Das Anrufen von Verkäufen sieht für den zufälligen Beobachter einfach genug aus: Der Kunde übergibt seinen Artikel, der Kassierer scannt den Barcode, der fällige Gesamtbetrag wird vorgelegt und die Zahlung erfolgt umgehend, bevor der Kauf abgeschlossen ist.
Es ist ein einfacher Prozess, aber viele wissen nicht, dass es mehr gibt, eine Zahlung zu akzeptieren und eine Transaktion am Point of Sale zu verarbeiten. Wenn Sie neugierig sind, wie die besten (POS-) Systeme funktionieren, lesen Sie weiter.
Dieser Beitrag behandelt die Besonderheiten moderner POS-Hardware, POS-Software und wie die beiden zusammenarbeiten, um ein nahtloses Zahlungserlebnis für Kunden zu schaffen.
Lass uns anfangen.
Was ist ein Kassensystem?
Ein POS-System — manchmal auch als ePOS-System bezeichnet – ermöglicht es Kunden, ihre ausgewählten Produkte am Ort des Kaufs erfolgreich in Ihrem Geschäft zu kaufen. Wenn wir POS-System sagen, beziehen wir uns auf die Hardware und Software, mit der Kassierer Verkäufe tätigen können.
Die beliebte POS-Marke Square fasst die Komplexität und Einfachheit eines POS-Systems mit dieser hervorragenden Definition zusammen: „Mit einem POS-System kann Ihr Unternehmen Zahlungen von Kunden akzeptieren und den Umsatz verfolgen. Es klingt einfach genug, aber das Setup kann auf verschiedene Arten funktionieren, je nachdem, ob Sie online verkaufen, eine physische Storefront haben oder beides.“
Erfahren Sie in unserem Square POS-Test mehr darüber, warum Square ein Branchenfavorit ist. Wir haben auch Square POS mit dem Clover POS-System verglichen, um Ihnen bei der Auswahl der besten POS-Wahl für Ihr Unternehmen zu helfen.
mPOS vs. POS vs. ePOS: Was ist der Unterschied?
Während viele POS und ePOS als dasselbe betrachten, haben die beiden Begriffe in einigen Ländern wie Großbritannien einen wichtigen Unterschied: POS-Systeme sind traditionelle Registrierkassen, während ePOS-Systeme ihre elektronischen Gegenstücke sind.
Ein mPOS-System ist ein mobiles Point-of-Sale-System, das leicht tragbar ist, um Ihnen zu helfen, Zahlungen mit absoluter Flexibilität zu akzeptieren. mPOS-Systeme sind besonders bei mobilen Unternehmen wie Food Trucks beliebt.
Möglicherweise hören Sie auch Kassensysteme, die als Soft POS bezeichnet werden. Mit Soft-POS-Systemen können Händler sichere, kontaktlose Zahlungen von NFC-fähigen Mobil- und Tablet-Geräten nur mit einer POS-Softwareanwendung verarbeiten, ohne dass Hardware erforderlich ist. Mit Soft-POS-Systemen können Kunden eine digitale Geldbörse wie Google Pay oder Apple Pay verwenden, um Artikel zu kaufen.
Soft-POS-Systeme sind die nächste Welle der Transaktionsverarbeitung und werden immer gefragter. Sie eliminieren Hardwarekosten und sparen Ihrem Unternehmen Geld für Kartenterminals und Belegdrucker. Als Nebenprodukt davon sind sie auch viel umweltfreundlicher als herkömmliche Kassensysteme.
Der eigenständige Begriff POS scheint in Ländern wie den USA und Australien beliebter zu sein, während „ePOS“ oder ein elektronisches POS-System in Großbritannien häufiger verwendet wird.
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Kassensysteme vs. Registrierkassen
Stellen Sie sich Registrierkassen als die analoge Version moderner Kassensysteme vor (oder ePOS-Systeme, wenn Sie in Großbritannien sind). Ersteres ist ein Gerät, dessen Hauptzweck darin besteht, Verkäufe zu tätigen, während letzteres ein integriertes System ist, das nicht nur den Checkout-Prozess erleichtert, sondern Ihnen auch hilft, Ihr Inventar zu verwalten, an Ihre Kunden zu vermarkten und Ihr Unternehmen als Ganzes zu führen.
Registrierkassen konzentrieren sich nur auf den Verkauf. Sie werden nicht mit Ihrem Inventarsystem synchronisiert, liefern Ihnen keine Berichte oder „sprechen“ nicht mit Ihren anderen Business-Apps.
Manchmal wird ein Kassensystem als POS-Registrierkasse bezeichnet, aber die beiden unterscheiden sich deutlich. Ein POS-System verfügt über mehr Geschäfts- und Mitarbeiterverwaltungsfunktionen und kann auch mit anderen Plattformen verbunden werden, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden.
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Schlüsselkomponenten eines Kassensystems
Wir können nicht darüber sprechen, wie POS-Systeme funktionieren, ohne zuerst ihre Komponenten zu besprechen. Im Allgemeinen bestehen POS-Systeme aus zwei eng miteinander verbundenen Teilen: POS-Hardware und POS-Software.
Die Hardware umfasst die Geräte oder Geräte, die zur Durchführung des Checkout-Prozesses verwendet werden. Dazu gehören:
- POS display bildschirm
- Barcode scanner
- Empfang drucker
- Zahlung terminal
- Cash schublade
Nicht alle POS systeme werden haben jedes einzelne gerät oben. Wenn Sie beispielsweise E-Mail-Quittungen versenden, benötigen Sie keinen Belegdrucker. Wenn Sie nur Kreditkartenzahlungen akzeptieren oder unterwegs Geschäfte tätigen, ist keine Kassenschublade erforderlich.
Die beiden Must-Haves in jedem Kassensystem sind das Display und das Zahlungsterminal.
Die Software ist das Programm, das Ihren POS ausführt. Das Aussehen, das Gefühl und die Funktionalität Ihrer POS-Software variieren von Anbieter zu Anbieter, aber die meisten modernen Systeme verfügen über die folgenden Funktionen:
- Verkaufsbildschirm
- Bestandsverwaltung
- Kundenbeziehungsmanagement
- Berichterstellung und Analyse
Lokal vs. cloudbasiert
POS-Software kann auch als cloudbasiert oder lokal (vor Ort) klassifiziert werden. Ersteres kann über das Internet abgerufen werden, während letzteres lokal auf Ihrem eigenen Server oder Computer gehostet wird.
Cloud-basierte Point-of-Sale-Systeme arbeiten normalerweise über ein SaaS-Modell (Software as a Service), und Anbieter erheben eine Abonnementgebühr für die Software. On-Premise-POS-Systeme werden auf Ihrem Computer installiert, und Sie müssen in der Regel für die Software im Voraus bezahlen oder eine Lizenzgebühr zahlen.
Viele entscheiden sich für Cloud-basierte Software, weil sie zugänglicher und skalierbarer sind. Mit Cloud-basierten Lösungen können Sie von jedem Gerät aus auf die Software zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen.
Updates erfolgen automatisch und Sie müssen lediglich die neueste Version der Software herunterladen.
Bei On-Premise-Software „lebt“ die Lösung in Ihrem Gerät oder Server, sodass Sie für die Wartung und Aktualisierung der Software verantwortlich sind. Unternehmen, die es vorziehen, ihre Daten vor Ort zu haben, entscheiden sich normalerweise für lokale Software.
So funktionieren Kassensysteme: Verschiedene Komponenten kommen ins Spiel
Die besten POS-Systeme funktionieren, wenn die oben genannten Komponenten nahtlos zusammenarbeiten, um die Transaktion zu ermöglichen. Stellen Sie es sich so vor: Die Hardware und Software Ihrer POS-Lösung „sprechen“ miteinander, um den Verkauf zu ermöglichen.
So geht’s:
Die Dinge beginnen, wenn ein Verkauf vom Kassierer initiiert wird. Das heißt, wenn sie ein Produkt scannen oder es in den Verkaufsbildschirm eingeben. Zu diesem Zeitpunkt füllt die POS-Software den Verkaufsbildschirm mit jeder Werbebuchung. Es zeigt das Produkt zusammen mit dem Preis und dem geschuldeten Gesamtbetrag an.
Im Backend synchronisiert sich die Software mit ihrer Bestandsverwaltung und passt die Lagerbestände basierend auf den vom Kunden gekauften Mengen an.
Während all dies geschieht, teilt der Kassierer dem Kunden den fälligen Betrag mit und der Käufer wählt eine Zahlungsmethode aus. Bezahlt der Kunde elektronisch per Kreditkarte oder seinem mobilen Endgerät, kommt das Zahlterminal ins Spiel. Der Kunde folgt den Anweisungen auf dem Terminal und geht mit dem Verkauf durch. Wenn sie bar bezahlen, können sie den Betrag einfach an die Kasse übergeben.
Der Kassierer bestätigt den Betrag am Ende. Dann wird der Belegdrucker ausgelöst und druckt den Beleg. Bei Bargeldtransaktionen sendet der Drucker ein Signal an die Kassenschublade, um sie bei Bedarf zu öffnen.
Hinweis: Je nach Geschäft können andere Dinge stattfinden. Zum Beispiel haben einige Geschäfte ein Treueprogramm, in diesem Fall gibt der Kunde dem Kassierer seine Mitgliedsdaten. In anderen Fällen kann der Händler den Käufer bitten, seine Kontaktinformationen einzugeben. Diese Dinge können vor oder nach dem Zahlungsschritt passieren, abhängig von der Einrichtung des Shops.
Hinter den Kulissen arbeitet die Software auch daran, alles in Schach zu halten. Die Lagerbestände werden aktualisiert und die Daten werden in die Berichterstellung und Analyse des Systems eingespeist. Werden Kundendaten oder Loyalitätsdaten erfasst, speichert das System diese ebenfalls in seiner Datenbank.
Damit nicht genug: POS-Systeme spielen nach der Transaktion eine wichtige Rolle
Die Arbeit Ihres POS- oder ePOS-Systems endet nicht, wenn die Transaktion abgeschlossen ist. Wie bereits erwähnt, können Sie mit neueren Point-of-Sale-Systemen mehrere Komponenten Ihres Unternehmens ausführen, darunter Inventar- und Kundenmanagement, Finanzen, Analysen und mehr.
Beachten Sie Folgendes:
Wenn Sie einen Verkauf tätigen, protokolliert Ihre POS-Software die Transaktion und aktualisiert Ihren Lagerbestand. Angenommen, Sie sind eine Bekleidungsboutique und hatten zu Beginn des Tages 50 große Maxiröcke auf Lager. Im Laufe des Tages haben Sie 25 dieser Kleider verkauft. Wenn alles korrekt funktioniert, hätte Ihr Kassensystem diese 25 Transaktionen aufgezeichnet und Ihre Lagerbestände entsprechend geändert.
Ein Kassensystem, das Ihr Inventar verfolgt, ist besonders praktisch, wenn es sich mit Ihren anderen Vertriebskanälen verbinden kann. Zurück zum Beispiel Maxikleider: Wenn Sie weitere 10 Kleider online verkauft haben, sollte Ihr System diese Verkäufe berücksichtigen und Ihren Gesamtbestand aktualisieren.
Integrierte Kassensysteme bieten die beste POS-Lösung
Ihr Kassensystem und Ihr Zahlungsprozessor arbeiten Hand in Hand. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, entscheiden Sie sich für eine integrierte Zahlungslösung, bei der Ihr Restaurant-Kassensystem oder Ihre POS-Software für den Einzelhandel direkt mit Ihrem Zahlungsprozessor verbunden ist. Auf diese Weise, wenn ein Kunde eine Zahlung per Kreditkarte vornimmt, werden seine Zahlungsdaten direkt in Ihren POS eingespeist und Sie können Verkäufe schneller anrufen.
Es ist zwar möglich, sich für nicht integrierte Zahlungen zu entscheiden, Bei diesem Setup müssen Kassierer die Zahlungsdaten manuell in den POS eingeben, was die Erfahrung umständlicher macht.
POS-integrierte Zahlungen erleichtern auch die Abstimmung am Tagesende. Anstatt Quittungen manuell mit all Ihren Transaktionen abzugleichen, automatisiert eine integrierte Zahlungslösung den Prozess und spart so Zeit und minimiert Fehler.
Jetzt wissen Sie, wie sie funktionieren, lernen 5 Gründe, warum ein Unternehmen ein POS-System (Point of Sale) benötigt und wie Sie das richtige POS-System für Ihr Unternehmen auswählen.
Eines der großartigen Dinge an einem modernen POS- oder ePOS-System ist der einfachere Zugriff auf Daten und Erkenntnisse. Im Gegensatz zu herkömmlichen Registrierkassen, die nur Transaktionen aufzeichnen, können POS-Systeme Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten verfolgen und analysieren, was zu leistungsstarken Berichten und Analysen führt.
Die besten Kassensysteme auf dem Markt machen es einfach, wichtige Kennzahlen in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, und viele ermöglichen es Ihnen, Daten zu filtern, damit Sie die benötigten Informationen leicht finden können.
Wenn Sie beispielsweise Verkaufsberichte für einen bestimmten Zeitraum, eine bestimmte Produktkategorie oder sogar eine bestimmte Kundengruppe erstellen möchten, hilft Ihnen ein solides Kassensystem dabei. Möchten Sie herausfinden, was Ihre Topseller sind oder wie schnell sich der Lagerbestand bewegt? Es gibt viele POS-Lösungen, die die Zahlen im Handumdrehen knacken können.
Diese Dinge sind mit einer klobigen Registrierkasse einfach nicht möglich, und dies ist einer der vielen Gründe, warum immer mehr Unternehmen auf neue und vertrauenswürdige Kassensysteme umsteigen.