niezależnie od tego, czy chodzi o brakującą płatność, pilne spotkanie, czy prośbę o urlop, czasami musisz wysłać e-mail z przypomnieniem.
e – maile z przypomnieniami powinny być uprzejme, profesjonalne i przekonujące-aby uzyskać punkt widzenia, pozostając po prawej stronie chamstwa. Pod koniec wiadomości e-mail odbiorca powinien dokładnie wiedzieć, co i kiedy musi zrobić.
przyjazne e-maile z przypomnieniami są notorycznie trudne do zdobycia, ale nie musi tak być. Czytając ten przewodnik i postępując zgodnie z naszymi zasadami pisania wiadomości e-mail z przypomnieniem, będziesz mógł wysłać delikatne przypomnienie w ciągu kilku minut.
co to jest e-mail z przypomnieniem?
istnieje wiele powodów, dla których może być konieczne wysłanie przypomnienia pocztą elektroniczną. Niektóre z nich obejmują potwierdzanie obecności na nadchodzącym spotkaniu lub rozmowie kwalifikacyjnej, podkreślanie niezapłaconej faktury lub późnej pracy.
przypomnienia e-mail są zazwyczaj podzielone na dwa typy:
- e-mail wysłany zanim coś się wydarzy – przyjazne przypomnienie, że spotkanie ma się odbyć, na przykład.
- przypomnienie e – mailem, gdy coś się nie stało-przypomnienie, że faktura nie została opłacona w terminie płatności, na przykład.
e-mail z przypomnieniem ma jeden cel: zachęcić kogoś do działania.
niezależnie od tego, czy oddzwaniasz, oddzwaniasz, wysyłasz pracę, czy płacisz rachunek. Na końcu wiadomości e-mail muszą wiedzieć, co chcesz, aby zrobili, jak chcesz, aby to zrobili i kiedy.
to takie proste, więc dlaczego tak wielu z nas uważa pisanie uprzejmych e-maili za takie trudne? To medium sprawia, że przekaz staje się wyzwaniem.
w przeciwieństwie do rozmów telefonicznych, e-mail jest pasywny. Usunięcie elementu ludzkiego może powodować problemy ze zrozumieniem i prowadzić do unikania i braku działania. Ludziom łatwiej jest zignorować wiadomość e – mail niż rozmowę telefoniczną.
więc co możesz zrobić? Niezależnie od tego, czy odpowiadasz w charakterze biznesowym, czy osobistym, pisanie profesjonalnej wiadomości e-mail jest niezbędną umiejętnością, którą musisz opanować.
pisząc e-mail z przypomnieniem, wyzwaniem jest znalezienie właściwej równowagi między byciem profesjonalnym, uprzejmym i przekonującym. Przyjazne e-maile z przypomnieniami powinny być zgodne z formalnymi zasadami etykiety e-mail, ale upewnij się, że nie ma miejsca na zamieszanie.
naukowcy badający wiadomości e-mail doszli do wniosku, że użycie „odpowiedniego tonu i postawy w wiadomościach e-mail może pomóc złagodzić wyzwania, jakie niesie ze sobą medium.”Będąc profesjonalnym, uprzejmym i przekonującym, a jednocześnie uprzejmym, możesz skłonić ludzi do odpowiedzi. Z drugiej strony, twój e-mail może zostać zignorowany, jeśli okaże się niegrzeczny, agresywny lub ambiwalentny.
dlaczego przyjazne e-maile z przypomnieniami są ważne?
pisanie uprzejmych e-maili z przypomnieniami jest koniecznością w naszym życiu osobistym i zawodowym. E-maile są walutą biznesową świata, z ponad 300 miliardami wiadomości elektronicznych wysyłanych każdego dnia. Przeciętny pracownik otrzymuje 121 e-maili dziennie i szacuje się, że niesamowite (lub szokujące) 35% tych e-maili biznesowych jest nieprzeczytanych.
mają również 651 nieprzeczytanych wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej. To dużo nieodebranych wiadomości i nieszczęśliwych nadawców. Ile masz?
jeśli toniesz w komunikacji cyfrowej, nie rozpaczaj. Badania koncentrujące się na R& D w amerykańskich firmach wykazały, że ” administratorzy innowacji mają większą liczbę bezpośrednich kontaktów, są bardziej zaangażowani w rozmowy i otrzymują więcej wiadomości niż wysyłają.”Odkryli również, że osoby innowacyjne częściej reagują szybko i profesjonalnie.
kiedy zastanawiasz się, jak długo trwa otwieranie, czytanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail, nie dziwi fakt, że można przegapić nawet istotną korespondencję. Ale brakujące e-maile mogą przełożyć się na utracone przychody, a średnie Brytyjskie MŚP mają co najmniej pięć zaległych faktur, średnio 11 700 USD. Ile e-maili z przypomnieniem o zaległych płatnościach wysłałeś?
respondenci nie mogą celowo ignorować Twojego e-maila. W rzeczywistości coraz bardziej wrażliwe filtry antyspamowe mogą umieszczać kluczową korespondencję w folderze śmieci-zwłaszcza jeśli zawiera załącznik.
przyjazne e-maile z przypomnieniami mogą być trudne do napisania i niezręczne do odebrania, więc zachowaj je zwięzłe. Odbiorca musi zrobić dwie rzeczy: przeczytać e-mail i odpowiedzieć. To takie proste, więc nie ma powodu do zbyt skomplikowanego wysyłania ich.
jak napisać e-mail z przypomnieniem
e-maile z przypomnieniami powinny być krótkie, zgryźliwe i na temat. Chcesz, żeby ktoś coś zrobił, więc musisz być jasny. Musisz być asertywny i unikać bycia niegrzecznym. Bycie niegrzecznym to najszybszy sposób, aby twój e-mail został całkowicie odrzucony.
jeśli chodzi o ton, zalecamy bycie formalnym podczas wysyłania uprzejmych e-maili z przypomnieniami. Jeśli masz do czynienia z czymś poważnym, takim jak niezapłacona faktura, być może będziesz musiał ponownie odwołać się do wiadomości e-mail w przyszłości lub nawet użyć jej jako dowodu, więc bądź tak uprzejmy, jak to możliwe.
nasze badania wykazały, że istnieje sześć kluczowych elementów udanych e-maili z przypomnieniami:
- temat
- powitanie
- sytuacja
- rozwiązanie
- działanie
- wylogowanie
przyjrzyjmy się tym bardziej szczegółowo krok po kroku.
temat
zalecamy, aby w temacie wiadomości e-mail z przypomnieniem było jasne. Nasza próbka poniżej oznacza, że odbiorca nie może mieć wątpliwości, o czym jest wiadomość e-mail.
e-mail z pozdrowieniami
uprzejmość i profesjonalizm to właściwe podejście. Nie zagłębimy się zbyt głęboko w niuanse e-mailowych pozdrowień, ale przeczytaj nasz przewodnik, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.
sytuacja
Wyjaśnij problem i bądź konkretny. Dołącz referencje, daty i szczegóły. Bądź jasny i jednoznaczny.
kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej niezapłaconej faktury (SC0856). Fakturę wysłaliśmy 1 stycznia 2021 r. Nasze standardy warunki płatności to 28 dni. Kwota pozostająca do spłaty wynosi $240.
rozwiązanie
będziemy nieco bardziej uprzejmi w tej próbce e-maila z przypomnieniem, niż koniecznie musisz być. Mimo to często pomaga-szczególnie jeśli jesteś małą firmą, a osoba, z którą się komunikujesz, jest cenionym klientem lub klientem.
kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej niezapłaconej faktury (SC0856). Fakturę wysłaliśmy 1 stycznia 2021 r. Nasze standardy warunki płatności to 28 dni. Kwota pozostająca do spłaty wynosi $240.
proszę o natychmiastową zapłatę faktury. Jesteśmy małą firmą i polegamy na naszych klientach, aby szybko zapłacić. Dzięki temu możemy nadal wspierać Ciebie i twoją firmę.
czasami mogą istnieć uzasadnione wymówki, dlaczego e-mail lub faktura są ignorowane lub niezapłacone. Bycie uprzejmym i profesjonalnym daje największe szanse na osiągnięcie satysfakcjonującego wyniku.
Akcja
powiedz odbiorcy dokładnie, co chcesz, aby zrobił. Jeśli chcesz, żeby ci zapłacili, powiedz im. Jeśli chcesz ustawić datę, zrób to. Ale oprzyj się groźbom lub złości. Jest mniej prawdopodobne, że osiągniesz pożądany wynik, jeśli to zrobisz.
kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej niezapłaconej faktury (SC0856). Fakturę wysłaliśmy 1 stycznia 2021 r. Nasze standardy warunki płatności to 28 dni. Kwota pozostająca do spłaty wynosi $240.
proszę o natychmiastową zapłatę faktury. Jesteśmy małą firmą i polegamy na naszych klientach, aby szybko zapłacić. Dzięki temu możemy nadal wspierać Ciebie i twoją firmę.
byłbym wdzięczny, gdybyś dał mi znać, kiedy zapłacisz fakturę. Jeśli masz problemy z płatnością, skontaktuj się ze mną tak szybko, jak to możliwe.
w przypadku stałych opóźnionych płatników możesz określić termin płatności. W niektórych przypadkach możesz chcieć wyjaśnić konsekwencje, jeśli ktoś nie reaguje na Ciebie uprzejmie. Może być tak, że zaoferujesz swoje miejsce na rozmowę komuś innemu lub rozpoczniesz formalne postępowanie w celu odzyskania utraconych dochodów.
ponownie: jeśli masz jasność co do tego, czego chcesz, nie ma marginesu na nieporozumienia.
e-mail sign-off
Zakończ swój e-mail formalnie i uprzejmie. Jeśli potrzebujesz przypomnienia, jak profesjonalnie zakończyć e-mail, zapoznaj się z naszym przewodnikiem.
kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej niezapłaconej faktury (SC0856). Fakturę wysłaliśmy 1 stycznia 2021 r. Nasze standardy warunki płatności to 28 dni. Kwota pozostająca do spłaty wynosi $240.
proszę o natychmiastową zapłatę faktury. Jesteśmy małą firmą i polegamy na naszych klientach, aby szybko zapłacić. Dzięki temu możemy nadal wspierać Ciebie i twoją firmę.
byłbym wdzięczny, gdybyś dał mi znać, kiedy zapłacisz fakturę. Jeśli masz problemy z płatnością, skontaktuj się ze mną tak szybko, jak to możliwe.
Z poważaniem,
Andrzej
przykłady przypomnień e-mail
oto kilka standardowych i stosunkowo delikatnych próbek przypomnień e-mail, które mogą okazać się pomocne. Używają również sześciopunktowej struktury, którą ustaliliśmy powyżej. Niezależnie od tego, czy czerpiesz inspirację z naszych przykładów, czy nie, zawsze pamiętaj o podstawowych aspektach przypominającego e-maila, który przedstawiliśmy na tym blogu.
delikatne przypomnienie e-mail do szefa
delikatne przypomnienie e-mail do szefa może być drażliwym tematem, ale zasada jest nadal taka sama. Zachowaj to profesjonalnie, uprzejmie i przekonująco. Ta próbka może również działać jako miły e-mail z przypomnieniem do menedżera HR, profesora lub kolegi.
niedawno wysłałem ci prośbę o urlop na tydzień od 1 sierpnia do 5 sierpnia 2021. Mam nadzieję zarezerwować wakacje z rodziną.
proszę o potwierdzenie, czy moja prośba o urlop została rozpatrzona?
Jak będę miał Twoją zgodę, będę mógł zarezerwować wakacje. Jeśli chcesz omówić moją prośbę, daj mi znać tak szybko, jak to możliwe.
Best,
George
e-mail z przypomnieniem do klienta
czasami projekt może zostać wstrzymany, jeśli klient, wykonawca, interesariusz lub ktoś inny nie odegra swojej roli. Delikatny e-mail z przypomnieniem do Klienta może przywrócić projekt na właściwe tory.
skontaktuję się z Tobą, aby potwierdzić, czy otrzymałeś nasz plan projektu?
dokument projektu jest kluczowym elementem strategii, którą dla Ciebie stworzyliśmy i potrzebuje twojego podpisu przed rozpoczęciem pracy.
jeśli możesz przejrzeć dokument i dać mi znać, czy jesteś z niego zadowolony, możemy zacząć.
jeśli nie otrzymałeś dokumentów lub masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną jak najszybciej. Chętnie Ci to wyjaśnię i podam wszelkie dodatkowe informacje.
Pozdrawiam,
Karen
e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu
e-maile z przypomnieniem o wydarzeniu są niezbędne, aby zapewnić sukces wydarzenia. Prawdopodobnie będziesz wysyłać sporo z nich, więc ta próbka e-maila z przypomnieniem jest uspokajająco krótka, słodka i do rzeczy.
kontaktuję się z Tobą w celu potwierdzenia udziału w naszym wydarzeniu „Managing change in a time of crisis”, które odbędzie się 1 września 2021 roku.
impreza okazała się popularna, a miejsca są poszukiwane. Aby potwierdzić swoje miejsce, proszę odpowiedzieć na piśmie, odpowiadając na ten e-mail. Po potwierdzeniu uczestnictwa, podamy Ci wszystkie szczegóły potrzebne do wydarzenia.
jeśli nie odezwiesz się do 1 sierpnia 2021, założymy, że nie uczestniczysz i zaoferujemy swoje miejsce komuś innemu.
Pozdrawiam serdecznie,
Emma
e-mail z przypomnieniem o spotkaniu
prośby o spotkanie powinny być zawsze spersonalizowane. Możesz być bardziej szczegółowy na temat znaczenia spotkania i konsekwencji nie uczestniczenia w porównaniu z e-mailem wydarzenia. Ten przykład można również przekształcić w e-mail z przypomnieniem o spotkaniu.
zostałeś zaproszony na spotkanie w celu omówienia aktualnej umowy w godzinach 10:00 – 11:30 w dniu 16 maja 2021 roku.
byłabym wdzięczna, gdybyś mi dzisiaj potwierdziła, że możesz uczestniczyć w spotkaniu.
spotkanie jest okazją do omówienia aktualnej umowy i wszelkich potencjalnych wyzwań, które możesz mieć z naszym serwisem. Jeśli godzina lub data jest niewygodna, daj mi znać jak najszybciej, aby dokonać alternatywnych ustaleń.
Z poważaniem,
Filip
e-mail z przypomnieniem o zaległych płatnościach
przypomnienia o płatnościach są (niestety) zbyt powszechne, a spóźnieni płatnicy stanowią problem dla wszystkich firm. Kluczem tutaj jest usunięcie emocji i oprzeć się pokusie złości. Podaj fakty, daj im wyniki i powiedz, czego potrzebują.
kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej niezapłaconej faktury (PR00989). Fakturę wysłaliśmy 14 lutego 2021 r. Nasze standardowe warunki płatności to 28 dni. Kwota pozostająca do spłaty wynosi 300 funtów.
potwierdź, że otrzymałeś ten e-mail i daj mi znać, kiedy możemy spodziewać się płatności. Jeśli nie otrzymamy płatności w ciągu 7 dni, możemy nie być w stanie kontynuować świadczenia naszych usług.
w przypadku trudności z dokonaniem płatności, proszę o kontakt przy użyciu mojego adresu e-mail lub bezpośredniego numeru telefonu.
Z poważaniem,
Saul
5 typowe błędy przypomnień e – mail-i jak ich uniknąć
powyższe próbki powinny dostarczyć cennych wskazówek, jak tworzyć przyjazne e-maile z przypomnieniami. Zanim się wylogujemy, Oto pięć typowych błędów przypomnień e-mail i jak można ich uniknąć.
przejdź do rzeczy
bądź przyjazny, ale stanowczy. Piszesz przypomnienie nie bez powodu, więc przejdź do rzeczy szybko. Bądź szczegółowy, konkretny i ustrukturyzowany.
unikaj wstydu
wiesz, że otrzymali maila (i pewnie też), ale nie nazywaj i nie wstydź się. Zachowaj delikatne e-maile z przypomnieniami uprzejme, przyjazne i skupione.
nigdy nie przepraszaj
łatwo jest przeprosić (tak właśnie robimy, prawda?), ale nie pomoże to w przypomnieniu e-mail. Jeśli chcesz, możesz trochę złagodzić cios (być może przegapiłeś mój poprzedni e-mail), ale nie musisz. Poza tym, nie pisz jednego z tych e-maili ” tylko przypomnienie…”.
podaj rozwiązanie
zawsze jasno określaj, co chcesz, aby odbiorca zrobił. Chcesz odpowiedzi i działania, które zapewniają pożądany wynik. Powiedz osobie, co chcesz, aby zrobiła i kiedy.
zachęcaj do komunikacji
w niektórych przypadkach mogą istnieć uzasadnione powody, dla których ktoś nie odpowiada na Ciebie. Zapewnij wiele możliwości i podpowiedzi, aby zachęcić ich do odpowiedzi. Jeśli nie chcą cię wysłać e-mailem, zaoferuj szansę skontaktowania się z tobą przez telefon.
nadal zastanawiasz się, jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem? Dzięki Flowrite możesz zamienić krótkie punkty w gotowy do wysłania e-mail z przypomnieniami za pomocą sztucznej inteligencji. Poproś o wcześniejszy dostęp, aby wysyłać przyjazne e-maile z przypomnieniami szybciej niż kiedykolwiek.