Qu’il s’agisse d’un paiement manquant, d’une réunion urgente ou d’une demande de congé, vous devrez parfois envoyer un e-mail de rappel.
Les e-mails de rappel doivent être polis, professionnels et persuasifs – faire passer votre point de vue tout en restant du bon côté de la grossièreté. À la fin de l’e-mail, le destinataire doit savoir exactement ce qu’il doit faire et quand.
Les e-mails de rappel amicaux sont notoirement difficiles à clouer, mais cela n’a pas besoin d’être le cas. En lisant ce guide et en suivant nos principes pour rédiger un e-mail de rappel, vous pourrez envoyer un rappel en quelques minutes.
Qu’est-ce qu’un e-mail de rappel ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devrez peut-être envoyer un rappel par e-mail. Certains d’entre eux comprennent la confirmation de la présence à une réunion ou à un entretien à venir, la mise en évidence d’une facture impayée ou d’un travail en retard.
Les rappels par e-mail sont généralement divisés en deux types:
- Un e–mail envoyé avant que quelque chose ne se produise – un rappel amical qu’une réunion doit avoir lieu, par exemple.
- Un rappel par e-mail après que quelque chose ne s’est pas produit – un rappel qu’une facture n’a pas été payée à la date d’échéance, par exemple.
Un e-mail de rappel a un seul but : amener quelqu’un à agir.
Qu’il s’agisse de vous envoyer un courriel, de vous rappeler, de vous envoyer le travail ou de payer votre facture. À la fin de l’e-mail, ils doivent savoir ce que vous voulez qu’ils fassent, comment vous voulez qu’ils le fassent et quand.
C’est aussi simple que cela, alors pourquoi tant d’entre nous trouvent-ils si difficiles d’écrire des e-mails de rappel polis? C’est le médium qui fait du message un défi.
Contrairement aux appels téléphoniques, le courrier électronique est passif. La suppression de l’élément humain peut causer des problèmes de compréhension et conduire à l’évitement et au manque d’action. Les gens trouvent plus facile d’ignorer un e-mail qu’un appel téléphonique.
Alors que pouvez-vous faire? Que vous correspondiez à titre professionnel ou personnel, la rédaction d’un courrier électronique professionnel est une compétence essentielle que vous devez maîtriser.
Lors de la rédaction d’un courriel de rappel, le défi consiste à trouver le bon équilibre entre le professionnalisme, la politesse et la persuasion. Les e-mails de rappel amicaux doivent respecter les règles formelles de l’étiquette des e-mails, mais s’assurer qu’il n’y a pas de place pour la confusion.
Les universitaires qui étudient les courriels ont conclu que l’utilisation du « ton et de l’attitude appropriés dans les courriels peut aider à atténuer les défis que présente le médium. »En étant professionnel, poli et persuasif mais gentil, vous pouvez amener les gens à répondre. D’un autre côté, votre e-mail est susceptible d’être ignoré s’il se révèle grossier, agressif ou ambivalent.
Pourquoi les e-mails de rappel amicaux sont-ils importants?
Écrire des courriels de rappel polis est une nécessité dans notre vie personnelle et professionnelle. Les e-mails sont la monnaie d’affaires du monde, avec plus de 300 milliards de messages électroniques envoyés chaque jour. Le travailleur moyen reçoit 121 e-mails par jour, et on estime qu’un incroyable (ou choquant) 35% de ces e-mails professionnels ne sont pas lus.
Ils ont également 651 e-mails non lus dans leur boîte de réception. C’est beaucoup de messages manqués et d’expéditeurs malheureux. Tu en as combien ?
Si vous vous retrouvez noyé dans les communications numériques, ne désespérez pas. Des recherches portant sur R& D dans des entreprises américaines ont révélé que « Les administrateurs de l’innovation ont un plus grand nombre de contacts directs, sont plus engagés dans les conversations et reçoivent plus de messages qu’ils n’en envoient. » Ils ont également constaté que les personnes innovantes étaient plus susceptibles de réagir rapidement et professionnellement.
Si l’on considère le temps nécessaire pour ouvrir, lire et répondre à un e-mail, il n’est pas surprenant que même une correspondance essentielle puisse être manquée. Mais les e-mails manquants peuvent se traduire par une perte de revenus, la PME britannique moyenne ayant au moins cinq factures impayées, soit une moyenne de 11 700 dollars. Combien d’e-mails de rappel de paiement en retard avez-vous envoyés?
Les répondants n’ignorent peut-être pas votre e-mail exprès. En fait, des filtres anti–spam de plus en plus sensibles peuvent coller votre correspondance cruciale dans un dossier indésirable – surtout s’il contient une pièce jointe.
Les e-mails de rappel amicaux peuvent être difficiles à écrire et difficiles à recevoir, alors restez concis. Le destinataire doit faire deux choses: Lire l’e-mail et répondre. C’est aussi simple que cela, il n’y a donc aucune raison de trop compliquer leur envoi.
Comment rédiger un e-mail de rappel
Les e-mails de rappel doivent être courts, rapides et précis. Vous voulez que la personne fasse quelque chose, alors vous devez être clair. Vous devez être affirmatif et éviter d’être impoli. Se détacher comme impoli est le moyen le plus rapide pour que votre e-mail soit complètement rejeté.
En termes de ton, nous vous recommandons d’être formel lors de l’envoi d’e-mails de rappel aimables. Si vous avez affaire à quelque chose de grave, comme une facture impayée, vous devrez peut-être vous référer à nouveau à l’e-mail à l’avenir ou même l’utiliser comme preuve, alors soyez aussi poli que possible.
Notre recherche a révélé qu’il existe six éléments cruciaux pour réussir les courriels de rappel:
- Ligne d’objet
- Message d’accueil
- Situation
- Solution
- Action
- Signature
Examinons-les plus en détail étape par étape.
Ligne d’objet
Nous vous recommandons d’être clair dans les lignes d’objet de votre e-mail de rappel. Notre exemple ci-dessous signifie que le destinataire ne peut avoir aucun doute sur le sujet de l’e-mail.
Accueil par courriel
Être poli et professionnel est la bonne approche. Nous n’irons pas trop loin dans les nuances des salutations par e-mail, mais lisez notre guide sur la façon de démarrer un e-mail professionnel si vous souhaitez en savoir plus.
Situation
Expliquez le problème et soyez précis. Inclure des références, des dates et des détails. Soyez clair et sans équivoque.
Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.
Solution
Nous serons un peu plus gentils dans cet exemple d’e-mail de rappel que vous ne devez nécessairement l’être. Pourtant, cela aide souvent, en particulier si vous êtes une petite entreprise et que la personne avec qui vous communiquez est un client ou un client précieux.
Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.
Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.
Parfois, il peut y avoir des excuses légitimes pour expliquer pourquoi un e-mail ou une facture est ignoré ou impayé. Être poli et professionnel vous donne les meilleures chances d’obtenir un résultat satisfaisant.
Action
Dites au destinataire exactement ce que vous voulez qu’il fasse. Si vous voulez qu’ils vous paient, dites-leur. Si vous souhaitez fixer une date, faites-le. Mais résistez à faire des menaces ou à vous mettre en colère. Il est moins probable que vous atteigniez le résultat que vous voulez si vous le faites.
Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.
Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.
J’apprécierais que vous puissiez me faire savoir quand vous avez payé la facture. Si vous rencontrez des problèmes de paiement, veuillez me contacter dès que possible.
Dans le cas de payeurs en retard constants, vous voudrez peut-être préciser une date de paiement. Dans certains cas, vous voudrez peut-être expliquer les conséquences si quelqu’un ne vous répond pas gentiment. Il se peut que vous offriez leur créneau d’entrevue à quelqu’un d’autre ou que vous entamiez une procédure formelle pour récupérer les revenus perdus.
Encore une fois: Si vous êtes clair sur ce que vous voulez, il n’y a aucune marge de malentendu.
Signature par e-mail
Terminez formellement et poliment votre e-mail. Si vous avez besoin d’un rappel sur la façon de mettre fin à un e-mail de manière professionnelle, consultez notre guide.
Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (SC0856). Nous avons envoyé la facture le 1er janvier 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 240 $.
Veuillez payer la facture immédiatement. Nous sommes une petite entreprise et comptons sur nos clients pour payer rapidement. Cela garantit que nous pouvons continuer à vous soutenir, vous et votre entreprise.
J’apprécierais que vous puissiez me faire savoir quand vous avez payé la facture. Si vous rencontrez des problèmes de paiement, veuillez me contacter dès que possible.
Cordialement,
Andrew
Exemples d’e-mails de rappel
Voici quelques exemples de rappels d’e-mails standard et relativement doux que vous pourriez trouver utiles. Ils utilisent également le cadre en six points que nous avons établi ci-dessus. Que vous vous inspiriez ou non de nos exemples, souvenez-vous toujours des aspects fondamentaux d’un aimable e-mail de rappel que nous avons présenté dans ce blog.
E-mail de rappel doux au patron
Un rappel doux par e-mail à votre patron peut être un sujet sensible, mais le principe est toujours le même. Gardez-le professionnel, poli et persuasif. Cet échantillon pourrait également servir d’aimable e-mail de rappel à un responsable des ressources humaines, à un professeur ou à un collègue.
Je vous ai récemment envoyé une demande de congé pour la semaine du 1er août au 5 août 2021. J’espère réserver des vacances avec ma famille.
Pouvez-vous confirmer si ma demande de congé a été accordée quand vous le pouvez?
Une fois que j’aurai votre accord, je pourrai réserver les vacances. Si vous souhaitez discuter de ma demande, veuillez me le faire savoir dès que possible.
Meilleur,
George
Courriel de rappel au client
Parfois, un projet peut être retardé si un client, un entrepreneur, un intervenant ou quelqu’un d’autre ne joue pas son rôle. Un e-mail de rappel doux à un client peut remettre votre projet sur les rails.
Je vous contacte pour confirmer si vous avez reçu notre plan de projet?
Le document de projet est un élément crucial de la stratégie que nous avons créée pour vous et a besoin de votre approbation avant de commencer à travailler.
Si vous pouvez examiner le document et me faire savoir si vous en êtes satisfait, nous pouvons commencer.
Si vous n’avez pas reçu les documents ou si vous avez des questions, veuillez me contacter dès que possible. Je serais heureux de vous en parler et de fournir toute information supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin.
Cordialement,
Karen
E-mail de rappel d’événement
Les e-mails de rappel d’événement sont nécessaires pour assurer le succès de votre événement. Vous en enverrez probablement un bon nombre, donc cet exemple d’e-mail de rappel est rassurant, court, doux et précis.
Je vous contacte pour confirmer votre participation à notre événement, « Gérer le changement en temps de crise », qui aura lieu le 1er septembre 2021.
L’événement s’est avéré populaire et les lieux sont en demande. Pour confirmer votre place, veuillez répondre par écrit en répondant à cet e-mail. Une fois que vous aurez confirmé votre présence, nous vous fournirons tous les détails dont vous avez besoin pour l’événement.
Si nous n’avons pas de nouvelles de vous avant le 1er août 2021, nous supposerons que vous n’y assistez pas et offrirons votre place à quelqu’un d’autre.
Cordialement,
Emma
Courriel de rappel de réunion
Les demandes de réunion doivent toujours être personnalisées. Vous pouvez être plus précis sur l’importance d’une réunion et les implications de ne pas y assister par rapport à l’e-mail de l’événement. Cet exemple peut également être transformé en e-mail de rappel de rendez-vous.
Vous avez été invité à une réunion pour discuter de votre contrat actuel de 10h00 à 11h30 le 16 mai 2021.
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me confirmer aujourd’hui que vous pouvez assister à la réunion.
La réunion est l’occasion pour vous de discuter de votre contrat actuel et des défis potentiels que vous pourriez avoir rencontrés avec notre service. Si l’heure ou la date ne vous convient pas, veuillez me le faire savoir dès que possible pour prendre d’autres dispositions.
Cordialement,
Philippe
Email de rappel de paiement en retard
Les rappels de paiement sont (malheureusement) trop courants, les retards de paiement étant un problème pour toutes les entreprises. La clé ici est de supprimer l’émotion et de résister à la tentation de se mettre en colère. Énoncez les faits, donnez-leur les résultats et dites-leur ce que vous devez faire.
Je vous contacte au sujet de notre facture impayée (PR00989). Nous avons envoyé la facture le 14 février 2021. Nos conditions de paiement standard sont de 28 jours. Le montant impayé est de 300 £.
Veuillez confirmer que vous avez reçu cet e-mail et me faire savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement. Si nous ne recevons pas le paiement dans les 7 jours, il se peut que nous ne puissions pas continuer à fournir nos services.
Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer un paiement, veuillez me contacter en utilisant mon adresse e-mail ou mon numéro de téléphone direct.
Cordialement,
Saul
5 erreurs courantes de rappel par e–mail – et comment les éviter
Les exemples ci-dessus devraient fournir des directives précieuses sur la façon de structurer les e-mails de rappel conviviaux. Avant de signer, voici cinq erreurs courantes de rappel par e-mail et comment les éviter.
Allez au point
Soyez amical mais ferme. Vous écrivez un rappel pour une raison, alors allez-y rapidement. Soyez détaillé, spécifique et structuré.
Évitez l’embarras
Vous savez qu’ils ont reçu l’e-mail (et ils le font probablement aussi), mais ne faites pas honte. Gardez vos courriels de rappel doux polis, amicaux et concentrés.
Ne jamais s’excuser
C’est facile de s’excuser (c’est ce que nous faisons, non?), mais cela n’aidera pas votre rappel par e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez adoucir un peu le coup (vous avez peut-être manqué mon email précédent), mais vous n’en avez pas besoin. De plus, n’écrivez pas un de ces e-mails « Juste un rappel… ».
Fournir une solution
Toujours être clair sur ce que vous voulez que le destinataire fasse. Vous voulez une réponse et une action qui donne le résultat que vous voulez. Dites à la personne ce que vous voulez qu’elle fasse et à quel moment.
Encouragez la communication
Dans certains cas, il peut y avoir des raisons légitimes pour lesquelles quelqu’un ne vous répond pas. Fournissez de multiples opportunités et invites pour les encourager à vous répondre. S’ils ne veulent pas vous envoyer de courrier électronique, offrez une chance de vous joindre par téléphone.
Vous vous demandez toujours comment rédiger un e-mail de rappel en douceur? Avec Flowrite, vous pouvez transformer des puces courtes en un e-mail de rappel prêt à envoyer avec l’IA. Demandez un accès anticipé pour envoyer des e-mails de rappel amicaux plus rapidement que jamais.