niistä ovat tulevan kokouksen tai haastattelun läsnäolon vahvistaminen, maksamattoman laskun korostaminen tai myöhästynyt työ.

Sähköpostimuistutukset jaetaan tyypillisesti kahteen tyyppiin:

1. sähköposti, joka on lähetetty ennen kuin jotain on tapahtunut-ystävällinen muistutus siitä, että esimerkiksi tapaaminen on tulossa.
2. sähköpostimuistutus sen jälkeen, kun jotain ei ole tapahtunut – muistutus siitä, että esimerkiksi laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä.

muistutussähköpostilla on yksi tarkoitus: saada joku toimimaan.

oli kyse sitten sinulle lähetettävästä sähköpostista, soittamisesta, työn lähettämisestä tai laskun maksamisesta. Sähköpostin lopussa heidän on tiedettävä, mitä haluat heidän tekevän, miten haluat heidän tekevän sen ja milloin.

se on niin yksinkertaista, joten miksi niin moni meistä kokee kohteliaiden muistutussähköpostien kirjoittamisen niin vaikeaksi? Meedio tekee viestistä haastavan.

toisin kuin puhelut, sähköposti on passiivista. Inhimillisen elementin poistaminen voi aiheuttaa ymmärtämisongelmia ja johtaa välttelyyn ja toiminnan puutteeseen. Ihmisten on helpompi sivuuttaa Sähköposti kuin puhelu.

joten mitä voit tehdä? Olitpa vastaava liiketoiminnan kapasiteetti tai henkilökohtainen, kirjoittaminen ammatillinen sähköposti on olennainen taito sinun täytyy hallita.

muistutussähköpostia kirjoittaessa haasteena on löytää oikea tasapaino ammattimaisuuden, kohteliaisuuden ja vakuuttavuuden välille. Ystävällinen muistutus sähköpostit pitäisi noudattaa sähköpostin etiketin virallisia sääntöjä, mutta varmistaa, että ei ole tilaa sekaannusta.

sähköposteja tutkivat tutkijat ovat tulleet siihen tulokseen, että ”sopivan sävyn ja asenteen käyttäminen sähköposteissa voi auttaa lieventämään viestimen asettamia haasteita.”Olemalla ammattimainen, kohtelias ja suostutteleva mutta kuitenkin ystävällinen Voit saada ihmiset vastaamaan. Toisaalta, sähköpostisi todennäköisesti ohitetaan, jos se tulee pois kuin töykeä, aggressiivinen, tai ambivalentti.

miksi ystävälliset muistutussähköpostit ovat tärkeitä?

kohteliaiden muistutussähköpostien kirjoittaminen on välttämätöntä henkilökohtaisessa ja työelämässä. Sähköpostit ovat maailman bisnesvaluuttaa, ja päivittäin lähetetään yli 300 miljardia sähköistä viestiä. Keskimääräinen työntekijä saa 121 sähköposteja päivässä, ja se on arvioitu, että uskomaton (tai järkyttävä) 35% näistä yritysten sähköposteja jää lukematta.

heillä on myös 651 lukematonta sähköpostia postilaatikossaan. Paljon missattuja viestejä ja tyytymättömiä lähettäjiä. Montako sinulla on?

jos huomaat hukkuvasi digitaaliseen viestintään,älä masennu. Tutkimuksessa, jossa keskityttiin R&D: hen yhdysvaltalaisissa yrityksissä, havaittiin, että ”Innovaatiovirkailijoilla on enemmän suoria kontakteja, he ovat sitoutuneempia keskusteluihin ja saavat enemmän viestejä kuin lähettävät.”He huomasivat myös, että innovatiiviset ihmiset reagoivat todennäköisemmin nopeasti ja ammattimaisesti.

kun miettii, kuinka kauan sähköpostin avaaminen, lukeminen ja siihen vastaaminen kestää, on käsittämätöntä, että olennaisetkin kirjeet voivat jäädä huomaamatta. Mutta puuttuvat sähköpostit voidaan kääntää menetetyiksi tuloiksi, keskimääräisellä Yhdistyneen kuningaskunnan pk-yrityksellä on vähintään viisi maksamatta olevaa laskua, keskimäärin 11,700 dollaria. Kuinka monta erääntynyttä maksumuistutusta olet lähettänyt?

vastaajat eivät välttämättä sivuuta sähköpostiasi tahallaan. Itse asiassa yhä herkemmät roskapostisuodattimet voivat työntää ratkaisevan kirjeenvaihtosi roskakansioon-varsinkin, jos se sisältää liitetiedoston.

ystävälliset muistutussähköpostit voivat olla haastavia kirjoittaa ja hankalia saada, joten pidä ne ytimekkäinä. Vastaanottajan pitää tehdä kaksi asiaa: lukea sähköposti ja vastata. Se on niin yksinkertaista, joten ei ole mitään syytä monimutkaistaa niiden lähettämistä.

Muistutussähköpostin kirjoittaminen

Muistutussähköpostien tulisi olla lyhyitä, nasevia ja asiallisia. Haluat, että henkilö tekee jotain, joten sinun on tehtävä asia selväksi. Sinun täytyy olla itsevarma ja välttää olla töykeä. Coming off epäkohtelias on nopein tapa sähköpostisi saada hylätään kokonaan.

sävyltään suosittelemme, että olet muodollinen, kun lähetät ystävällisiä muistutussähköposteja. Jos kyseessä on jokin vakava asia, kuten maksamaton lasku, voi olla tarpeen viitata sähköpostiin uudelleen tulevaisuudessa tai jopa käyttää sitä todisteena, joten ole mahdollisimman kohtelias.

Tutkimuksemme on todennut, että onnistuneissa muistutussähköposteissa on kuusi ratkaisevaa osatekijää:

1. aiherivi
2. Tervehdys
3. tilanne
4. ratkaisu
5. toiminta
6. kuittaus

tarkastellaan näitä tarkemmin vaihe vaiheelta.

Asiarivi

suosittelemme, että muistutussähköpostin asiarivitkin ovat selvät. Meidän näyte alla tarkoittaa vastaanottaja voi olla epäilystäkään siitä, mitä sähköposti on noin.

Sähköpostitervehdys

kohteliaisuus ja ammattitaito on oikea lähestymistapa. Emme mene liian syvälle vivahteita sähköpostin terveisiä, mutta Lue opas siitä, miten aloittaa ammatillinen Sähköposti, Jos haluat oppia lisää.

tilanne

selitä ongelma ja ole täsmällinen. Sisällytä viitteet, päivämäärät ja yksityiskohdat. Ole selkeä ja yksiselitteinen.

ratkaisu

olemme tässä muistutussähköpostin otoksessa hieman kiltteämpiä kuin välttämättä tarvitsee. Silti, usein se auttaa-varsinkin jos olet pieni yritys ja henkilö olet yhteydessä on arvostettu asiakas tai asiakas.

joskus voi olla perusteltuja tekosyitä sille, miksi sähköposti tai lasku jätetään huomioimatta tai maksamatta. Kohteliaisuus ja ammattitaito antavat sinulle parhaat mahdollisuudet tyydyttävään lopputulokseen.

toiminta

kerro vastaanottajalle tarkalleen, mitä haluat heidän tekevän. Jos haluat heidän maksavan sinulle, kerro heille. Jos haluat päättää päivän, tee niin. Mutta älä uhkaile tai suutu. On vähemmän todennäköistä, että saavutat haluamasi tuloksen, jos teet.

jos maksaja on jatkuvasti myöhässä, maksupäivä on ilmoitettava. Joissakin tapauksissa saatat haluta selittää seuraukset, Jos joku ei vastaa sinulle ystävällisesti. Se voi olla, että voit tarjota Haastattelu slot joku muu tai aloittaa muodollisen menettelyn takaisin menetetyt tulot.

taas: jos on selvillä, mitä haluaa, väärinymmärrykselle ei ole sijaa.

sähköpostin kuittaus

lopeta sähköpostisi muodollisesti ja kohteliaasti. Jos tarvitset muistutuksen sähköpostin lopettamisesta ammattimaisesti, tutustu oppaaseen.

muistutus sähköpostinäytteet

tässä on muutamia vakiomuotoisia ja suhteellisen hellävaraisia sähköpostimuistutusnäytteitä, joista voi olla apua. He käyttävät myös edellä vahvistamaamme kuuden kohdan kehystä. Olitpa inspiraation esimerkkejä tai ei, aina muistaa ydin näkökohtia kind muistutus sähköpostitse, että olemme vahvistetut tässä blogissa.

lempeä muistutus sähköpostista pomolle

lempeä sähköpostimuistutus pomolle voi olla arka aihe, mutta periaate on silti sama. Ole ammattimainen, kohtelias ja suostutteleva. Tämä näyte voisi toimia myös ystävällisenä muistutussähköpostina HENKILÖSTÖPÄÄLLIKÖLLE, professorille tai kollegalle.

muistutus Sähköposti asiakkaalle

joskus projekti voi viivästyä, jos asiakas, urakoitsija, sidosryhmä tai joku muu ei hoida osuuttaan. Lempeä muistutus sähköpostitse asiakkaalle voi saada projektin takaisin raiteilleen.

Tapahtumamuistutus Sähköposti

Tapahtumamuistutus sähköpostit ovat tarpeen tapahtuman onnistumisen varmistamiseksi. Tulet todennäköisesti lähettää melko muutamia näistä, joten tämä muistutus sähköpostin näyte on rauhoittavan lyhyt, makea, ja pisteeseen.

Kokousmuistutus Sähköposti

kokouspyynnöt tulee aina personoida. Kokouksen tärkeydestä ja osallistumatta jättämisen seurauksista voi kertoa tarkemmin tapahtumasähköpostiin verrattuna. Tämä esimerkki voidaan myös muuttaa ajanvarausmuistutussähköpostiksi.

viivästyneet maksumuistutus Sähköposti

maksumuistutukset ovat (valitettavasti) aivan liian yleisiä, ja myöhästyneet maksajat ovat ongelma kaikille yrityksille. Tärkeintä on poistaa tunteet ja vastustaa kiusausta suuttua. Kerro faktat, kerro tulokset ja kerro, mitä heidän pitää tehdä.

5 Yleiset sähköposti muistutus virheitä-ja miten välttää niitä

yllä olevien otosten pitäisi antaa joitakin arvokkaita ohjeita siitä, miten jäsentää ystävällinen muistutus sähköpostit. Ennen kuin allekirjoitamme, tässä on viisi yleistä sähköpostimuistutusta virheistä ja miten voit välttää ne.

päästä asiaan

ole ystävällinen mutta jämäkkä. Kirjoitat muistutuksen syystä, joten mene asiaan nopeasti. Oltava yksityiskohtainen, täsmällinen ja jäsennelty.

vältä nolostumista

tiedät, että he ovat saaneet sähköpostin (ja todennäköisesti myös), mutta älä nimeä ja häpeä. Pidä lempeä muistutus sähköpostit kohtelias, ystävällinen, ja keskittynyt.

Never apologize

It ’s easy to apologize (it’ s what we do, right?), mutta se ei auta sähköpostimuistutusta. Jos haluat, voit pehmentää isku hieman (olet ehkä missannut minun edellinen sähköposti), mutta sinun ei tarvitse. Älä myöskään kirjoita” vain muistutusviestiä”.

tarjoa ratkaisu

kerro aina, mitä haluat vastaanottajan tekevän. Haluat vastauksen ja toiminnan, joka tuottaa haluamasi tuloksen. Kerro henkilölle, mitä haluat hänen tekevän ja milloin.

kannusta viestintään

joissakin tapauksissa voi olla oikeutettuja syitä, miksi joku ei vastaa sinulle. Tarjoa useita mahdollisuuksia ja kehotuksia rohkaista heitä vastaamaan sinulle. Jos he eivät halua lähettää sinulle sähköpostia, tarjoa mahdollisuutta tavoittaa sinut puhelimitse.

Vieläkö mietit, miten kirjoittaa lempeä muistutusviesti? Flowriten avulla voit muuttaa lyhyet luotipisteet valmiiksi muistutussähköpostiksi tekoälyn avulla. Pyydä early access lähettää ystävällinen muistutus sähköposteja nopeammin kuin koskaan.