Come scrivere un promemoria e-mail-con i campioni

Che si tratti di un pagamento mancante, un incontro urgente, o una richiesta di congedo, a volte, è necessario inviare un promemoria e-mail.

Le email di promemoria dovrebbero essere educate, professionali e persuasive, ottenendo il tuo punto di vista pur rimanendo sul lato destro della maleducazione. Entro la fine dell’e-mail, il destinatario dovrebbe sapere esattamente cosa deve fare e quando.

Le email di promemoria amichevoli sono notoriamente difficili da inchiodare, ma non è necessario che sia così. Leggendo questa guida e seguendo i nostri principi per scrivere un’e-mail di promemoria, sarai in grado di inviare un dolce promemoria in pochi minuti.

Che cos’è un’e-mail di promemoria?

Ci sono numerosi motivi per cui potrebbe essere necessario inviare un promemoria via e-mail. Alcuni di questi includono la conferma della partecipazione a una prossima riunione o intervista, evidenziando una fattura non pagata o un lavoro in ritardo.

Promemoria e-mail sono in genere suddivisi in due tipi:

1. Un’e – mail inviata prima che qualcosa è accaduto-un promemoria amichevole che un incontro è dovuto accadere, per esempio.
2. Un promemoria e – mail dopo che qualcosa non è successo, ad esempio un promemoria che una fattura non è stata pagata entro la data di scadenza.

Un’e-mail di promemoria ha un unico scopo: convincere qualcuno ad agire.

Che ti risponda via email, ti richiami, ti invii il lavoro o paghi il conto. Alla fine dell’e-mail, devono sapere cosa vuoi che facciano, come vuoi che lo facciano e quando.

È così semplice, quindi perché così tanti di noi trovano così difficile scrivere e-mail di promemoria educati? È il mezzo che rende il messaggio una sfida.

A differenza delle telefonate, l’e-mail è passiva. Rimuovere l’elemento umano può causare problemi di comprensione e portare a evitamento e mancanza di azione. Le persone trovano più facile ignorare una e-mail che una telefonata.

Quindi cosa puoi fare? Che tu sia corrispondente in una capacità di business o personale, scrivere un’e-mail professionale è un’abilità essenziale che devi padroneggiare.

Quando si scrive un’e-mail di promemoria, la sfida è trovare il giusto equilibrio tra l’essere professionale, educato e persuasivo. Le e-mail di promemoria amichevoli dovrebbero aderire alle regole formali di e-mail etiquette, ma assicurarsi che non ci sia spazio per la confusione.

Gli accademici che studiano le e-mail hanno concluso che l’uso del “tono e dell’atteggiamento appropriati nelle e-mail può aiutare a mitigare le sfide che il mezzo presenta.”Essendo professionale, educato e persuasivo ma gentile, puoi convincere le persone a rispondere. D’altra parte, è probabile che la tua email venga ignorata se viene fuori come maleducato, aggressivo o ambivalente.

Perché le email di promemoria amichevoli sono importanti?

Scrivere e-mail di promemoria educati è una necessità nella nostra vita personale e professionale. Le email sono la valuta di business del mondo, con oltre 300 miliardi di messaggi elettronici inviati ogni giorno. Il lavoratore medio riceve 121 e-mail al giorno e si stima che un incredibile (o scioccante) 35% di queste e-mail aziendali non vengano lette.

Hanno anche 651 email non lette nella loro casella di posta. Questo è un sacco di messaggi persi e mittenti infelici. Quanti ne hai?

Se ti ritrovi ad affogare nelle comunicazioni digitali, non disperare. La ricerca incentrata su R&D nelle aziende statunitensi ha rilevato che ” Gli amministratori dell’innovazione hanno un numero maggiore di contatti diretti, sono più impegnati nelle conversazioni e ricevono più messaggi di quelli inviati.”Hanno anche scoperto che le persone innovative avevano maggiori probabilità di rispondere prontamente e professionalmente.

Se si considera quanto tempo ci vuole per aprire, leggere e rispondere a un’e-mail, non sorprende che anche la corrispondenza essenziale possa essere persa. Ma le e-mail mancanti possono tradursi in mancate entrate, con la PMI media del Regno Unito che ha almeno cinque fatture in sospeso, a una media di $11,700. Quante email di promemoria di pagamento scadute hai inviato?

Gli intervistati potrebbero non ignorare la tua email di proposito. Infatti, filtri antispam sempre più sensibili possono attaccare la vostra corrispondenza cruciale in una cartella spazzatura – soprattutto se contiene un allegato.

Le email di promemoria amichevoli possono essere difficili da scrivere e scomode da ricevere, quindi tienile concise. Il destinatario deve fare due cose: Leggere l’e-mail e rispondere. È così semplice, quindi non c’è motivo di complicare eccessivamente l’invio.

Come scrivere un’e-mail di promemoria

Le e-mail di promemoria dovrebbero essere brevi, scattanti e al punto. Vuoi che la persona faccia qualcosa, quindi devi essere chiaro. Devi essere assertivo ed evitare di essere scortese. Venendo fuori come scortese è il modo più veloce per la tua email per ottenere respinto del tutto.

In termini di tono, si consiglia di essere formale quando l’invio di email di promemoria gentile. Se hai a che fare con qualcosa di serio, come una fattura non pagata, potrebbe essere necessario fare riferimento all’e-mail di nuovo in futuro o addirittura usarlo come prova, in modo da essere il più educato possibile.

la Nostra ricerca ha trovato che ci sono sei elementi fondamentali del successo di email di promemoria:

1. riga dell’Oggetto
2. un Saluto
3. Situazione
4. Soluzione
5. Azione
6. Sign-off

esaminiamole nel dettaglio step-by-step.

Oggetto

Si consiglia di essere chiari nelle righe dell’oggetto dell’e-mail di promemoria. Il nostro esempio qui sotto significa che il destinatario non può avere alcun dubbio su cosa sia l’e-mail.

Email greeting

Essere educati e professionali è l’approccio giusto. Non andremo troppo in profondità nelle sfumature di saluti e-mail, ma leggere la nostra guida su come avviare una e-mail professionale, se volete saperne di più.

Situazione

Spiegare il problema ed essere specifici. Includere riferimenti, date e dettagli. Sii chiaro e inequivocabile.

Soluzione

Saremo un po ‘ più gentili in questo esempio di email di promemoria di quanto tu debba necessariamente essere. Tuttavia, spesso aiuta, in particolare se sei una piccola impresa e la persona con cui stai comunicando è un cliente o un cliente stimato.

A volte ci possono essere scuse legittime sul motivo per cui un’e-mail o una fattura viene ignorata o non pagata. Essere educato e professionale ti dà le migliori possibilità di ottenere un risultato soddisfacente.

Azione

Dì al destinatario esattamente cosa vuoi che facciano. Se vuoi che ti paghino, diglielo. Se si desidera impostare una data, farlo. Ma resisti a fare minacce o ad arrabbiarti. È meno probabile che si otterrà il risultato desiderato se lo fai.

Nel caso di pagamenti in ritardo consistenti, è possibile specificare una data per il pagamento. In alcuni casi, potresti voler spiegare le conseguenze se qualcuno non ti risponde gentilmente. Potrebbe essere che offri il loro slot di intervista a qualcun altro o inizi un procedimento formale per recuperare le entrate perse.

Di nuovo: se sei chiaro su ciò che vuoi, non c’è margine di incomprensione.

Email sign-off

Termina la tua email formalmente e educatamente. Se hai bisogno di un promemoria su come terminare un’e-mail professionalmente, consulta la nostra guida.

Esempi di promemoria e-mail

Ecco alcuni esempi di promemoria e-mail standard e relativamente delicati che potresti trovare utili. Usano anche il framework a sei punti che abbiamo stabilito sopra. Che tu tragga ispirazione dai nostri esempi o meno, ricorda sempre gli aspetti fondamentali di un’email di promemoria gentile che abbiamo esposto in questo blog.

Promemoria delicato e-mail al boss

Un promemoria delicato e-mail al tuo capo può essere un argomento delicato, ma il principio è sempre lo stesso. Mantenerlo professionale, educato e persuasivo. Questo esempio potrebbe anche funzionare come un promemoria gentile e-mail a un responsabile delle risorse umane, professore, o un collega.

Promemoria e-mail al cliente

A volte, un progetto può essere trattenuto se un cliente, un appaltatore, uno stakeholder o qualcun altro non riesce a svolgere la propria parte. Un’e-mail di promemoria gentile a un cliente può riportare il tuo progetto in pista.

Email di promemoria eventi

Le email di promemoria eventi sono necessarie per garantire il successo del tuo evento. Probabilmente invierai un bel po ‘ di questi, quindi questo campione di email di promemoria è rassicurante, dolce e al punto.

Email promemoria riunione

Le richieste di riunione devono essere sempre personalizzate. Puoi essere più specifico sull’importanza di una riunione e sulle implicazioni di non partecipare rispetto all’e-mail dell’evento. Questo esempio può anche essere trasformato in un’e-mail di promemoria appuntamento.

Promemoria di pagamento in ritardo email

Promemoria di pagamento sono (purtroppo) fin troppo comune, con i contribuenti in ritardo un problema di fronte a tutte le imprese. La chiave qui è rimuovere l’emozione e resistere alla tentazione di arrabbiarsi. Dichiarare i fatti, dare loro i risultati e dire loro che cosa avete bisogno di loro di fare.

5 errori comuni di promemoria e-mail-e come evitarli

I campioni di cui sopra dovrebbero fornire alcune linee guida preziose su come strutturare le e-mail di promemoria amichevoli. Prima di firmare-off, qui ci sono cinque errori di promemoria e-mail comuni e come è possibile evitarli.

Arriva al punto

Sii amichevole ma fermo. Stai scrivendo un promemoria per un motivo, in modo da arrivare al punto in fretta. Essere dettagliato, specifico e strutturato.

Evita l’imbarazzo

Sai che hanno ricevuto l’e-mail (e probabilmente lo fanno anche loro), ma non nominare e vergognarsi. Mantieni le tue e-mail di promemoria gentili educate, amichevoli e concentrate.

Non scusarti mai

È facile scusarsi (è quello che facciamo, giusto?), ma non aiuterà il tuo promemoria via email. Se vuoi, puoi ammorbidire un po ‘ il colpo (potresti aver perso la mia email precedente), ma non è necessario. Inoltre, non scrivere una di quelle e-mail “Solo un promemoria…”.

Fornire una soluzione

Essere sempre chiari su ciò che si desidera che il destinatario faccia. Si desidera una risposta e un’azione che offre il risultato desiderato. Dì alla persona cosa vuoi che facciano e quando.

Incoraggia la comunicazione

In alcuni casi, potrebbero esserci motivi legittimi per cui qualcuno non ti risponde. Fornire molteplici opportunità e suggerimenti per incoraggiarli a rispondere a voi. Se non vogliono e-mail, offrire la possibilità di raggiungere via telefono.

Ti stai ancora chiedendo come scrivere un’email di promemoria gentile? Con Flowrite, puoi trasformare brevi punti elenco in un’e-mail di promemoria pronta per l’invio con AI. Richiedi l’accesso anticipato per inviare e-mail di promemoria amichevoli più velocemente che mai.