Ob es sich um eine fehlende Zahlung, ein dringendes Meeting oder einen Urlaubsantrag handelt, manchmal müssen Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden.
Erinnerungs–E-Mails sollten höflich, professionell und überzeugend sein – bringen Sie Ihren Standpunkt zum Ausdruck, während Sie auf der rechten Seite der Unhöflichkeit bleiben. Am Ende der E-Mail sollte der Empfänger genau wissen, was er wann tun muss.
Freundliche Erinnerungs-E-Mails sind notorisch schwierig zu nageln, aber das muss nicht der Fall sein. Wenn Sie diesen Leitfaden lesen und unsere Grundsätze zum Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail befolgen, können Sie in wenigen Minuten eine sanfte Erinnerung senden.
Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?
Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie möglicherweise eine Erinnerung per E-Mail senden müssen. Einige davon umfassen die Bestätigung der Teilnahme an einem bevorstehenden Meeting oder Interview, Hervorheben einer unbezahlten Rechnung, oder verspätete Arbeit.
E-Mail-Erinnerungen werden normalerweise in zwei Typen unterteilt:
- Eine E–Mail, die gesendet wird, bevor etwas passiert ist – zum Beispiel eine freundliche Erinnerung daran, dass ein Meeting ansteht.
- Eine E–Mail-Erinnerung, nachdem etwas nicht geschehen ist – eine Erinnerung, dass beispielsweise eine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wurde.
Eine Erinnerungs-E-Mail hat einen einzigen Zweck: jemanden zum Handeln zu bewegen.
Egal, ob Sie eine E-Mail an Sie zurücksenden, Sie zurückrufen, Ihnen die Arbeit senden oder Ihre Rechnung bezahlen. Am Ende der E-Mail müssen sie wissen, was Sie tun sollen, wie Sie es tun sollen und wann.
Es ist so einfach, warum fällt es so vielen von uns so schwer, höfliche Erinnerungs-E-Mails zu schreiben? Es ist das Medium, das die Botschaft zur Herausforderung macht.
Im Gegensatz zu Telefonanrufen ist E-Mail passiv. Das Entfernen des menschlichen Elements kann Verständnisprobleme verursachen und zu Vermeidung und Handlungsmangel führen. Menschen finden es einfacher, eine E-Mail zu ignorieren als einen Anruf.
Was können Sie also tun? Egal, ob Sie geschäftlich oder privat korrespondieren, das Schreiben einer professionellen E-Mail ist eine wesentliche Fähigkeit, die Sie beherrschen müssen.
Beim Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail besteht die Herausforderung darin, die richtige Balance zwischen professionell, höflich und überzeugend zu finden. Freundliche Erinnerungs-E-Mails sollten sich an die formalen Regeln der E-Mail-Etikette halten, aber sicherstellen, dass kein Raum für Verwirrung besteht.
Wissenschaftler, die E-Mails studieren, sind zu dem Schluss gekommen, dass die Verwendung des „angemessenen Tons und der richtigen Einstellung in E-Mails dazu beitragen kann, die Herausforderungen des Mediums zu mildern.“ Indem Sie professionell, höflich und überzeugend und dennoch freundlich sind, können Sie die Leute dazu bringen, zu antworten. Auf der anderen Seite wird Ihre E-Mail wahrscheinlich ignoriert, wenn sie unhöflich, aggressiv oder ambivalent erscheint.
Warum sind freundliche Erinnerungs-E-Mails wichtig?
Das Schreiben höflicher Erinnerungs-E-Mails ist eine Notwendigkeit in unserem persönlichen und beruflichen Leben. E-Mails sind die Geschäftswährung der Welt, mit über 300 Milliarden elektronischen Nachrichten, die jeden Tag gesendet werden. Der durchschnittliche Mitarbeiter erhält 121 E-Mails pro Tag, und es wird geschätzt, dass unglaubliche (oder schockierende) 35% dieser Geschäfts-E-Mails ungelesen bleiben.
Sie haben auch 651 ungelesene E-Mails in ihrem Posteingang. Das sind viele verpasste Nachrichten und unglückliche Absender. Wie viele hast du?
Wenn Sie in der digitalen Kommunikation ertrinken, verzweifeln Sie nicht. Untersuchungen zu R & D in US-Unternehmen ergaben, dass „Innovationsadministratoren eine höhere Anzahl direkter Kontakte haben, engagierter in Gesprächen sind und mehr Nachrichten erhalten, als sie senden.“ Sie fanden auch heraus, dass innovative Menschen eher prompt und professionell reagierten.
Wenn man bedenkt, wie lange es dauert, eine E-Mail zu öffnen, zu lesen und zu beantworten, ist es nicht verwunderlich, dass selbst wichtige Korrespondenz übersehen werden kann. Fehlende E-Mails können jedoch zu Umsatzeinbußen führen, wobei das durchschnittliche britische KMU mindestens fünf ausstehende Rechnungen bei durchschnittlich 11.700 US-Dollar hat. Wie viele Zahlungserinnerungs-E-Mails haben Sie gesendet?
Die Befragten ignorieren Ihre E-Mail möglicherweise nicht absichtlich. Tatsächlich können immer sensiblere Spam-Filter Ihre wichtige Korrespondenz in einen Junk-Ordner stecken – insbesondere wenn sie einen Anhang enthält.
Freundliche Erinnerungs-E-Mails können schwierig zu schreiben und umständlich zu empfangen sein. Der Empfänger muss zwei Dinge tun: Die E-Mail lesen und antworten. Es ist so einfach, es gibt also keinen Grund, das Senden zu komplizieren.
So schreiben Sie eine Erinnerungs-E-Mail
Erinnerungs-E-Mails sollten kurz, bissig und auf den Punkt sein. Sie möchten, dass die Person etwas tut, also müssen Sie klar sein. Sie müssen durchsetzungsfähig sein und vermeiden, unhöflich zu sein. Coming off als unhöflich ist der schnellste Weg für Ihre E-Mail, um ganz entlassen zu werden.
In Bezug auf den Ton empfehlen wir Ihnen, formell zu sein, wenn Sie freundliche Erinnerungs-E-Mails senden. Wenn es sich um etwas Ernstes handelt, z. B. eine unbezahlte Rechnung, müssen Sie möglicherweise in Zukunft erneut auf die E-Mail verweisen oder sie sogar als Beweismittel verwenden.
Unsere Forschung hat ergeben, dass es sechs entscheidende Komponenten für erfolgreiche Erinnerungs-E-Mails gibt:
- Betreff
- Begrüßung
- Situation
- Lösung
- Aktion
- Abmeldung
Schauen wir uns diese Schritt für Schritt genauer an.
Betreffzeile
Wir empfehlen, in den Betreffzeilen Ihrer Erinnerungs-E-Mail klar zu sein. Unser Beispiel unten bedeutet, dass der Empfänger keinen Zweifel daran haben kann, worum es in der E-Mail geht.
E-Mail-Begrüßung
Höflich und professionell zu sein, ist der richtige Ansatz. Wir werden nicht zu tief in die Nuancen von E-Mail-Begrüßungen eingehen, aber lesen Sie unseren Leitfaden zum Starten einer professionellen E-Mail, wenn Sie mehr erfahren möchten.
Situation
Erkläre das Problem und sei spezifisch. Geben Sie Referenzen, Daten und Details an. Seien Sie klar und eindeutig.
ICH bin kontaktieren sie über unsere unbezahlte rechnung (SC0856). Wir haben die Rechnung am 1. Januar 2021 verschickt. Unsere Standardzahlungsbedingungen sind 28 Tage. Der ausstehende Betrag beträgt 240 USD.
Lösung
Wir werden in diesem Erinnerungs-E-Mail-Beispiel etwas freundlicher sein, als Sie unbedingt sein müssen. Dennoch hilft es oft – besonders wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und die Person, mit der Sie kommunizieren, ein geschätzter Kunde oder Kunde ist.
ICH bin kontaktieren sie über unsere unbezahlte rechnung (SC0856). Wir haben die Rechnung am 1. Januar 2021 verschickt. Unsere Standardzahlungsbedingungen sind 28 Tage. Der ausstehende Betrag beträgt 240 USD.
Bitte können Sie die Rechnung sofort bezahlen. Wir sind ein kleines Unternehmen und verlassen uns darauf, dass unsere Kunden schnell bezahlen. Dies stellt sicher, dass wir Sie und Ihr Unternehmen weiterhin unterstützen können.
Manchmal kann es legitime Ausreden geben, warum eine E-Mail oder Rechnung ignoriert oder unbezahlt wird. Wenn Sie höflich und professionell sind, haben Sie die besten Chancen, ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.
Aktion
Sagen Sie dem Empfänger genau, was er tun soll. Wenn du willst, dass sie dich bezahlen, sag es ihnen. Wenn Sie ein Datum festlegen möchten, tun Sie dies. Aber widerstehen Sie Drohungen oder werden Sie wütend. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen, wenn Sie dies tun.
ICH bin kontaktieren sie über unsere unbezahlte rechnung (SC0856). Wir haben die Rechnung am 1. Januar 2021 verschickt. Unsere Standardzahlungsbedingungen sind 28 Tage. Der ausstehende Betrag beträgt 240 USD.
Bitte können Sie die Rechnung sofort bezahlen. Wir sind ein kleines Unternehmen und verlassen uns darauf, dass unsere Kunden schnell bezahlen. Dies stellt sicher, dass wir Sie und Ihr Unternehmen weiterhin unterstützen können.
Ich würde mich freuen, wenn Sie mir mitteilen könnten, wann Sie die Rechnung bezahlt haben. Wenn Sie Probleme beim Bezahlen haben, kontaktieren Sie mich bitte so schnell wie möglich.
Bei gleichbleibend verspäteten Zahlern möchten Sie möglicherweise ein Zahlungsdatum angeben. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise die Konsequenzen erklären, wenn jemand nicht freundlich auf Sie reagiert. Es könnte sein, dass Sie ihren Interviewplatz jemand anderem anbieten oder ein formelles Verfahren einleiten, um entgangene Einnahmen zurückzugewinnen.
Nochmal: Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie wollen, gibt es keinen Spielraum für Missverständnisse.
E-Mail-Abmeldung
Beenden Sie Ihre E-Mail formell und höflich. Wenn Sie eine Erinnerung benötigen, wie Sie eine E-Mail professionell beenden können, lesen Sie unseren Leitfaden.
ICH bin kontaktieren sie über unsere unbezahlte rechnung (SC0856). Wir haben die Rechnung am 1. Januar 2021 verschickt. Unsere Standardzahlungsbedingungen sind 28 Tage. Der ausstehende Betrag beträgt 240 USD.
Bitte können Sie die Rechnung sofort bezahlen. Wir sind ein kleines Unternehmen und verlassen uns darauf, dass unsere Kunden schnell bezahlen. Dies stellt sicher, dass wir Sie und Ihr Unternehmen weiterhin unterstützen können.
Ich würde mich freuen, wenn Sie mir mitteilen könnten, wann Sie die Rechnung bezahlt haben. Wenn Sie Probleme beim Bezahlen haben, kontaktieren Sie mich bitte so schnell wie möglich.
Mit freundlichen Grüßen,
Andrew
Erinnerungs-E-Mail-Beispiele
Hier sind einige standardmäßige und relativ sanfte E-Mail-Erinnerungsbeispiele, die Sie möglicherweise hilfreich finden. Sie verwenden auch den Sechs-Punkte-Rahmen, den wir oben festgelegt haben. Unabhängig davon, ob Sie sich von unseren Beispielen inspirieren lassen oder nicht, denken Sie immer an die Kernaspekte einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail, die wir in diesem Blog zusammengestellt haben.
Sanfte Erinnerungs-E-Mail an den Chef
Eine sanfte E-Mail-Erinnerung an Ihren Chef kann ein sensibles Thema sein, aber das Prinzip ist immer noch dasselbe. Halten Sie es professionell, höflich und überzeugend. Dieses Beispiel könnte auch als eine Art Erinnerungs-E-Mail an einen HR-Manager, Professor oder Kollegen dienen.
Ich habe Ihnen kürzlich einen Urlaubsantrag für die Woche vom 1. August bis 5. August 2021 gesendet. Ich hoffe, einen Urlaub mit meiner Familie zu buchen.
Können Sie bitte bestätigen, ob mein Urlaubsantrag bewilligt wurde, wenn Sie können?
Sobald ich Ihre Zustimmung habe, kann ich den Urlaub buchen. Wenn Sie meine Anfrage besprechen möchten, lassen Sie es mich bitte so schnell wie möglich wissen.
Beste,
George
Erinnerungs-E-Mail an den Kunden
Manchmal kann ein Projekt aufgehalten werden, wenn ein Kunde, Auftragnehmer, Stakeholder oder jemand anderes seine Rolle nicht spielt. Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail an einen Kunden kann Ihr Projekt wieder auf Kurs bringen.
Ich melde mich bei Ihnen, um zu bestätigen, ob Sie unseren Projektplan erhalten haben?
Das Projektdokument ist ein entscheidender Teil der Strategie, die wir für Sie erstellt haben, und benötigt Ihre Zustimmung, bevor wir mit der Arbeit beginnen.
Wenn Sie das Dokument überprüfen und mir mitteilen können, ob Sie damit zufrieden sind, können wir beginnen.
Wenn Sie die Dokumente nicht erhalten haben oder Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte so schnell wie möglich. Ich würde mich freuen, mit Ihnen darüber zu sprechen und Ihnen alle zusätzlichen Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen.
Mit freundlichen Grüßen,
Karen
Ereigniserinnerungs-E-Mail
Ereigniserinnerungs-E-Mails sind erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Sie werden wahrscheinlich einige davon versenden, daher ist dieses Erinnerungs-E-Mail-Beispiel beruhigend kurz, süß und auf den Punkt gebracht.
Ich melde mich bei Ihnen, um Ihre Teilnahme an unserer Veranstaltung ‚Managing change in a time of crisis‘ zu bestätigen, die am 1. September 2021 stattfindet.
Die Veranstaltung hat sich als beliebt erwiesen, und Plätze sind gefragt. Um Ihren Platz zu bestätigen, antworten Sie bitte schriftlich, indem Sie auf diese E-Mail antworten. Sobald Sie Ihre Teilnahme bestätigt haben, stellen wir Ihnen alle Details zur Verfügung, die Sie für die Veranstaltung benötigen.
Wenn wir bis zum 1. August 2021 nichts von Ihnen hören, gehen wir davon aus, dass Sie nicht anwesend sind, und bieten Ihren Platz jemand anderem an.
Mit freundlichen Grüßen,
Emma
Besprechungserinnerungs-E-Mail
Besprechungsanfragen sollten immer personalisiert sein. Sie können die Wichtigkeit einer Besprechung und die Auswirkungen einer Nichtteilnahme im Vergleich zur Ereignis-E-Mail genauer festlegen. Dieses Beispiel kann auch in eine Terminerinnerungs-E-Mail umgewandelt werden.
Sie wurden am 16.Mai 2021 von 10:00 bis 11:30 Uhr zu einem Treffen eingeladen, um Ihren aktuellen Vertrag zu besprechen.
Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir heute bestätigen könnten, dass Sie an dem Treffen teilnehmen können.
Das Treffen ist eine Gelegenheit für Sie, Ihren aktuellen Vertrag und mögliche Herausforderungen, die Sie mit unserem Service hatten, zu besprechen. Wenn die Zeit oder das Datum unbequem ist, lassen Sie es mich bitte so schnell wie möglich wissen, um alternative Vorkehrungen zu treffen.
Mit freundlichen Grüßen,
Philip
Überfällige Zahlungserinnerungs-E-Mail
Zahlungserinnerungen sind (leider) nur allzu häufig, und verspätete Zahler sind ein Problem für alle Unternehmen. Der Schlüssel hier ist, Emotionen zu entfernen und der Versuchung zu widerstehen, wütend zu werden. Geben Sie die Fakten an, geben Sie ihnen die Ergebnisse und sagen Sie ihnen, was Sie tun müssen.
Ich kontaktiere Sie wegen unserer unbezahlten Rechnung (PR00989). Wir haben die Rechnung am 14.Februar 2021 verschickt. Unsere Standard-Zahlungsbedingungen sind 28 Tage. Der ausstehende Betrag beträgt £ 300.
Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese E-Mail erhalten haben und lassen Sie mich wissen, wann wir mit der Zahlung rechnen können. Wenn wir die Zahlung nicht innerhalb von 7 Tagen erhalten, können wir unsere Dienstleistungen möglicherweise nicht weiter erbringen.
Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Zahlung haben, kontaktieren Sie mich bitte über meine E-Mail-Adresse oder direkte Telefonnummer.
Mit freundlichen Grüßen,
Saul
5 häufige E–Mail-Erinnerungsfehler – und wie man sie vermeidet
Die obigen Beispiele sollten einige wertvolle Richtlinien zur Strukturierung freundlicher Erinnerungs-E-Mails enthalten. Bevor wir uns abmelden, Hier sind fünf häufige E-Mail-Erinnerungsfehler und wie Sie sie vermeiden können.
Auf den Punkt kommen
Sei freundlich, aber fest. Sie schreiben eine Erinnerung aus einem bestimmten Grund, also kommen Sie schnell auf den Punkt. Seien Sie detailliert, spezifisch und strukturiert.
Vermeiden Sie Verlegenheit
Sie wissen, dass sie die E-Mail erhalten haben (und wahrscheinlich auch), aber nennen und schämen Sie sich nicht. Halten Sie Ihre sanften Erinnerungs-E-Mails höflich, freundlich und konzentriert.
Entschuldige dich niemals
Es ist einfach, sich zu entschuldigen (es ist das, was wir tun, oder?), aber es wird Ihrer E-Mail-Erinnerung nicht helfen. Wenn Sie möchten, können Sie den Schlag ein wenig mildern (Sie haben vielleicht meine vorherige E-Mail verpasst), aber Sie müssen nicht. Schreiben Sie auch keine dieser „Nur zur Erinnerung …“ -E-Mails.
Bieten Sie eine Lösung
Machen Sie sich immer klar, was der Empfänger tun soll. Sie möchten eine Antwort und eine Aktion, die das gewünschte Ergebnis liefert. Sagen Sie der Person, was Sie tun sollen und bis wann.
Kommunikation fördern
In einigen Fällen kann es legitime Gründe geben, warum jemand nicht auf Sie reagiert. Bieten Sie mehrere Möglichkeiten und Aufforderungen, um sie zu ermutigen, Ihnen zu antworten. Wenn sie Ihnen keine E-Mail senden möchten, bieten Sie die Möglichkeit, Sie telefonisch zu erreichen.
Sie fragen sich immer noch, wie Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail schreiben können? Mit Flowrite können Sie kurze Aufzählungszeichen in eine versandfertige Erinnerungs-E-Mail mit KI umwandeln. Fordern Sie einen frühen Zugriff an, um freundliche Erinnerungs-E-Mails schneller als je zuvor zu senden.